Logiciels de gestion des licences

Logiciel de gestion des licences

L'outil de gestion des licences protège les contenus multimédias soumis à la DRM (Digital Rights Management) contre tout accès, copie ou distribution non autorisés et contre d'autres formes de violation de la propriété intellectuelle. Grâce à ce type de logiciel, les entreprises peuvent contrôler la conformité des applications protégées par une licence. Ce faisant, elles peuvent prévenir le piratage et maximiser leurs revenus. Tous les logiciels sont soumis à une licence, que ce soit des applications du domaine public ou des applications propriétaires. La licence énonce les conditions d'utilisation de l'application par le titulaire des droits, notamment en ce qui concerne le partage, la mise à niveau et la suppression. Toutefois, le logiciel utilisé pour gérer une licence dépend souvent du type de licence lui-même. Il existe par exemple des outils adaptés aux licences d'applications, aux clés logicielles verrouillées au niveau matériel, aux licences cloud et aux solutions hybrides.

Les outils de gestion des licences (licences management software en anglais) permettent aux responsables chargés de la propriété intellectuelle, aux gestionnaires de portefeuilles de propriété intellectuelle, aux représentants légaux et aux responsables informatiques travaillant pour le compte des titulaires de droits de suivre le statut des licences, d'émettre des licences, d'activer des produits à l’échelle mondiale et de contrôler l'utilisation des copies. Dans certains cas, le développeur du logiciel peut gérer seul certaines de ces tâches. Toutefois, les utilisateurs peuvent souvent mettre en place des protections réseau, personnaliser l'accès individuel, programmer des mises à niveau et assurer la conformité beaucoup plus rapidement avec le gestionnaire de licences de logiciels adéquat.

On constate une certaine confusion entre les outils de gestion des licences et les outils de gestion des actifs. Dans un environnement professionnel, c'est généralement au gestionnaire de propriété intellectuelle qu'il incombe de suivre l'utilisation des licences pour chaque utilisateur et chaque type de service proposé, de fixer et d'imposer des frais d'enregistrement, de déterminer si la licence convient à l'utilisateur et de vérifier sa conformité. Ces tâches peuvent toutes être rationalisées par l’éditeur de logiciel grâce à des applications de gestion des licences pour minimiser les pertes et maximiser les rendements.

Pourtant, les entreprises qui achètent des logiciels sous licence auprès de développeurs et d’éditeurs de logiciels peuvent rencontrer des difficultés pour assurer le suivi de leurs licences. Si elles exploitent un trop grand nombre de licences par rapport au nombre d'outils utilisés, elles courent le risque de payer davantage que de raison. Si elles ne détiennent pas assez de licences, elles risquent de violer leurs accords. Les utilisateurs doivent donc parvenir à un équilibre entre dépenses et fonctionnalités. Pour ce faire, ils s'appuient souvent sur un outil SAM (Software Asset Management).

De par leur nature même, les outils de gestion des licences et les SAM sont des types d'outils différents dont les bases d'utilisateurs sont complètement distinctes. Néanmoins, les utilisateurs ont tendance à les confondre, car ces deux types d'applications permettent de contrôler la conformité et d'optimiser l'utilisation des outils logiciels. Les outils de gestion des licences sont susceptibles de partager certaines de leurs fonctionnalités avec diverses applications, telles que les logiciels de gestion des actifs, les logiciels de gestion de propriété intellectuelle, les logiciels de gestion des ressources informatiques et les logiciels de gestion du cloud.

Par ailleurs, certains de ces outils sont accompagnés de services informatiques gratuits, fournis par le FSA (fournisseur de services applicatifs). D'autres comportent des modules intégrés explicitement créés pour les développeurs de logiciels qui sont également des prestataires de services. Ainsi, les logiciels de gestion des fournisseurs se retrouvent parfois dans des catégories telles que les outils ITSM, les logiciels de gestion des services informatiques, les logiciels de gestion du SaaS et les logiciels de gestion de parc informatique.

Les logiciels de gestion des licences d'exploitation ne manquent pas, chacun présentant des caractéristiques uniques pour répondre aux divers besoins des utilisateurs. Certains sont créés pour des secteurs très spécifiques, comme les développeurs d'applications universelles, les experts en réalité augmentée, l'industrie du jeu et les plateformes de vente de musique. Tandis que d'autres s'adressent aux entreprises désireuses d'externaliser leurs opérations vers des FSA, des fournisseurs de services cloud ou de SaaS. Mais quelles que soient les circonstances, les utilisateurs doivent s'attendre à pouvoir configurer, monétiser et gérer les licences logicielles à l'aide de quelques fonctions de base prêtes à l'emploi :

• Contrôlez la façon dont les licences sont accordées.
• Mettez en place des licences en version d'essai.
• Activez les produits et services.
• Contrôlez l'utilisation des licences.
• Protégez les exemplaires contre les atteintes à la propriété intellectuelle.
• Permettez aux utilisateurs de migrer, de mettre à niveau et de transférer des licences.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des licences ?

Du point de vue d'un éditeur de logiciels, les applications de gestion des licences aident les responsables de la propriété intellectuelle en France à configurer, gérer et monétiser les licences qu'ils fournissent aux clients. Du point de vue des entreprises clientes, les outils de gestion des licences permettent aux professionnels de l'informatique d'assurer la conformité des actifs logiciels de leur entreprise, d'optimiser les dépenses en matière de logiciels et de se préparer aux audits.

Dans la mesure où il existe des outils qui fonctionnent à la fois comme des logiciels de gestion des licences et comme des SAM, les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, le concept original de logiciel de gestion des licences fait strictement référence aux activités d’entreprises par les éditeurs de logiciels pour tenter de prévenir les violations des droits d'auteur au nom du titulaire des droits.

Mais ces dernières années, les systèmes de gestion des licences ont acquis une toute nouvelle importance et leurs capacités couvrent l'ensemble des actifs informatiques d'une entreprise, sans se limiter aux licences. Les logiciels de gestion des ressources informatiques peuvent combiner des capacités d'inventaire, de gestion financière et de gestion des risques pour le matériel, les logiciels et les actifs cloud à l'échelle de l'entreprise.

Les outils de gestion des licences peuvent être utilisés dans plusieurs domaines, notamment le développement de logiciels, l'administration de la sécurité, les études de marché, la gestion locative immobilière, les assurances, l'ingénierie, les soins de santé et la traduction. Il se peut donc que les personnes chargées d'administrer les logiciels de gestion des licences de la société peuvent disposer d'une formation en gestion de projet, de contrat, de propriété, de produit ou de service plutôt qu'en gestion des licences. Les applications d'octroi et de gestion de licences doivent être intuitives, conviviales, dépourvues de programmation et flexibles afin de s'adapter à ces différents contextes et compétences.

Les outils de gestion des licences se déclinent en plusieurs configurations, notamment des applications de bureau, des outils web, des extensions de navigateur et des applications mobiles. Utilisés par des entreprises de toutes tailles, des PME aux entreprises figurant au classement Fortune 500, ils peuvent s'adapter à un large éventail de modèles économiques et de modes de concession de licences. Ils peuvent, par exemple, prendre en charge des licences fixes par poste, qui sont liées à des équipements matériels individuels et les licences flottantes partagées par des collaborateurs selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les utilisateurs peuvent également être appelés à gérer des licences de logiciels qui sont des licences d'essai, à durée limitée, perpétuelles, basées sur certaines fonctionnalités, à utilisation limitée ou par abonnement. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent également activer et vérifier leurs licences hors ligne.

La plupart des outils de gestion des licences d'exploitation actuels doivent également prendre en charge des API (application programming interface ou interface de programmation d'application) adaptées à tous les principaux environnements de développement. L'outil, qui se présente sous la forme d'un tableau de bord à volet unique, doit également émettre, surveiller et gérer l'utilisation des licences en temps réel. Grâce à des intégrations avec les outils CRM, ERP et commerciaux existants de l'entreprise, ces applications peuvent surveiller les logiciels installés sur site, dans le cloud ou les deux à la fois.

Les spécialistes informatiques peuvent, grâce à un outil de gestion des licences ou des actifs, détecter automatiquement les applications installées, voir comment elles sont utilisées en temps réel et intervenir immédiatement. Les administrateurs peuvent, par exemple, surveiller les utilisations qui sont faites en s'appuyant sur les numéros de série, les identifiants de connexion, les postes de travail et d'autres informations relatives aux utilisateurs. Ils peuvent accéder aux informations de navigation, gérer le renouvellement des licences à l'aide de calendriers intelligents intégrés, identifier les dépenses inutiles ou non apparentes liées aux licences et optimiser leurs coûts grâce à des procédures de conformité vérifiables.

Il est essentiel pour toute entreprise, particulièrement pour les sociétés informatiques, de disposer d'informations fiables sur les licences. Les logiciels de gestion des licences peuvent renvoyer des informations sur la conformité, les taux d'utilisation entre les services et les régions. Ils peuvent offrir une plus grande visibilité sur le parc informatique mondial, les objectifs en matière de transformation numérique, les principaux défis en matière de délivrance de licences et les variations liées à l'utilisation de certaines technologies. Les administrateurs peuvent, grâce à ces outils, optimiser l'utilisation de leurs licences et améliorer la gouvernance informatique à travers les différentes succursales et actifs de l'entreprise. Lorsqu'il est déployé sur le cloud, le logiciel de gestion des licences d'exploitation devient évolutif, susceptible de générer de la valeur plus rapidement et d'atteindre plus facilement les objectifs de SAM.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des licences ?

Les avantages des logiciels de gestion des licences apparaissent de manière évidente et tangible. Les entreprises françaises utilisent ces outils pour satisfaire divers impératifs, tels que :

• Suivi des licences : soyez en mesure de visualiser l'ensemble de l'inventaire des actifs logiciels d'une entreprise à travers les différents services, succursales et régions. Avec un outil de gestion des licences, les responsables peuvent facilement y parvenir et visualiser le statut des licences et les statistiques d'utilisation.
• Budgétisation : intégrez un logiciel de gestion des licences dans votre palette d'outils et vous pourrez visualiser les niveaux de consommation, évaluer les droits, estimer les coûts de maintenance et de mise à niveau, mais également mesurer les évolutions de la demande. En analysant les niveaux d'utilisation de produits logiciels spécifiques, les entreprises peuvent mieux négocier les contrats, consolider les intégrations, envisager de développer des outils internes ou opter pour des produits logiciels susceptibles d'offrir des prestations plus avantageuses. Ces informations peuvent ensuite être intégrées aux rapports budgétaires et partagées avec les services de comptabilité et financiers, ce qui permet d'améliorer le contrôle des dépenses.
• Augmentation des résultats : utilisez un logiciel de gestion des licences et aidez à identifier les éventuels dépassements, redondances, pertes et inefficacités. Partout où les licences sont sous-utilisées ou mal utilisées, il est possible de réaliser des économies. Grâce à ces systèmes de gestion des licences d'entreprise, il est plus facile pour les responsables de réévaluer, de réaffecter et d'exploiter au mieux les ressources dont ils disposent. En outre, chaque composante d'un accord de licence est utilisée à bon escient, il n'y a pas de perte, les coûts sont réduits et les bénéfices finissent par augmenter.
• Réduction des risques pour la sécurité : profitez de l'un des aspects les plus gratifiants de l'utilisation d'un logiciel de gestion des licences et empêchez tout accès non autorisé aux logiciels de l'entreprise. Le piratage informatique, les attaques DDoS et les campagnes de ransomwares dont font l'objet des entreprises de tous les secteurs, des soins de santé aux marchés boursiers, montrent qu'aucun secteur ou entreprise n'est à l'abri des cyberattaques. Heureusement, les applications de gestion des licences permettent d'atténuer les risques de violation du réseau, de diffusion de logiciels malveillants, de conflits et de fuites de données.
• Respect de la conformité des logiciels : prenez en compte que les contrats de licence comportent des clauses souvent complexes, difficilement applicables et susceptibles d'être modifiées. Les problèmes les plus courants sont les exigences d'exclusivité, les conflits entre marques concurrentes et les problèmes de compatibilité, mais les administrateurs doivent également faire face à la possibilité que tous les employés n'utilisent pas le logiciel conformément à l'usage prévu ou autorisé. Être en mesure d'effectuer des audits logiciels automatiquement et de se conformer aux exigences du développeur écarte tout risque de pénalités et de temps d'arrêt.
• Gestion centralisée : visualisez les utilisations et le respect des règles. Cela ne profite pas seulement à l'administrateur, mais à toutes les parties prenantes. Les logiciels de gestion des licences mettent ces informations à la disposition de toutes les personnes autorisées sur un même écran, accessible à distance, souvent accompagné de visuels attrayants.

Quelles sont les fonctionnalités des outils de gestion des licences ?

Les fonctionnalités les plus courantes des logiciels de gestion des licences se rapportent aux modalités d'utilisation des logiciels au sein de l'entreprise et à la manière dont cette utilisation peut contrevenir aux accords établis. Il existe au moins six fonctionnalités importantes que tout utilisateur professionnel doit s'attendre à trouver dans son application de gestion des licences :

• Recensement des licences : gérez les informations relatives aux licences acquises. Qu'elles soient achetées directement, utilisées à titre d'essai ou employées dans le cadre d'un contrat de type paiement à l'utilisation, les applications peuvent se multiplier, tout comme leurs éventuels tarifs. Le non-respect de la date de renouvellement, les défauts de paiement et le fait de ne pas utiliser toutes leurs capacités peuvent affecter les processus de l'entreprise. En recourant à un outil de gestion des licences pour suivre l'ensemble des applications, des capacités, des échéances et de l'utilisation globale, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur inventaire logiciel et assurer le bon fonctionnement de leurs activités.
• Gestion de la conformité : assurez la conformité des logiciels en identifiant et en appliquant les politiques relatives à la conformité. L'erreur est humaine, mais les erreurs liées à la conformité et au non-respect des politiques peuvent s'avérer très coûteuses. Le non-respect de ces règles peut se traduire par de lourdes amendes, des temps d'arrêt, des interruptions de l'activité et une atteinte à la réputation. Par conséquent, lorsqu'il s'agit de politiques de conformité, il est préférable de s'appuyer sur un outil unique capable de contrôler les conditions générales de chaque développeur, d'identifier les conflits et d'associer l'entreprise uniquement aux applications qu'elle peut utiliser en toute sécurité.
• Suivi de l'historique de la maintenance : conservez une trace des registres de maintenance tout au long du cycle de vie des logiciels, identifiez les problèmes, inscrivez-les au budget et prenez des décisions d'investissement à long terme. Certains outils de programmation continuent de se développer au fil du temps avec l'entreprise, ils offrent de nouvelles versions pour s'adapter aux évolutions du matériel et des ressources de l'utilisateur. En revanche, certains outils logiciels sont voués à une certaine obsolescence ou régression avec le temps, que ce soit en termes de fonctionnalités, de services d'assistance ou les deux. Un outil de gestion des licences doit pouvoir signaler les applications en fin de vie qui sont trop contraignantes à maintenir ou qui ne présentent pas une valeur suffisante pour l'entreprise.
• Autorisations des utilisateurs : contrôlez les listes d'utilisateurs autorisés, les droits, les restrictions et les exceptions. Les outils de gestion des licences peuvent gérer les autorisations d'utilisation pour les entreprises disposant de ressources humaines considérables et très diverses, notamment des milliers de télétravailleurs, de stagiaires, de travailleurs temporaires, de personnes mutées et de contractuels. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les entreprises dont le taux de rotation du personnel est important, telles que les sociétés de vente et de marketing, les entrepôts, les ONG, les entreprises de ressources humaines, les centres de contact, les établissements d'enseignement, les services de santé et les développeurs de technologies.
• Rapports et analytique : consultez les données sur les rendements pour chaque licence, suivez les mesures dans le temps et gérez l'ensemble de l'inventaire à partir d'un seul tableau de bord. La possibilité de saisir et de consulter des données ponctuelles sur le rendement de chaque licence est particulièrement utile. Néanmoins, les outils de gestion des licences ne peuvent fournir des informations exploitables que s'ils offrent ces données quotidiennement, de manière cohérente et pertinente, afin que les responsables puissent comparer les performances dans le temps, entre les applications, entre les régions et en temps réel. Pour cela, ils ont besoin de graphiques, de diagrammes, de tableaux et de rapports interactifs et actualisés instantanément.
• Portabilité et évolutivité : permettez aux chefs d'entreprise de faire évoluer leur offre de licences, de migrer, de se diversifier, voire de la transmettre à leurs utilisateurs. Les développeurs se doivent de suivre l'évolution des besoins et des exigences des utilisateurs. Pour les développeurs d'outils de gestion des licences, cela implique d'être suffisamment flexible pour répondre aux exigences fluctuantes, à une croissance exponentielle et à la nécessité d'impliquer l'utilisateur final dans leur modèle économique.

Grâce au logiciel de carnet d'adresse de Capterra, vous trouverez facilement des logiciels de gestion des licences dotés de ces six fonctionnalités. Pour trouver des outils de gestion des licences qui ont fait leurs preuves, les lecteurs sont invités à parcourir, trier et filtrer les pages de résultats du répertoire, qui regorgent d'options développées spécifiquement pour les utilisateurs professionnels.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des licences ?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion des licences, les utilisateurs doivent d'abord se demander s'ils recherchent un outil spécifique à un éditeur de logiciel ou des outils destinés aux utilisateurs professionnels plus généraux. Si les éditeurs cherchent à monétiser leur outil de gestion des licences, les utilisateurs lambda cherchent uniquement à améliorer l'efficacité et à réduire les dépenses en logiciels au sein de leur entreprise grâce à la gestion des actifs. Le choix du type d'outil doit donc être leur première préoccupation. Mais indépendamment des secteurs spécialisés, les utilisateurs doivent vérifier qu'un outil de gestion des licences peut offrir tout ce dont ils ont besoin, ce qui peut impliquer de répondre aux questions suivantes :

• Le logiciel dispose-t-il de notifications automatisées en temps réel ? Il est indispensable de disposer d'alertes automatisées indiquant le déploiement, le niveau d'utilisation, les conflits, l'expiration et la conformité des licences. Sans cette fonctionnalité de base, les administrateurs éprouvent des difficultés à suivre les utilisations non autorisées, inefficaces et non conformes.
• Les capacités de suivi sont-elles incluses ? Le suivi des actifs logiciels et matériels peut s'effectuer de différentes manières, chacune ayant ses mérites. Par exemple, ces outils peuvent imposer la connexion par code QR, l'enregistrement automatique par RFID lorsque les employés pénètrent dans les locaux de l'entreprise, les connexions Bluetooth entre les appareils au moyen d'une application et les mises à jour par GPS pour les vendeurs sur le terrain et autres techniciens. Les entreprises doivent toutefois tenir compte de la manière dont les employés ou les opérateurs extérieurs peuvent se servir de ces technologies, exploiter leurs vulnérabilités et accéder aux données de l'entreprise en temps réel.
• Des versions d'essai sont-elles disponibles ? Un outil de gestion des licences doit être considéré comme un investissement à long terme et les entreprises doivent s'efforcer de faire appel à des développeurs fiables, étant donné la nature sensible des données qu'elles vont partager. Ce partenariat ne doit pas être conclu à la légère et tout prestataire sérieux devrait proposer une version d'essai limitée dans le temps pour vous permettre de vous faire une idée de ce qui est proposé. Qu'elle soit complète ou qu'elle n'offre qu'un ensemble limité de fonctions, la version d'essai doit pouvoir initier même les utilisateurs inexpérimentés aux bases de la gestion des licences, idéalement à l'aide d'assistants de configuration, de robots conversationnels et de guides contextuels.
• Des fonctionnalités d'activation, de renouvellement et de désactivation du produit sont-elles proposées ? Ces outils peuvent aider les administrateurs à activer et à renouveler leurs licences. Pour faciliter l'activation des produits à partir du tableau de bord principal, certains s'intègrent à des outils de développement de logiciels populaires. Ils peuvent également être en mesure d'aider les administrateurs lorsqu'ils résilient le contrat d'une application logicielle arrivant au terme de sa phase de fonctionnement.
• Quel niveau de sécurité et de confidentialité des données est garanti ? Les développeurs d'applications de gestion de licences ont accès à une quantité considérable de données sur les utilisateurs. Le fait de savoir quels outils logiciels les entreprises utilisent fait partie d'informations confidentielles qui peuvent être exploitées et faire le jeu des concurrents. C'est pourquoi les entreprises doivent exiger que les développeurs de logiciels de licence n'accèdent pas à leurs données confidentielles et ne les monétisent pas.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des licences ?

Les principales tendances en matière de logiciels de gestion des licences se manifestent dans l'ensemble du secteur des logiciels. Elles traduisent une demande croissante de logiciels plus puissants, plus pratiques et à des prix plus compétitifs que les années précédentes. Dans le domaine très concurrentiel et à faible marge de la gestion des licences, les entreprises ont tendance à externaliser ce service plutôt que de créer leurs propres logiciels de gestion des licences, ce qui ne fait que renforcer la concurrence sur le marché. Face à la multitude d'outils disponibles, les responsables sont invités à prendre en compte ces tendances dans ce domaine, qu'elles soient bien établies ou en passe de l'être :

• La gestion des licences doit être compatible avec les appareils mobiles : prenez en compte que les demandes d'accès depuis ces appareils et de compatibilité avec ces terminaux de ce type ne cessent de croître. Rien de surprenant à cela, puisque les administrateurs sont mieux à même de suivre l'achat, l'installation et l'utilisation des licences grâce à des applications mobiles. Depuis leurs smartphones et tablettes, les responsables peuvent surveiller la consommation et la conformité à distance et prendre des mesures immédiates en cas d'oublis, de conflits ou d'activités non autorisées.
• Une importance accrue de l'intelligence artificielle : grâce à l'intelligence artificielle, les outils de gestion des licences peuvent établir des prévisions et des rapports budgétaires dynamiques, repérer plus rapidement les cybermenaces et identifier instantanément les utilisations abusives des logiciels. Les outils qui exploitent l'intelligence artificielle peuvent également aider les administrateurs à visualiser leurs dépenses en logiciels, à délivrer des cartes d'entreprise intelligentes, à gérer les abonnements à distance, à traiter les factures, à recouvrer la TVA et à prévenir la fraude. Mais ces outils ont leurs limites, dont la plus notable est leur incapacité à interpréter et à traiter de nouvelles situations, ce qui constitue une vulnérabilité dont les cyber-attaquants peuvent tirer parti.
• Intégration de chatbots : certains utilisateurs apprécient la présence d'un chatbot dans les phases d'introduction et d'autres s'attendent à pouvoir les utiliser indéfiniment. Comme tous les chefs d'équipe chargés des licences n'ont pas une formation en gestion informatique, les chatbots peuvent aider les entreprises à harmoniser leurs pratiques et à permettre à davantage d'employés d'accéder à leurs outils de gestion des licences. Il existe cependant un risque de dépendance excessive vis-à-vis des robots, qui n'ont pas toujours les bonnes réponses.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Page Wikipedia - Gestion des droits numériques (Date de consultation : 22 novembre 2022)