Les systèmes de billetterie sont des solutions qui gèrent et automatisent les tâches liées à une billetterie en ligne, en kiosque ou en guichet. Ils peuvent être utilisés pour n'importe quel événement, bien que les secteurs qui utilisent le plus souvent ces logiciels sont ceux des loisirs et du divertissement, tels que les théâtres, les parcs ou les festivals. Les logiciels de billetterie s'intègrent ou incorporent parfois d'autres processus, tels que le contrôle des stocks et le suivi des ventes. Ces applications peuvent également aider à la réservation des places, à l'affectation des intervenants et à la gestion liée à l'événement.

Parmi les fonctionnalités de base, figure la possibilité de fournir des services de réservation automatique permettant aux clients de choisir leur emplacement ou siège et de faire approuver ou non ce choix en fonction de règles prédéfinies. Le logiciel gère également les confirmations de commande pour les clients en ligne. Dans les situations où cela s'avère pertinent, un contrôle des inventaires peut également être incorporé pour que les réserves soient mises à jour lorsqu'une vente de billets a une incidence sur l'inventaire de l'organisateur.

La nature centralisée d'un système de billetterie permet souvent d'éviter des erreurs telles que la vente d'un trop grand nombre de billets ou la vente d'un même emplacement plusieurs fois. La gestion des billets à l'aide de l'un de ces systèmes implique moins de personnel, en particulier dans le cas des ventes en ligne où personne n'a pas besoin d'être impliqué dans la transaction, sauf si le client rencontre un problème.

Bien que les systèmes de billetterie se concentrent sur la vente de billets, ils sont étroitement liés à d'autres types de logiciels. Ceux-ci comprennent des logiciels tels que les logiciels pour borne interactive et les logiciels de gestion de stocks. Ce type de logiciel peut être utilisé conjointement avec ces autres solutions pour automatiser davantage les tâches liées à la vente de billets. Lors de l'achat d’une solution de billetterie, l'acheteur devra prendre en compte de nombreux facteurs : les niveaux de compétences techniques des employés qui utilisent le logiciel ainsi que toute formation qui pourrait devoir être financée. Cependant, la plupart de ces considérations tourneront autour des fonctionnalités que les solutions potentielles proposent. Les fonctionnalités "de base" sont présentes dans tous les logiciels de billetterie, tandis que les autres fonctionnalités sont susceptibles de différer d'un système à l'autre. En règle générale, pour être incluse dans la catégorie des systèmes de billetterie, la solution devra présenter la plupart (sinon toutes) des fonctionnalités suivantes :

• Un système convivial de mise en œuvre des événements qui rationalise le processus de création de nouveaux événements et leur mise en ligne pour que les clients puissent acheter des billets.
• La possibilité de promouvoir un événement et ses billets avec des logos personnalisés, également appelé "billetterie en marque blanche". Cette fonction est souvent une option payante.
• La prise en charge de plusieurs passerelles de paiement est une caractéristique essentielle, car le fait de ne pas proposer une certaine option de paiement recherchée par le client entrave de manière inéluctable la vente.
• Le système doit également permettre de procéder à un enregistrement lors d'un événement, afin que le système puisse être mis à jour pour indiquer qu'un participant spécifique est bien présent.
• La gestion des événements passe par l'email marketing, car les clients qui assistent à un événement en particulier sont plus susceptibles d'assister à d'autres événements du même type.
• La possibilité de personnaliser les tarifs est également importante, car la manière dont la tarification des événements et des billets est structurée peut considérablement influer sur l'attrait d'une offre.

Qu'est-ce qu'un logiciel de billetterie ?

Les logiciels de billetterie sont conçus pour améliorer l'efficacité, l'efficience et la rentabilité du processus de vente de billets d’un événement. Ces logiciels vous permettront de vendre des billets en réduisant au minimum le risque d'erreurs dans le processus de commercialisation et de réservation, tout en améliorant la satisfaction client.

Les clients s'attendent à pouvoir contrôler leur expérience lorsqu'ils assistent à un événement, ce que les organisateurs sont généralement heureux de leur offrir, mais cela peut compliquer le processus de commande. Une telle complexité multiplie les risques d'erreurs, comme la double réservation de sièges ou des ventes mal comptabilisées. Les systèmes de billetterie automatisent de nombreuses tâches, éliminant ainsi la possibilité d'une erreur humaine, tout en simplifiant considérablement le processus d'organisation.

Les entreprises qui doivent organiser des événements et vendre des billets se tournent plus volontiers vers ces logiciels, qui sont de plus en plus pensées pour le cloud. La possibilité pour une entreprise de mettre sa marque en avant lors d'un événement et de la présenter sur les billets dudit événement fait du logiciel SaaS une option intéressante. Cela permet de ne pas avoir à héberger un système centralisé de gestion de ventes de billets. Ce logiciel s'intègre également à d'autres systèmes connexes pour permettre une plus grande automatisation, comme la gestion des stocks et le contrôle des transactions. Dans de nombreux cas, des outils d'analytique sont inclus (ou en option) et permettent aux organisateurs d'obtenir des informations précieuses à partir de données recueillies lors de précédents événements.

Quels sont les avantages des logiciels de billetterie ?

Les logiciels de billetterie présentent plusieurs avantages, parmi lesquels l'amélioration de l'expérience client grâce à l'automatisation de la vente de billets. En outre, ils offrent un processus plus efficace qui implique moins de personnel dans les opérations. Certains avantages spécifiques incluent :

• Suivi précis des données : le suivi des données est essentiel lors de l'organisation d'un événement, notamment ceux qui regroupent des milliers, voire des dizaines de milliers de personnes. Une simple erreur de calcul peut entraîner l'arrivée d'un trop grand nombre de personnes sur le lieu de l'événement, obligeant les organisateurs à refuser des personnes malgré l’achat d’un billet. Ces logiciels de billetterie garantissent que toutes les données sont suivies avec précision.
• Possibilité de vendre des billets en ligne : la vente de billets uniquement au guichet impose des contraintes supplémentaires en raison des files d'attente. Cela décourage également certains clients, car ils ne voudront pas tous entreprendre cette démarche s'ils ne sont pas certains d'obtenir un billet. La vente de billets en ligne permet de résoudre ces deux problèmes.
• Mise en place d'un système plus rentable et plus durable : grâce à des solutions de billetterie, il n'est plus nécessaire de disposer de billets papier. Les participants peuvent se faire envoyer un code-barres par e-mail, qu'ils peuvent ensuite faire scanner sur leur téléphone à l'entrée. Cela supprime les frais de production des billets et accroît la durabilité de l'opération puisque moins de ressources sont nécessaires. Il est généralement toujours possible pour un client d'imprimer son billet.
• Réduction des files et temps d'attente : les clients qui ont déjà acheté leurs billets en ligne et qui savent qu'un siège bien spécifique les attend sont moins susceptibles d'arriver tôt. Cela se traduit donc par des files d'attente moins nombreuses et des temps d'attente plus courts.
• Contrôle des prix des billets : le fait de confier le processus de vente des billets à un seul système centralisé permet au gestionnaire de l'événement d'avoir un contrôle total sur le prix des billets.
• Assistance supplémentaire pour les équipes de billetterie : ce système peut être synonyme du renforcement du soutien aux équipes qui gèrent l'opération de billetterie. En effet, de nombreuses tâches seront prises en charge par le logiciel, ce qui libérera les équipes pour qu'elles puissent s'occuper d'autres points et apporter leur aide en cas de besoin.
• Création d'une expérience personnalisée pour les acheteurs : les clients aiment bénéficier d'expérience personnalisée lors d’un achat. Ce type de logiciel permet d’offrir une expérience personnalisée aux clients, comme en leur envoyant des e-mails de suivi contenant des itinéraires ou d'autres informations pertinentes au sujet de leur déplacement.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de billetterie ?

Les fonctionnalités des systèmes de billetterie visent à rendre le processus de vente de billets plus efficace pour le vendeur et plus agréable pour le client. Le logiciel vise généralement à automatiser autant que possible le processus. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes que l'on trouve dans les logiciels de billetterie :

• Simplification du processus d'organisation des événements : créer un nouvel événement, y compris la saisie des informations et l'établissement des prix, de façon simplifiée. Le logiciel vise généralement à rendre l'ensemble du processus (de la configuration à la mise en ligne de l'événement) aussi rapide et simple que possible. La simplicité de ce processus réduira également le temps consacré aux formations supplémentaires dont auront besoin les employés qui l'utiliseront.
• Options de passerelles de paiement multiples : même s'il s'agit d'une minorité de clients qui ne peuvent assister à un événement car ils ne peuvent payer en utilisant leur passerelle de paiement privilégiée, ce pourcentage n'est pas nul. On considère qu'il s'agit d'une bonne pratique commerciale que de faciliter autant que possible l'achat du client, quel qu'il soit. Les logiciels de billetterie facilitent généralement l'utilisation de plusieurs passerelles de paiement, offrant aux clients plus de choix.
• Fonctionnalité d'enregistrement pour les événements : bénéficier d'une fonctionnalité d'enregistrement permet un suivi précis et simple des personnes présentes à l'événement. Cette fonctionnalité se présente souvent sous la forme de codes-barres qui peuvent être scannés à l'entrée du lieu de l'événement. Le système est alors automatiquement mis à jour pour indiquer que le détenteur du billet en question est présent. En plus de savoir combien de personnes sont venues, cela peut également fournir des données pertinentes telles que les heures d'arrivée, qui peuvent être utilisées pour informer les décisions futures relatives aux horaires des événements ou savoir comment le système de file d'attente fonctionne.
• Personnalisation en marque blanche des événements et de la billetterie : le terme "marque blanche" est utilisé pour décrire la possibilité de personnaliser le site web et les billets d'un événement pour qu'ils correspondent à l'image de marque désirée. Cette fonctionnalité est généralement incluse dans les versions payantes, alors que les versions gratuites peuvent ne pas l'autoriser ou le proposer avec la marque de l'éditeur du logiciel sur les billets.
• Fonctionnalité d'email marketing : atteindre ses objectifs. Les personnes intéressées par certains types d'événements sont plus enclines à participer à d'autres événements. Il est donc utile de les tenir informées de ces événements par email. Les systèmes de billetterie facilitent souvent cette démarche.
• Analyses et rapports détaillés : de nombreuses solutions de billetterie fourniront des outils permettant d'obtenir une vision plus détaillée. Cela inclut la création de rapports explicatifs qui peuvent être utiles pour les futures réunions d'affaires, les appels d'offres et pour informer les supérieurs.
• Enregistrement et saisie ultérieure des données : le processus d'inscription lors de l'utilisation de solutions de billetterie est souvent une situation avantageuse tant pour l'organisateur que pour le client, surtout si ce dernier est susceptible de participer à d'autres événements. Cela permet au système de conserver un enregistrement de données, telles que les types de spectacles auxquels le client aime assister et les modalités de paiement. Pour les organisateurs, cela leur permet de prendre des décisions plus éclairées sur les produits à commercialiser.
• Tarification personnalisable : personnaliser les tarifs d’un événement est une composante importante qui est incluse dans les systèmes de billetterie. De nombreux frais sont généralement associés aux événements et aux sites, mais la possibilité de structurer ces frais de différentes manières peut créer une offre plus attrayante.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de billetterie ?

Lors de l'achat d'un logiciel de billetterie, il est essentiel de prendre en compte les types d'événements que l'organisateur va proposer. Un logiciel adapté à la tenue de petites manifestations en plein air ne sera pas forcément adapté à des concerts dans des stades. Ces solutions sont de plus en plus souvent proposées sous la forme d'un logiciel SaaS, ce qui signifie que l'hébergement, le développement et la maintenance du logiciel sont tous pris en charge par un même fournisseur à distance. Voici une liste de facteurs spécifiques à prendre en compte:

• Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciels ? Les premiers éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de billetterie sont ses fonctionnalités et savoir si celles-ci répondent aux besoins de l’entreprise. Ces besoins ne se limitent pas la possibilité d'envoyer des e-mails promotionnels aux utilisateurs enregistrés, mais également à des éléments tels que la prise en charge par le logiciel de toute contrainte légale ou réglementaire relative au lieu ou au type d'événements organisés.
• Quels sont les coûts associés ? De nombreuses solutions de billetterie sont des applications cloud natives de type logiciel en tant que service. Elles sont en général commercialisées sous forme d'abonnement, l'acheteur payant des frais mensuels, saisonniers ou annuels. Il est encore possible d'acheter directement un logiciel déployé localement, mais le coût initial et les avantages limités de ce type de logiciel font que cette option est de moins en moins courante.
• Le système de billetterie est-il adapté au type d'événements qui seront organisés ? De nombreux systèmes de billetterie visent à satisfaire tous les besoins liés au type d'événements organisés, mais ce n'est pas toujours le cas. Si un organisateur d'événements fait l'acquisition de ce logiciel, il est impératif de s'assurer que le logiciel choisi est adapté au type d'événements qu'il est susceptible de proposer.
• De quelle manière le logiciel traite-t-il les données clients ? Le traitement des données des clients est un sujet de préoccupation de premier plan, la vie privée et la sécurité de leurs données faisant l'objet d'un contrôle réglementaire. Si la plupart des fournisseurs de services s'efforcent de respecter les réglementations relatives aux données clients, il convient de s'assurer que la solution envisagée est conforme aux réglementations en vigueur dans les pays où elle sera exploitée.
• Le système de billetterie est-il compatible avec les logiciels dont vous aurez besoin ? Comme cela a été mentionné précédemment, les systèmes de billetterie s'intègrent à d'autres systèmes (tels que ceux de contrôle des stocks et de gestion des événements) pour mieux automatiser la vente de billets. Si le logiciel est acheté pour être associé à d'autres systèmes, il faudra s'assurer que le logiciel est compatible avec les systèmes déjà en place.
• Le logiciel dispose-t-il d'une assistance technique adéquate ? Bien que le logiciel automatise une grande partie du processus de vente, il y aura toujours des problèmes qui devront être résolus par un employé. Il est donc important de s'assurer que le logiciel choisi dispose de services d'assistance technique adéquats, tant pour les clients que pour les employés qui utilisent le logiciel.
• Le logiciel permet-il une personnalisation en marque blanche ? La valorisation de la marque est essentielle dans l'organisation d'événements. C’est pourquoi les organisateurs d'événements voudront apposer leur marque sur tout événement qu'ils sont en train d’organiser. Il est important de souligner que toutes les solutions ne proposent pas cette option par défaut et peuvent impliquer un niveau de service supérieur.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de billetterie ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de billetterie se rapportent à la possibilité pour les artistes d'entrer plus facilement en contact avec leurs fans, en proposant par exemple des forfaits VIP aux passionnés qui sont prêts à payer un supplément. Voici quelques-unes des tendances à suivre :

• Mesures prioritaires en matière de santé et de sécurité : la pandémie de COVID-19 et la menace implicite qu'elle représente ont fait apparaître une nouvelle série de défis pour les organisateurs d'événements, car les restrictions varient d'un endroit à un autre et peuvent même être continuellement modifiées dans certaines régions. Cette situation aura probablement des répercussions sur les systèmes de billetterie, comme l'intégration d'une fonction d'enregistrement des passeports de vaccination.
• Établissement de relations plus étroites avec les fans : dans le contexte des évolutions du digital, de nombreux acteurs du monde du spectacle estiment qu'il est plus efficace de travailler de manière indépendante et de s'adresser à un plus petit nombre de fans dévoués que de collaborer avec de grandes entreprises et d'avoir une base de fans aussi large que possible. Il est probable que cela se traduise par un plus grand nombre d'options permettant aux artistes d'offrir à leurs fans des avantages supplémentaires, tels que des billets VIP, des produits dérivés signés, etc.
• Outils de gamification et récompenses de fidélité : La gamification s'avère être un facteur de motivation efficace et les récompenses offertes par la fidélisation sont depuis longtemps reconnues à ce titre. Les systèmes de billetterie chercheront probablement à intégrer des éléments tels que les points de fidélité ainsi que les "succès ou accomplissements" dans leur logiciel.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• Capterra (Date de consultation : dimanche 29 mai 2022)