Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'événements ?

Les planificateurs d'événements utilisent un logiciel de gestion d'événements pour simplifier et rationaliser la logistique de la planification des réunions et événements. Les logiciels de gestion d'événements mettent à la disposition des planificateurs un espace de travail numérique qui leur permet de collaborer entre eux, mais aussi avec les clients, les exposants et les fournisseurs. Des outils applicatifs gèrent la coordination, l'enregistrement des présences, le marketing, la création de badges, la création de calendriers et la gestion de l'espace sur le site.

Ce logiciel propose aussi de nombreuses fonctions en libre-service pour les participants, telles que l'inscription en ligne, la livraison de contenu et le paiement des frais.

Avantages d'un logiciel de gestion d'événements

• Planification efficace : la planification d'événements implique une logistique complexe et tout oubli risque de faire dérailler un événement. Avec un logiciel de gestion d'événements, tous les détails sont rassemblés en un même lieu. Il est ainsi bien plus facile d'organiser des événements et les planificateurs consacrent leurs efforts à répondre aux attentes plutôt qu'à jongler avec des détails.
• Gestion des exposants et fournisseurs : les exposants paient des sommes élevées pour l'espace réservé à leurs stands et pour disposer d'un accès spécial. Les fournisseurs, quant à eux, apportent les biens et services indispensables au succès des événements. Cette logistique est essentielle et les meilleurs logiciels de gestion d'événements proposent des outils dédiés à cet aspect.
• Réservation de chambres et gestion des déplacements : lorsque les planificateurs investissent dans des applications dédiées de gestion des événements, la réservation des chambres et la gestion des détails des déplacements sont plus faciles à organiser. Il est possible de rechercher des tarifs de réservation hôtelière, de créer des contrats dématérialisés et d'enregistrer les itinéraires des VIP directement dans l'application. Avec ces capacités ajoutées, la réservation de chambres et la gestion des déplacements peuvent devenir des sources de recettes pour les entreprises de planification d'événements.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de gestion d'événements

• Gestion des présences : capturez et stockez des informations sur les personnes assistant à un événement, notamment leurs coordonnées, préférences alimentaires, inscriptions à des sessions, statut de VIP et plans d'arrivée.
• Gestion des clients : collaborez avec les invités aux événements et rassemblez leurs coordonnées et préférences au sein d'un système unique.
• Gestion des exposants : gérez l'espace dévolu aux tables et aux stands, les niveaux de parrainage, les réservations de salles et d'autres mesures relatives aux exposants.
• Gestion des fournisseurs : gérez vos relations avec les techniciens AV, le personnel informatique, les traiteurs, les services d'entretien et les autres fournisseurs. Ces bases de données stockent les coordonnées, l'historique des conversations, les données budgétaires, les détails des contrats, etc.
• Planification d'événement : planifiez les réservations des chambres et effectuez-en le suivi dans les calendriers de gestion des événements.
• Gestion des réunions : planifiez des réunions en tête-à-tête, des rencontres, des sessions en petit groupe, des réunions de planification et d'autres occasions de réseautage semblables lors d'un événement.
• Reporting et analytique : procédez au suivi d'indicateurs aux finalités variées (notamment pour comptabiliser les frais et recettes liés à un événement) et à celui de l'engagement en ligne des utilisateurs dans le cadre de l'analytique des réseaux sociaux.
• Billetterie : organisez, commercialisez, vendez, distribuez et traitez les billets d'admission et forfaits d'accès spéciaux.
• E-mail marketing : entretenez une correspondance avec les participants potentiels et les clients par le biais d'e-mails en bénéficiant de conseils facilitant la vente de billets en ligne et d'autres appels à l'action.

Le répertoire du logiciel de gestion d'événements permet un filtrage par fonctionnalité(s). Il est ainsi possible d'afficher uniquement les options adaptées aux besoins de votre activité et de réduire la présélection logicielle.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion d'événements

Outre le coût et les fonctionnalités essentielles, il existe d'autres points à prendre en compte pour que le logiciel choisi réponde à tous vos besoins en matière de gestion d'événements.

• Assurez-vous que le logiciel propose des outils marketing répondant à vos besoins : un logiciel de gestion d'événements standard doit inclure un concepteur de site web d'événement, des outils de promotion des réseaux sociaux et des capacités de marketing par e-mail.
• Réfléchissez aux intégrations logicielles : l'intégration avec des logiciels de comptabilité, de gestion des adhésions et autres facilite le partage des données entre différents systèmes, ce qui contribue à accélérer les processus et prévient les erreurs.

Principales tendances en matière de logiciel de gestion d'événements

Les développeurs de logiciels de gestion d'événements adoptent rapidement les nouvelles technologies. Dans l'une de ses études, Capterra a identifié deux grandes tendances technologiques qui façonneront la prochaine génération de logiciels de gestion d'événements.

• Technologie « vestimentaire connectée » : une étude de Capterra révèle que 54 % des petites et moyennes entreprises disent utiliser ou prévoir d'utiliser une technologie informatique « vestimentaire connectée » d'ici un à deux ans et que 41 % d'entre elles considèrent la technologie comme essentielle pour leur activité. Des événements prestigieux ont déjà adopté des systèmes de billetterie reposant sur l'RFID (identification par radio fréquence). Il suffit aux personnes participant à un événement de passer leurs bracelets, badges d'identification, montres ou autres articles vestimentaires devant un scanner. Le scanner lit la puce RFID intégrée pour gérer les admissions, les achats et autres. Très bientôt, en outre, des systèmes vestimentaires connectés pour admission seront disponibles pour toutes sortes d'événements. Ces systèmes transforment les personnes qui les portent en capteurs. Les entreprises de planification d'événements peuvent obtenir de précieuses données analytiques sur les déplacements des participants sur le site, leur consommation d'aliments et de boissons, etc.
• Applications intelligentes intégrant l'IA (intelligence artificielle) : une étude de Capterra révèle que 53 % des petites et moyennes entreprises disent utiliser ou prévoir d'utiliser la technologie d'IA d'ici un à deux ans et que 39 % d'entre elles considèrent cette technologie comme essentielle pour leur activité. L'IA produit des logiciels plus intelligents. La généralisation de l'adoption de l'IA et une concurrence accrue rendent cette technologie plus abordable. Les plus grands outils informatiques devraient utiliser une forme ou une autre d'IA adaptative dans les deux prochaines années. Les applications de gestion d'événements ne feront pas exception à la règle. Bientôt, des outils d'IA prédictive permettront aux planificateurs d'événements d'affiner plus encore leurs prévisions de fréquentation. Les participants à un événement recevront des conseils d'inscription mieux adaptés à leurs centres d'intérêt. Un jour, les logiciels de reconnaissance faciale rendront peut-être totalement inutiles les billets et articles vestimentaires connectés.