Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projets ?

Les logiciels de gestion de projets forment une catégorie générique qui regroupe toute une gamme de solutions allant des outils basiques de gestion du travail aux solutions avancées de gestion de portefeuille. Il est donc important de comprendre les différences entre ces différents types de logiciels pour choisir l'outil qui répond le mieux à vos besoins.

• Les logiciels de gestion du travail sont conçus pour aider votre équipe à gérer les flux de travail et à organiser leurs tâches et activités tout en collaborant dans un espace de travail partagé. Ces outils répertorient l'exécution des tâches, simplifient la collaboration et fournissent des vues et des mises à jour pour informer différentes parties prenantes de l'avancement des projets. Ce type de logiciel est destiné aux utilisateurs professionnels sans qualifications techniques.
• Un véritable outil de gestion de projets doit aider les entreprises et les gestionnaires à mener des projets ou des initiatives commerciales en respectant un cadre, un calendrier, un budget et/ou des ressources prédéfinis. Ces outils aident les entreprises à planifier, surveiller et contrôler les coûts, les calendriers et les ressources afin de créer de la valeur et de répondre aux critères de réussite des projets. Ils sont destinés aux professionnels spécialisés comme les gestionnaires de projets.

Le répertoire de gestion de projets de Capterra regroupe à la fois des outils collaboratifs de gestion du travail, des solutions de gestion de projets plus traditionnelles et des outils de pointe adaptés à chacune de ces catégories (p. ex. gestion de tâches, gestion des ressources, etc.). 

Avantages d'un outil de gestion de projets

• Une meilleure collaboration : les projets requièrent souvent la collaboration de plusieurs parties prenantes, notamment des membres de l'équipe, d'autres équipes et des clients externes. Un logiciel de gestion de projets assure une collaboration efficace, ce qui permet aux équipes de répondre rapidement aux défis et demandes de modification du projet en cours, tout en réfléchissant ensemble à l'amélioration des processus.
• Des processus de gestion de projets rationalisés : un logiciel de gestion de projets permet de créer des tâches, de les assigner à des collaborateurs et de suivre l'avancement du projet grâce à des tableaux de bord. Il intègre également des fonctions de collaboration et de partage de fichiers en temps réel qui représentent un gain de temps considérable. En outre, ce type de logiciel aide les chefs d'entreprises à mieux maîtriser les processus et à suivre les résultats du projet entre plusieurs services d'entreprise.
• Une gestion précise du budget : un logiciel de gestion de projets aide les entreprises à suivre le budget estimatif par rapport au budget réel afin d'identifier et de traiter de manière proactive les domaines qui dépassent le budget.

Fonctionnalités clés des logiciels de gestion de projets

• Outils de collaboration : gérez les communications au sein de votre équipe et avec des parties prenantes externes ; certains systèmes intègrent également des outils de messagerie.
• Partage de fichiers : chargez différents types de fichiers (p. ex. des documents, images et tableurs) et partagez-les avec vos collaborateurs.
• Suivi de projet : suivez l'avancement de votre projet en temps réel sur des tableaux de bord ; certains logiciels incluent des diagrammes de Gantt qui permettent de suivre les différentes étapes d'un projet.
• Planification des produits : créez et mettez en place des stratégies relatives aux produits.
• Gestion de tâches : créez des tâches, assignez-les à vos collaborateurs et travaillez ensemble sur les points d'action du projet.
• Suivi du taux d'achèvement : enregistrez manuellement le taux d'avancement d'une tâche pour calculer plus facilement les délais d'achèvement.
• Gestion des ressources : affectez des ressources à un projet, y compris les membres de votre équipe, des agents contractuels et des inventaires physiques.
• Suivi du temps et des dépenses : saisissez le temps et les fonds investis dans un projet et comparez ces données aux budgets alloués.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un outil de gestion de projets

• Hébergement dans le cloud ou sur site : les outils de gestion de projets dans le cloud et sur site présentent plusieurs différences. Les systèmes sur site impliquent un investissement financier, ce qui inclut notamment les frais liés à l'installation et aux mises à jour, tandis que les logiciels cloud proposent des licences sous forme d'abonnements qui sont généralement facturés sur une base mensuelle ou annuelle. En outre, les solutions cloud sont plus facilement accessibles, car elles vous permettent de vous connecter à distance sur vos appareils à l'aide d'un navigateur web ou d'une application mobile. Vous devez donc évaluer vos attentes et opter pour une solution qui répond à ces besoins.
• Coût total de possession : outre le prix mentionné sur le site web des produits, l'achat d'un système de gestion de projets implique souvent des coûts supplémentaires, notamment ceux liés à la formation, à la mise en place et aux futures mises à niveau. En tant qu'acheteur, vous devez donc prendre en compte le coût total de possession avant de choisir un logiciel.
• Exigences en matière de fonctionnalités : certaines fonctionnalités des systèmes de gestion de projets sont conçues pour répondre à des besoins commerciaux précis. Par exemple, un diagramme de Gantt est un outil de planification et de suivi de projet qui vous permet de suivre l'avancement des tâches correspondant aux différentes étapes du projet. Le suivi des incidents est une autre fonctionnalité utile pour suivre les réclamations des clients, les problèmes techniques et les rapports d'erreurs. Les utilisateurs ayant de tels besoins ont tout intérêt à se pencher sur les produits qui incluent ces fonctionnalités. Le répertoire d'logiciels de gestion de projets de Capterra vous permet de rechercher des logiciels en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin, comme les méthodologies Agile, les tableaux Kanban ou encore le suivi des étapes clés.

Principales tendances en matière de logiciels de gestion de projets

• Les chatbots optimisés par IA (Intelligence artificielle) font leur entrée sur le marché des logiciels de gestion de projets : les chatbots sont des agents conversationnels qui vous aident à automatiser les processus liés aux systèmes de gestion de projets comme la planification des réunions et la création de rapports. Ils permettent notamment d'automatiser des tâches administratives répétitives pour améliorer l'efficacité des processus.
• Les outils de collaboration sur les réseaux sociaux ont le vent en poupe : pour faire face à l'évolution des besoins de leurs clients, les entreprises sont constamment à la recherche de méthodes de travail toujours plus innovantes. Les solutions de collaboration sur les réseaux sociaux proposent diverses fonctionnalités comme les hashtags et les "@mentions" qui permettent aux membres d'une équipe d'interagir plus rapidement et plus efficacement. Un rapport Gartner indique que "les outils de collaboration sur les réseaux sociaux connaissent une popularité grandissante auprès des employés qui préfèrent de plus en plus gérer leurs projets à l'aide de ces nouveaux outils plutôt qu'avec des produits de gestion de projets traditionnels".