Outils de BI (Business intelligence)

Introduction :

Les outils de Business intelligence ou BI, sont destinés à aider les entreprises à collecter des données importantes à partir d'une variété de sources internes et externes, notamment des indicateurs de performance et des informations opérationnelles. Une fois ces données recueillies, les dirigeants d'entreprise ont la possibilité d'accéder à ces informations, de les analyser et de les communiquer afin d'en extraire des perspectives utiles. En fin de compte, un logiciel de BI peut aider les entreprises à améliorer leurs stratégies commerciales et leurs prises de décision et à obtenir de meilleurs résultats commerciaux.

Une des fonctionnalités clés des outils de business intelligence réside dans la capacité d'exécuter des requêtes qui peuvent analyser les données commerciales pour en retirer des conclusions significatives. Ces données peuvent être dans divers formats et provenir de divers départements de l'entreprise, il peut s'agir par exemple, de données sur les ventes, de données opérationnelles, de données sur les clients, de données sur les employés ou d'informations financières. Ces données et leur analyse peuvent aussi être présentées dans différents formats, permettant la visualisation des données dans un format compréhensible et clair.

Parmi les principaux avantages des solutions de BI, on compte la capacité de fournir aux dirigeants d'entreprise une vue holistique des opérations de l'entreprise. Notamment, une vue qui prend en compte les données historiques et les données sur la performance actuelle, qui permet de tirer des conclusions ou d'obtenir des perspectives et des prévisions concernant l'avenir. Cette capacité donne les moyens aux entreprises d'améliorer leur pensée stratégique, d'accroître leur stabilité, d'identifier des opportunités, d'améliorer les relations avec les clients et de développer efficacement un avantage concurrentiel face aux autres entreprises.

Les volumes des données pouvant être recueillies et analysées par les logiciels analytiques de BI sont immenses. C'est pourquoi ces solutions sont souvent classées dans la catégorie des outils Big Data ou des outils de data visualisation . Ceci étant dit, les applications de ce type ont aussi des fonctionnalités en commun avec d'autres packs logiciels, comme les logiciels de business performance management et les outils de reporting.

Sur le marché, les différentes solutions disponibles peuvent légèrement varier et s'axer sur différents domaines de la business intelligence, tels que les outils de reporting ou les logiciels d'analytique. Toutefois, de nombreuses solutions seront assez complètes et elles seront capables de remplacer les produits ou services susmentionnés. Bien que les fonctions proposées et leur qualité peuvent varier d'une solution à l'autre, on retrouve certaines fonctionnalités clés dans la plupart des produits de cette catégorie et elles peuvent être considérées comme des fonctions déterminantes. De manière générale, les solutions de business intelligence permettront aux dirigeants d'entreprise d'effectuer les actions suivantes :

• Effectuez le suivi des statistiques de l'entreprise, des données sur les performances et d'autres informations importantes, de manière continue.
• Stockez et accédez aux données et analysez vos données internes et externes pour obtenir des renseignements précieux et évaluer vos performances.
• Tirez profit des fonctions de visualisation des données, telles que les diagrammes, tableaux et tableaux de bord interactifs.
• Exécutez des analyses de données avancées, à l'aide des modèles prédictifs et du data mining.

Qu'est-ce qu'un outil de business intelligence ?

Les outils de business intelligence ou outils BI sont destinés à permettre aux entreprises et à leurs dirigeants d'obtenir des renseignements précieux sur l'état de leurs opérations commerciales et plus généralement sur les performances de l'entreprise. Les solutions logicielles entrant dans cette catégorie servent à collecter et à gérer les données provenant de diverses sources, à la fois internes et externes, puis à analyser ces données. Ceci, afin d'obtenir une meilleure perspective de l'état actuel des performances de l'entreprise, ainsi que des prévisions sur les performances futures.

Afin de mieux comprendre à quoi servent les logiciels de BI, il est opportun de définir en premier lieu, ce qu'est la business intelligence. La business intelligence se réfère foncièrement aux diverses techniques, stratégies et outils que les entreprises et leurs employés mettent à profit pour analyser les informations de l'entreprise en vue d'améliorer leur prise de décision. Dans cette optique, les solutions de business intelligence offrent un éventail de fonctions qui permettent aux entreprises d'accéder à leurs données (par exemple les données financières, données clients ou données liées aux employés), de les extraire et de les analyser.

Une fois les données recueillies, le logiciel peut les traiter et les analyser, afin d'identifier des tendances et d'en tirer des conclusions. Les données peuvent ensuite être affichées dans des formats facilement compréhensibles et la visualisation des données est une des fonctionnalités clés de la plupart des produits de cette catégorie. En utilisant judicieusement les solutions de BI, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées, mettre en œuvre de nouvelles stratégies, obtenir un avantage concurrentiel crucial et mieux comprendre leurs propres lacunes éventuelles.

Souvent, les informations sont recueillies et analysées en temps réel, optimisant l'efficacité des interventions.

Quels sont les avantages d'un outil de business intelligence ?

Les avantages des outils de business intelligence sont nombreux. Ils s'axent principalement sur l'idée de faciliter la compréhension des données et sur l'importance de l'analyse des données afin d'identifier des tendances sous-jacentes, qui sans cette analyse pourraient être omises. En général, un des éléments cruciaux en termes de business intelligence est l'utilisation à la fois de sources de données internes et externes, afin d'obtenir une image complète des opérations commerciales et de la performance. Ceci dit, certains avantages plus spécifiques associés à l'achat et à l'utilisation des applications de BI sont abordés plus en détail ci-dessous :

- Obtenez une image claire de la situation : l'une des raisons principales pour lesquelles les entreprises investissent dans des outils de BI, réside dans le fait qu’ils fournissent aux entreprises une image bien plus complète de la situation actuelle de leur entreprise et de leurs opérations, y compris des prévisions pour l'avenir. Grâce à la combinaison de diverses techniques, dont l'analytique prédictive des données, le data mining, l'analyse comparative et le reporting, la prise de décisions éclairées reposant sur des preuves est facilitée et la mise en œuvre de stratégies bénéfiques sont fortement susceptibles de réussir. La business intelligence peut être considérée comme un moyen de donner du sens à l'état actuel des choses, de sorte à créer des plans d'action pour le futur.

- Obtenez des données plus faciles à comprendre : les entreprises modernes recueillent et conservent d'énormes volumes de données, provenant de diverses sources. Le traitement et l'analyse manuels de ces données, tout comme la mise en forme de ces données afin de les présenter aux parties prenantes peuvent être des processus très longs. Les solutions de business intelligence comprennent divers outils qui permettent de faciliter la compréhension des données de manière générale, ainsi qu'une fonction de visualisation des données, qui est une des fonctionnalités clés de ce type de logiciel. Pour les dirigeants d'entreprise, avoir accès aux données importantes, pouvoir les comprendre facilement et obtenir une image plus complète de l'état de leurs opérations et de leur performance est essentiel pour exploiter les informations et mettre en place des plans réalistes.

- Surveillez constamment vos performances : un autre avantage majeur offert par les solutions de BI réside dans leur capacité à permettre aux entreprises de surveiller constamment leurs performances. Ces solutions permettent de détecter en temps réel les baisses de performance afin de mettre en œuvre les mesures d'intervention adéquates. Toutes les solutions disponibles sur le marché permettent aussi de configurer des alertes et d'y associer des KPI (Key Performance Indicator). Par exemple, il est possible de configurer le logiciel pour qu'il envoie automatiquement une alerte, si les ventes, le chiffre d'affaires ou la productivité tombent en dessous d'un certain seuil.

- Améliorez vos analyses de données : les outils de business intelligence permettent d'utiliser des techniques analytiques avancées, telles que l'analyse prédictive, qui vise à prédire des événements futurs et aide les entreprises à obtenir des prévisions plus précises. Ces analyses peuvent être encore améliorées grâce à l'IA (intelligence artificielle) et au machine learning qui peuvent effectuer la plus grande partie du travail analytique sans qu'une intervention humaine ne soit nécessaire, rendant le processus encore plus efficace. Ensuite, les décisions peuvent être prises au meilleur moment possible, pour de plus grandes chances de réussite.

Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de business intelligence ?

Les différents outils de business intelligence disponibles sur le marché proposent des fonctionnalités qui peuvent grandement varier, certains packs logiciels étant plus complets que d'autres et certains étant axés sur un domaine particulier de la business intelligence. Néanmoins, quasiment toutes les plateformes ou solutions logicielles de business intelligence de qualité, incluront certaines fonctionnalités caractéristiques. Les fonctionnalités les plus courantes de ces logiciels sont détaillées ci-après :

- Visualisation des données analytiques : consultez les données dans des formats faciles à comprendre et à interpréter, par exemple, des diagrammes, des tableaux, des graphiques, des interfaces interactives ou autres représentations visuelles. En tant que concept, la visualisation des données analytiques rassemble différents domaines tels que l'analyse des données, la création graphique et la science informatique, son objectif final étant de faciliter l'accès aux données complexes. L'un des avantages majeurs de la visualisation des données analytiques est la capacité de présenter les informations dans un format clair et compréhensible. Dans un cadre commercial d'entreprise, cette capacité est essentielle pour présenter des rapports et des résultats à la direction et aux autres parties prenantes. Et pour les employés ordinaires, elle rend leur utilisation des données plus efficace.

- Préparation des données en libre-service : stockez et accédez aux données, supprimez et modifiez-les et utilisez-les de bien d'autres manières, sans avoir besoin de connaissances techniques avancées. La préparation des données en libre-service s'axe principalement sur la simplification du processus de préparation des données et vise à le rendre accessible à tous. Cela peut s'avérer avantageux dans les petites entreprises, où les ressources informatiques sont limitées, lorsque le service IT lui-même peut être très restreint et le niveau d'expertise limité, ce qui dans un contexte normal, n'aurait pas permis de procéder au traitement des données en vue de leur préparation. De nombreuses solutions de business intelligence comprennent des outils sophistiqués expliqués dans un langage simple et conçus pour que n'importe quel employé d'une entreprise puisse les utiliser efficacement.

- Tableau de bord : affichez les informations importantes ayant trait aux opérations commerciales, à la performance de la société, aux employés, aux clients et bien plus, à partir d'un tableau de bord simple d'emploi, présenté sur une page unique. Le tableau de bord sert généralement de hub central qui permet d'accéder aux données et de voir des statistiques. Il est l'endroit où les utilisateurs peuvent superviser les efforts déployés dans le domaine de la business intelligence et consulter l'état des opérations commerciales. Le tableau de bord peut aussi servir à accéder aux autres fonctions du logiciel, afin d'effectuer des tâches plus spécifiques et d'utiliser des fonctionnalités plus spécialisées.

- Analyse prédictive : utilisez un éventail de techniques, dont le data mining et la modélisation prédictive, afin d'obtenir des prévisions sur les résultats futurs. Ceci peut impliquer la prédiction d'événements futurs ou de l'état futur des opérations commerciales ou l'anticipation d'une hausse ou d'une baisse dans l'intérêt ou la demande des clients. L'idée qui sous-tend ce processus est que le logiciel recherche des tendances, des modèles et des relations au sein des données, puis il utilise les informations pour formuler des hypothèses intelligentes concernant l'avenir. Certaines solutions peuvent aller plus loin, en attribuant un score de probabilité à chaque événement futur prédit, aidant les entreprises à comprendre quels événements sont plus probables, lesquels sont certains et lesquels peuvent être facilement évités en appliquant les bonnes mesures et stratégies.

- KPI : surveillez en continu les KPI afin de mesurer l'efficacité actuelle et passée de divers processus, procédures et stratégies. L'analyse des performances est essentielle pour optimiser les opérations commerciales. Les outils de business intelligences permettent d'exécuter cette analyse en temps réel, en s'appuyant sur des données provenant de différentes sources. Une solution de BI sert aussi de base de données centrale des KPI, elle contient des informations actualisées et est accessible aux employés de tous les départements. Ainsi, il devient plus facile de modifier des stratégies commerciales et d'identifier des tendances associées à la performance.

- Outils collaboratifs : exploitez un éventail de fonctions spécialement conçues pour soutenir le travail collaboratif et d'équipe. La plupart des outils de BI de haute qualité fournissent des options de partage des fichiers et des données et les solutions cloud, en particulier, peuvent s'avérer utiles pour la mise à jour des données en temps réel. Toutefois, les meilleurs outils offriront aussi des options de communication intégrées, comme l'envoi de messages texte, vidéo ou audio. Les outils collaboratifs offerts peuvent varier d'une solution à l'autre, selon le type d'entreprise auquel ils s'adressent ou en fonction des domaines spécifiques de la BI sur lesquels ils s'axent. Cependant, toute solution de qualité comprendra des outils qui facilitent la collaboration.

À l'aide du répertoire des logiciels Capterra, vous pouvez facilement identifier les meilleurs outils de BI, en affinant votre recherche en fonction des fonctionnalités offertes. Les personnes impliquées dans le processus d'achat peuvent ainsi filtrer uniquement les options qui conviennent à leurs besoins. Puis, ensuite comparer les options proposant les fonctionnalités recherchées, consulter les avis d'utilisateurs, pour prendre leur décision et s'assurer qu'elles font le bon choix.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un outil de business intelligence ?

Avant d'acheter un logiciel de BI, plusieurs choses doivent être prises en compte, car elles auront un impact significatif sur la détermination de la meilleure solution. Une façon d'explorer les considérations à prendre en compte avant l'achat est de poser quelques questions et d'y répondre. Lorsque les entreprises et les décideurs procèdent de cette manière, cela leur permet de mieux comprendre leurs besoins, leurs attentes et quelles fonctions sont moins importantes. Voici quelques exemples de questions qui peuvent s'avérer utiles dans le cadre de ce processus de réflexion :

- À quoi sert un logiciel de business intelligence ? Le point de départ pour toute entreprise souhaitant prendre une décision à propos d'une application de business intelligence, est de bien réfléchir à quoi va servir le logiciel. La plupart des options disponibles sur le marché vont offrir de nombreuses fonctionnalités et bien souvent, les entreprises n'auront pas besoin de toutes. Cela signifie que le meilleur pack logiciel existant sur le marché ne sera pas nécessairement la meilleure option pour une entreprise particulière, car il peut offrir plus de fonctions que nécessaire ou il peut ne pas inclure une fonction spécifique, qui est vitale à l'entreprise. Établissez une liste des principales fonctions qui sont nécessaires, en essayant d'être aussi spécifique que possible, puis recherchez le pack logiciel qui répond le mieux à vos besoins.

- Quelle est la meilleure option de déploiement concernant les outils de business intelligence ? En termes de déploiement, deux options principales s'offrent aux entreprises : la méthode basée sur le cloud, fournie généralement par des fournisseurs tiers sous la forme d'une solution SaaS ou la méthode sur site, qui implique l'installation d'un logiciel sur les systèmes de l'entreprise et la gestion des données en interne. La première option est la moins onéreuse au départ, bien qu'elle implique des frais d'abonnement. Un déploiement dans le cloud présente plusieurs avantages, comme un meilleur accès à partir de sites distants et une sauvegarde continue des données. Bien qu'un déploiement sur site coûte plus cher au départ, il permet d'éviter les frais d'abonnement et peut offrir à l'entreprise un plus grand sentiment de contrôle et de maîtrise.

- Quelles compétences sont nécessaires en matière de business intelligence ? Les entreprises doivent ensuite prendre en compte les compétences nécessaires pour utiliser les plateformes de business intelligence et vérifier si leur personnel possède ces compétences. Certaines solutions proposées sur le marché sont conçues pour être conviviales et accessibles aux personnes ne possédant aucune connaissance technique particulière. Toutefois, certaines options peuvent s'adresser à des utilisateurs ayant un niveau plus avancé et possédant des connaissances préalables sur les processus et procédures de business intelligence. Il est important de vérifier les compétences du personnel au sein de l'entreprise et de choisir une solution en fonction de celles-ci.

- Le logiciel peut-il s'intégrer à des technologies existantes ? Construire une pile technologique intégrée est souvent l'un des plus grands conseils donnés aux petites entreprises souhaitant acquérir de nouveaux packs logiciels. En d'autres termes, il est essentiel que les différentes solutions logicielles utilisées dans une entreprise puissent être utilisées sans créer de problèmes de compatibilité ou de frictions inutiles. Par conséquent, les entreprises doivent prendre en compte leurs différents outils logiciels, tels que les solutions analytiques, les outils de reporting, les logiciels de suivi des performances et choisir une solution de BI compatible avec ces derniers.

- Un accès distant ou mobile au logiciel est-il nécessaire ? Les décideurs ont besoin aussi d'envisager les différents cas d'utilisation du logiciel, car ceux-ci peuvent avoir un impact majeur sur la décision finale. La popularité grandissante du télétravail, en particulier, peut constituer un facteur important, car les employés auront besoin d'un accès à distance au logiciel et cela peut faire pencher la balance en faveur d'une solution cloud. Au-delà de ces considérations, il peut y avoir aussi un besoin d'accès mobile, même si les employés utilisant le logiciel travaillent dans les bureaux de l'entreprise. Certains employés peuvent avoir besoin de se déplacer à l'intérieur des bureaux et de travailler à l'aide d'appareils mobiles, tablettes ou smartphones. Ainsi, des solutions offrant un niveau élevé d'accessibilité mobile peuvent être avantageuses dans ces cas de figure.

- Quel est le coût d'un logiciel de business intelligence ? Enfin, le coût d'un logiciel de business intelligence peut avoir une grande influence sur la décision finale. Ici, les entreprises doivent envisager les coûts initiaux et vérifier si le budget alloué suffit à l'acquisition initiale, mais aussi prendre en compte les coûts sur le long terme. Par exemple, certaines solutions peuvent facturer les mises à jour ou l'accès au support technique. Et les options basées dans le cloud impliqueront probablement la souscription à un abonnement mensuel. Enfin, les entreprises devront aussi pondérer les coûts associés à la formation des employés associée à l'utilisation du logiciel et les frais connexes de stockage et de protection des données.

Quelles sont les principales tendances en matière d’outils de BI ?

Avant de prendre une décision concernant l'achat, il est aussi essentiel de prendre en compte les tendances les plus pertinentes dans le domaine de la business intelligence. Les entreprises ont besoin de savoir qu'elles investissent dans un logiciel qui a été conçu en prenant en ligne de compte les tendances du secteur et la façon dont elles influencent les méthodes de travail des entreprises modernes. En outre, comprendre les tendances émergentes aide les entreprises à mieux appréhender leurs besoins futurs à court, moyen et long terme et cette compréhension peut avoir un impact sur la décision finale. Voici les principales tendances en matière de logiciels de BI :

- L'essor de la technologie cloud : de manière générale, la technologie du cloud est en croissance, de plus en plus d'entreprises l'adoptent et comprennent ses avantages. Concernant les logiciels de BI, les solutions dans le cloud fournissent la capacité de mettre à jour les données et de les rendre accessibles à tous, quel que soit l'emplacement d'accès, en temps réel. En outre, les solutions cloud contribuent à protéger les données contre certaines menaces comme la suppression accidentelle, ce qui est particulièrement important pour les données opérationnelles. Ces packs logiciels offrent aussi des avantages en termes de compatibilité, car ils sont accessibles depuis n'importe quel appareil ayant une connexion à Internet via un navigateur web, indépendamment du système d'exploitation utilisé ou de l'emplacement physique de l'utilisateur.

- Demande accrue de commandes vocales : une des dernières tendances technologiques les plus intéressantes est la popularité croissante des commandes vocales. Cette tendance a été directement influencée par l'utilisation des assistants à commande vocale sur mobile, des haut-parleurs intelligents et d'autres formes similaires de technologie. Lorsqu'un logiciel tire profit de l'IA et du machine learning, la reconnaissance vocale permet aux utilisateurs de donner des instructions à l'aide de leur voix et ceci peut être très utile aux entreprises pour de nombreuses raisons. Tout d'abord, la commande vocale peut être utilisée pendant qu'un travail complexe est réalisé avec les mains, ce qui permet d'améliorer la productivité. Ensuite, cela offre des avantages en termes d'accessibilité aux employés possédant des handicaps physiques ou souffrant de maladies ou autres problèmes de santé rendant difficile l'utilisation d'un clavier ou d'une souris. Toutefois, certains inconvénients existent aussi, comme la possibilité que les commandes vocales soient mal comprises, ce qui peut entraîner des erreurs, qui auraient pu être autrement évitées.

- Travail hybride et télétravail : alors que le télétravail commençait déjà à prendre son envol dans certains secteurs, en 2020, la pandémie de coronavirus a entraîné une avancée majeure dans ce domaine et de nombreuses entreprises ont adopté l'idée du télétravail, permettant aux employés de travailler à domicile plus régulièrement. Cette tendance s'est répandue dans le monde entier et on estime à32 % le taux d'employés qui travaillent désormais à distance au moins une partie du temps. En outre, de nombreuses études sur le sujet suggèrent qu'un grand nombre d'employés profitent d'une certaine flexibilité et d'une certaine liberté concernant leurs horaires et leur emplacement de travail. Dans le cadre d'un achat de logiciel, cette tendance est importante, car les solutions conçues pour permettre un accès à distance seront préférables aux options ne le permettant pas.

- L'émergence du storytelling dans le domaine des données : les outils de reporting de BI peuvent rendre les données plus accessibles, mais une autre tendance dans ce domaine est l'émergence du storytelling. Par nature, le storytelling est le processus consistant à donner du sens à des données brutes à l'aide d'interfaces interactives et des présentations visuelles pour leur faire vivre une expérience de découverte. Les outils qui offrent un certain niveau de storytelling appliqué aux données peuvent s'avérer particulièrement utiles pour expliquer des concepts complexes aux parties prenantes ou pour souligner l'urgence de certains plans d'action.

- L'IA et le machine learning : la dernière tendance à connaître en matière de business intelligence est liée aux avancées dans le domaine des capacités de l'intelligence artificielle et du machine learning. Les solutions logicielles qui tirent pleinement parti de ces capacités peuvent offrir des avantages significatifs aux entreprises, notamment pour l'automatisation des tâches les plus répétitives. Un tel niveau d'automatisation est avantageux dans les situations où les circonstances changent, mais qu'aucun employé n'est disponible pour exécuter manuellement une analyse des données ou s'occuper des tâches de préparation des données. En outre, ces capacités permettent d'identifier des tendances dans la performance de l'entreprise plus rapidement que ne le feraient des humains.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Comment réaliser l’achat d’un logiciel en 6 étapes - Capterra France (Date de consultation : mardi 2 novembre 2021)

2. Hybrid and Remote Workers Change How They Use IT Equipment (Les travailleurs hybrides et à distance changent la manière dont ils utilisent leurs équipements informatiques) - Gartner.com (Date de consultation : mardi 2 novembre 2021)