Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation ?

Un logiciel de réservation propose des outils et fonctionnalités qui aident les entreprises dans le secteur de l'hôtellerie à rationaliser leurs processus de réservation et à gérer les demandes de réservations. Il offre des fonctionnalités telles que les réservations (de chambres, tables, véhicules, etc.), le traitement des paiements, la vérification des disponibilités et la gestion du calendrier. Le logiciel présente de larges applications dans les secteurs de l'hôtellerie, de l'immobilier et de la location.

Un logiciel de réservation s'apparente à un logiciel d' agenda , de gestion hôtelière et d' inscription .

Avantages d'un logiciel de réservation

En tant que propriétaire/gestionnaire d'une entreprise reposant sur les réservations, un logiciel de réservation vous permet de configurer un système de réservation sans défaut et convivial. Certains des principaux avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de réservation sont les suivants :

• Disponibilité 24h/24, 7j/7 pour recevoir les réservations : avec la mise en place appropriée d'un système de réservation, votre entreprise peut accepter les réservations 24 heures par jour, sept jours sur sept. Les clients peuvent accéder à votre portail en ligne ou utiliser des plateformes de réservation partenaires pour prendre des réservations partout, à tout moment.
• Erreurs de réservation évitées : l'un des principaux avantages des logiciels de réservation tient au fait qu'ils évitent des réservations incorrectes ou en double. Lorsqu'un système de réservation centralisé est en place, chacun dispose des informations les plus récentes sur la disponibilité des chambres ou sur les locations.
• Automatisation des processus de réservation : les logiciels de réservation automatisent l'ensemble du cycle de réservation, de la demande de réservation jusqu'au paiement. Les propriétaires/gestionnaires d'établissements peuvent rationaliser diverses opérations du processus de réservation, comme le traitement des demandes des clients, l'acceptation des paiements et la gestion des calendriers. Un système basé sur règles permet aux utilisateurs de définir des flux de travail automatisés, de sorte que les clients peuvent recevoir automatiquement une confirmation de leur réservation par SMS ou par e-mail une fois le paiement reçu.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de réservation

• Réservation en ligne : acceptez les demandes de réservation en ligne et traitez-les en fonction des disponibilités.
• Traitement des paiements : acceptez et traitez les paiements et partagez les reçus avec les clients.
• Réservations de groupe : prenez des arrangements pour des groupes qui demandent des réservations au même moment.
• Notes sur les réservations : capturez les demandes faites par les clients pendant le processus de réservation et partagez ces notes avec des membres du personnel.
• Support client : fournissez une assistance aux clients par téléphone, messagerie instantanée ou e-mail.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de réservation

• Déterminez ce dont vous avez besoin : les fournisseurs de logiciels de réservation proposent toute une gamme de fonctionnalités, allant des plus basiques aux plus avancées. Les fonctionnalités dont vous avez besoin seront uniques et dépendront de la taille et du type de votre entreprise. Les fonctionnalités de base, telles que les réservations en temps réel avec prise en charge du paiement, sont assez courantes. En revanche, les fonctionnalités avancées, comme l'automatisation intégrée du marketing, les passerelles de paiements en plusieurs devises et l'intégration à des applications existantes, ne seront pas forcément nécessaires. Dressez la liste des fonctionnalités indispensables et de celles que vous aimeriez avoir avant d'entreprendre de sélectionner un fournisseur.
• Vérifiez l'intégration avec les systèmes existants : un logiciel de réservation ne sera peut-être pas le premier ou le seul outil dont vous vous servirez. Il est donc important qu'il s'intègre à vos outils technologiques existants. Avant d'effectuer un achat, assurez-vous que le logiciel de réservation que vous choisissez s'intègre complètement à vos logiciels de POS , de gestion de base de données et de compliance , pour n'en citer que quelques-uns.
• Achetez un logiciel de réservation ou créez le vôtre : le choix entre opter pour un logiciel tiers ou développer un système interne se fait en fonction de la complexité de vos processus de réservation et du niveau de personnalisation souhaité. Un logiciel développé en interne peut être adapté à votre interface existante et aux exigences en matière de fonctionnalités, mais il requiert beaucoup de temps et d'argent. En revanche, un logiciel de réservation tiers (en particulier les systèmes déployés dans le cloud) peut être mis en œuvre en quelques heures pour un coût raisonnable, mais il risque d'être moins personnalisable.

Principales tendances en matière de logiciel de réservation

• Les chatbots transforment le processus de réservation : les chatbots (des interfaces de conversation optimisées par l'IA) transforment la façon dont les demandes d'informations sur les réservations sont réceptionnées et reçoivent une réponse. Les chatbots peuvent remplacer ou fortement réduire l'obligation pour les employés de gérer les demandes d'informations des clients et ils peuvent répondre aux questions sans intervention humaine. Selon Humley, plus des deux tiers des Américains aimeraient utiliser des chatbots pour améliorer leur expérience de voyage en ligne.
• L'intelligence prédictive contribuera à améliorer l'expérience des clients : les logiciels de réservation incluent des outils qui capturent diverses informations sur les clients. D'après Zebra Technologies, 49 % des propriétaires d'hôtels et de complexes touristiques cherchent comment transformer les données sur les clients en renseignements pertinents pour leur activité, capables d'améliorer l'expérience des clients pendant leur séjour et de mieux fidéliser ces derniers. La plupart des fournisseurs de logiciels de réservation ont commencé (ou commenceront) à offrir des capacités d'analytics prédictive intégrées à leurs solutions.