Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation automatise la facturation, la réception et le traitement des paiements. Ces systèmes traitent efficacement des comptes complexes pour plusieurs clients et gammes de produits en intégrant des outils de gestion des données contractuelles et de CRM (Customer Relationship Management). Les solutions de facturation fonctionnent avec des applications de comptabilité et fournissent une variété d'outils de reporting des recettes et de conformité.

Avantages d'un logiciel de facturation

• Économies : les petites entreprises consacrent des sommes importantes au traitement des factures sur papier. Un traitement plus rapide et des transactions dématérialisées permettent aux entreprises d'économiser de l'argent.
• Simplicité grâce à l'automatisation : les logiciels de facturation effectuent automatiquement les calculs de facturation, ce qui réduit la charge de travail, fait gagner du temps et prévient les erreurs d'origine humaine.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de facturation

• Historique des factures : gérez les archives de chaque facture, client par client, pour un reporting, une gestion des risques, des relations avec les clients et une exploration des données de vente simples et précis.
• Suivi du temps et des dépenses : conservez un registre du temps facturable et des dépenses accumulés. Ajoutez automatiquement ces données aux factures pour une facturation plus rapide avec moins de risques d'erreur.
• Base de données de contacts : élaborez une base de données d'informations de contact pour les clients au sein du système de facturation pour éviter les frais redondants d'un outil de CRM dédié.
• Factures personnalisables : concevez des dispositions de factures, contenus et images de marque pour raconter la meilleure histoire possible. Obtenez la confiance du client en proposant un contenu conforme aux matériels de marque existants.
• Factures en ligne : fournissez et affichez des factures en ligne pour plus de simplicité et d'accessibilité à l'échelon international, dans n'importe quelle devise. Recevez immédiatement vos paiements par le biais d'une interface de facturation en ligne.

Le logiciel de facturation de Capterra permet un filtrage par fonctionnalité(s). Il est ainsi possible d'afficher uniquement les options adaptées aux besoins de votre activité et de réduire la présélection logicielle.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de facturation

• Simplicité ou personnalisation : un logiciel de facturation possédant des interfaces utilisateur nettes et des instructions détaillées peut simplifier la création et la gestion des factures. Les clients apprécient de recevoir des factures faciles à interpréter alors que les systèmes qui acceptent les paiements en ligne, quant à eux, ont absolument besoin d'une conception conviviale. Cependant, les systèmes simples sacrifient parfois la capacité de personnalisation en offrant moins d'options afin que les utilisateurs ne s'égarent pas. Le revers de la médaille, c'est que la capacité à personnaliser un logiciel s'accompagne souvent d'une forte courbe d'apprentissage. Déterminez le niveau de connaissances techniques de vos employés et de vos clients et comparez-le à votre besoin de personnalisation.
• Intégration : de nombreux logiciels de facturation s'intègrent à d'autres systèmes informatiques et utilisent des API (interfaces de programmation d'applications) pour importer et exporter des données entre les systèmes. Une entreprise peut, par exemple, créer une facture dans son logiciel de facturation en important les informations de contact d'un client de sa solution de CRM et ses dossiers d'achats d'un système de gestion des stocks. L'entreprise peut ensuite fournir la facture en l'exportant vers une solution d'envoi par e-mail. Un logiciel déployé à l'échelle de l'entreprise peut gérer toutes ces étapes, mais les intégrations permettent aux petites entreprises de développer des solutions abordables tout en continuant à utiliser leurs logiciels existants. Lorsque vous sélectionnez un logiciel de facturation, évaluez la facilité avec laquelle le système envisagé s'intègrera à vos outils de comptabilité, plateformes de paiements et autres applications.
• Gestion dans le cloud : faire migrer des données de facturation vers des serveurs en ligne sécurisés peut s'avérer bien plus sûr que d'utiliser la plupart des grands livres et tableurs hors ligne résidant sur votre disque dur. Si les solutions de serveur internes permettent la personnalisation, leur maintenance exige beaucoup de travail. Le vol de données clients et la divulgation d'informations commerciales représentent un risque énorme pour les petites entreprises qui s'efforcent de gérer elles-mêmes leur sécurité. Héberger des données dans des clouds gérés par des services de logiciels de facturation professionnels peut accroître la sécurité des données.

Principales tendances en matière de logiciel de facturation

• IA (intelligence artificielle) et machine learning : dans quelques années, les logiciels de facturation commenceront à intégrer une forme ou une autre d'IA. Les petites entreprises devront être en mesure de prévoir les habitudes d'achat des clients avec plus de précision et les logiciels identifieront les tendances en matière de recettes plus rapidement qu'une surveillance réactive n'est capable de le faire. Une étude de Capterra révèle que 53 % PME (petites et moyennes entreprises) utilisent ou prévoient d'utiliser une technologie d'IA d'ici un à deux ans.
• L'IoT (Internet des objets) : l'IoT permet aux objets de communiquer avec des personnes, des logiciels et d'autres objets. Des appareils peuvent vous signaler une foule de choses, comme l'arrivée d'une nouvelle facture. Le secteur a dépassé le stade de l'envoi des factures par e-mail. De nos jours, les notifications par appli sur des appareils mobiles et les haut-parleurs connectés occupent le devant de la scène. Les marques qui utilisent des applications et appareils IoT pour leur facturation sont mieux connectées à leurs clients. Les consommateurs utilisent de plus en plus les appareils connectés à Internet et la technologie vestimentaire connectée pour effectuer des achats. Certaines solutions logicielles de facturation peuvent traiter automatiquement des ventes instantanées sur des appareils avec IoT. Une étude de Capterra révèle que 73 % des PME utilisent ou prévoient d'utiliser une technologie d'IoT d'ici un à deux ans.