Logiciels de gestion des interventions

Les logiciels de gestion des interventions permettent aux entreprises de gérer leur personnel mobile et de communiquer avec les employés qui se trouvent sur le terrain. Les solutions de gestion des interventions améliorent la productivité des employés et l'expérience client en permettant un contact permanent entre le personnel de terrain et le bureau de répartition, leur fournissant un accès aux informations clients et aux interventions précédentes, ainsi que des outils de planification et une base de connaissances.

Les systèmes de gestion des interventions permettent de gérer les flux de travail, de réduire les tâches de paperasserie, de traiter les problèmes de répartition, de signaler les demandes urgentes, de faire correspondre les compétences d'un technicien aux exigences d'une tâche et de contrôler la consommation de carburant en identifiant les meilleurs itinéraires. Ces types de systèmes sont généralement utilisés dans le secteur des services (entreprises de plomberie, de HVAC (nettoyage, d'entretien, de chauffage et de climatisation)).

Avantages d'un logiciel de gestion des interventions

• Une meilleure satisfaction client : un système de gestion des interventions améliore la coordination entre les membres de l'équipe, contribuant à réduire les temps morts entre les demandes de service. Les responsables peuvent améliorer le service client en identifiant le technicien sur le terrain à même d'arriver le plus rapidement chez un client et possédant les connaissances et compétences nécessaires pour résoudre le problème du client.
• Visibilité en temps réel : un système de gestion des interventions permet aux entreprises de connaître l'emplacement de son personnel, d'enregistrer un historique des interactions avec le client, de connaître le statut des tâches et d'obtenir des informations sur les ressources en temps réel, ce qui contribue à une meilleure gestion des opérations. Ces informations sont également partagées avec les membres du personnel de bureau, qui peuvent réaffecter des tâches ou fixer de nouveaux rendez-vous si un employé est indisponible.
• Automatisation des activités : les systèmes de gestion des interventions permettent d'automatiser les activités de routine telles que la préparation des devis et factures, le suivi de la présence et des heures travaillées, la communication avec les clients et la gestion des tâches récurrentes. L'automatisation permet de réduire l'inefficacité, notamment si la demande du client change et permet aux responsables de se concentrer sur la productivité du personnel.

Fonctionnalités clés d'une solution de gestion des interventions

• Répartition : affectez des techniciens de terrain aux demandes du service client et localisez-les en temps réel.
• Accès mobile : donnez à vos employés la possibilité de prendre des photos, de lire des codes-barres et de connaître les meilleurs itinéraires pour se rendre chez les clients. Dotez également vos techniciens de la capacité de faire signer les clients électroniquement et de leur fournir les prix exacts des pièces de rechange.
• Planification : priorisez les tâches et affectez-les à vos techniciens grâce à la fonction glisser-déposer de l'interface. Définissez des règles de planification pour l'allocation des tâches et synchronisez les données pour connaître le statut des tâches en temps réel.
• Gestion des ordres de travail : utilisez des modèles prédéfinis pour créer, affecter, réaffecter ou supprimer des ordres de travail. Les techniciens peuvent aussi faire signer les clients pour confirmer que la tâche a été terminée.
• Base de données de contacts : bénéficiez d'une base de données de recherche contenant les informations sur les clients et les équipements fonctionnels. Ajoutez des champs personnalisés qui répondent à vos besoins.
• Perception des paiements sur le terrain : acceptez les paiements en ligne grâce à l'intégration avec des services de traitement des paiements.
• Suivi de l'historique de service : enregistrez l'historique des interventions effectuées sur l'équipement pour permettre aux techniciens de consulter les actions précédentes et les aider à dépanner et traiter les nouveaux problèmes.

Points à prendre en compte au moment d'acheter une solution de gestion des interventions

• Options de configuration et de personnalisation : bien que toutes les entreprises orientées services aient besoin de traiter les ordres de travail, les contrats et de gérer un personnel mobile, les processus associés à ces tâches varient d'une entreprise à une autre. Lorsque vous considérez un système de gestion des interventions, vérifiez si la solution permet d'apporter des modifications afin de personnaliser la solution et de l'adapter à vos besoins spécifiques, par exemple la capacité d'ajouter des champs personnalisés aux factures, d'ajouter des rapports, de générer des flux de travail personnalisés et si elle offre une fonctionnalité de marque blanche pour répondre aux exigences de la marque.
• Intégration avec les autres outils : dans la mesure où la plupart des entreprises utilisent différentes solutions logicielles pour gérer leurs opérations quotidiennes, l'intégration avec les outils existants est un point important à prendre en compte au moment de choisir un système de gestion des interventions. Avant d'acheter un système de gestion des interventions, vérifiez qu'il est capable de synchroniser les données clients, les informations sur les employés et les niveaux de stock, de manière transparente avec vos systèmes existants.

Principales tendances en matière de logiciel de gestion des interventions

• Les chatbots influencent le secteur des logiciels de gestion des interventions : actuellement, les techniciens de terrain recherchent les informations client en cherchant manuellement dans leurs différentes solutions logicielles. Dans les prochaines années, l'adoption d'interfaces utilisateur avec des capacités de conversation dans les systèmes de gestion des interventions va permettre aux techniciens d'interagir avec des chatbots en temps réel. Le bot pourra alors rechercher les données clients et les informations sur les interventions précédentes de manière instantanée. Les chatbots facilitent également la planification, en permettant aux clients de fixer un rendez-vous par chat plutôt que par téléphone et en envoyant des alertes automatiques en temps réel, des rappels et des notifications push aux clients et aux employés.
• La maintenance prédictive améliorée grâce à l'IoT (Internet des Objets) et l'IA (intelligence artificielle) : la maintenance prédictive aide les entreprises à réduire le coût des réparations, à éviter l'immobilisation des équipements et à respecter leurs accords de service. Dans le cadre de l'adoption accrue des technologies de l'IoT et de l'IA, des capteurs installés dans un équipement transfèrent les données sur l'état d'une machine vers le cloud en temps réel. Ainsi, à l'aide d'outils utilisant l'IoT et l'IA, les entreprises ont accès à des données qu'elles peuvent analyser pour prédire l'état des machines et planifier une maintenance prédictive.