Logiciels ATS (Applicant Tracking System)

On appelle logiciels ATS (Applicant Tracking System) les solutions permettant aux entreprises de simplifier le processus de gestion et de suivi des candidatures. Ces solutions, parfois qualifiées de systèmes ATS, fonctionnent en général comme une base de données centralisée, entièrement consultable, qui peut être utilisée par les recruteurs pour conserver au même endroit, toutes les informations pertinentes sur les candidats, facilitant l'exploration et l'analyse.

L'une des principales utilisations des logiciels ATS est la vérification des compétences, des qualifications et des qualités des différents candidats par rapport aux exigences du poste. Cela permet ensuite aux recruteurs de classer les candidats en fonction des spécifications du poste, afin de pouvoir plus facilement affiner la liste des talents qui correspondent le mieux au poste.

En outre, les systèmes ATS peuvent faciliter certaines tâches comme l'analyse des CV et le profilage des candidats. Il est en général possible de filtrer la base de données pour identifier et distinguer facilement les candidats qui remplissent certains critères de ceux qui ne le font pas. En fin de compte, la valeur des solutions logicielles de ce type repose sur le fait qu'elles facilitent la collecte des données sur les candidats et le tri de ces données afin de prendre des décisions plus éclairées.

Les logiciels ATS peuvent également automatiser nombre des tâches de base associées au suivi, à la sélection et à la notation des candidats. Les entreprises peuvent ainsi économiser du temps et de l'argent et allouer ces ressources ailleurs. De plus, ces logiciels peuvent aider à prévenir certaines erreurs courantes lors du recrutement, comme le fait de ne pas considérer des candidats qui correspondent aux exigences ou de ne pas savoir quels sont les candidats les mieux adaptés globalement au poste.

Les solutions de ce type sont souvent classées dans la même catégorie que des outils similaires sur le marché, comme les logiciels de recrutement et les logiciels de publication d'offres d'emploi. Ces logiciels peuvent également être utilisés en combinaison avec des applications comme les logiciels de gestion du personnel et les logiciels de ressources humaines. Bien que les fonctionnalités puissent varier d'une solution à l'autre, la plupart intègrent des fonctionnalités de base similaires et la vaste majorité des outils de ce type permettent aux utilisateurs d'accomplir les tâches suivantes :

• Créer une base de données entièrement consultable contenant des informations pertinentes sur les candidats.

• Suivre les interactions avec les candidats au fur et à mesure de leur progression dans le processus de recrutement.

• Stocker les CV des candidats, convertir les CV en différents formats et en analyser les données.

• Identifier les meilleurs candidats, planifier les entretiens et les ajouter au calendrier.

Qu'est-ce qu'un logiciel ATS ?

Un logiciel ATS est un type de logiciel qui aide les entreprises en simplifiant le processus de suivi et de gestion des candidatures. Une application de ce type est un outil très précieux pour les recruteurs, car elle va en général fonctionner comme une base de données centralisée, dans laquelle on peut stocker et accéder à des informations importantes. La plupart des systèmes ATS prennent également en charge un système de recherche et de filtrage qui facilite la recherche de données.

Les informations sur les postes à pourvoir peuvent être stockées dans le logiciel, ainsi que les CV et les autres données fournies par les candidats. Il est donc plus facile pour les recruteurs de trier les candidats, d'identifier ceux qui remplissent au mieux les critères du poste et de suivre leur progression et leurs communications avec l'entreprise tout au long du processus de recrutement.

Les entreprises utilisent principalement les systèmes ATS pour simplifier leur recrutement, car le logiciel peut faciliter la prise de décision basée sur des preuves au sujet des candidats à suivre et des candidats à éliminer. Le logiciel peut également être utilisé à tous les stades du processus de recrutement. Les systèmes ATS permettent également de suivre en même temps les candidats à plusieurs postes à pourvoir, ce qui aide les entreprises à organiser les informations fournies, analyser les CV et consulter le statut actuel de chaque candidat.

En outre, les meilleurs systèmes ATS vont automatiser certaines des tâches les moins complexes et les plus prévisibles ou les plus répétitives associées à la sélection et au suivi des candidats. Cela peut faire économiser du temps et de l'argent aux entreprises et permettre aux personnes impliquées dans le recrutement de consacrer davantage de temps aux tâches qui ont vraiment besoin de leur attention.

Quels sont les avantages d'un logiciel ATS ?

Les avantages d'un logiciel ATS reposent principalement sur sa capacité à centraliser les informations les plus importantes recueillies par les entreprises et les recruteurs au sujet des candidats qui ont postulé à un poste en particulier. Cela peut simplifier différents aspects du processus de recrutement et aider les entreprises à obtenir globalement de meilleurs résultats. Pour aller plus loin, il peut être utile d'explorer certains des avantages spécifiques associés à l'utilisation d'un logiciel haute qualité de ce type. Les avantages les plus importants sont les suivants :

• Améliorer la qualité des nouvelles recrues : en capitalisant sur les diverses fonctionnalités offertes par les meilleures solutions ATS, les entreprises peuvent améliorer la qualité globale de leur processus de recrutement et par là même, améliorer la qualité de leur prise de décision. Grâce à une utilisation efficace de solutions ATS, les recruteurs pourront comparer plus facilement les candidats par rapport aux critères définis pour le poste à pourvoir. Cela peut s'avérer particulièrement précieux quand il y a un grand nombre de candidatures à traiter, car l'automatisation réalisée par le logiciel peut aider à affiner la liste des talents pour ne garder que ceux qui correspondent le mieux aux critères. Par conséquent, la probabilité sera plus grande de sélectionner les meilleurs candidats pour le stade de l'entretien. De même, ceux qui ont peu de chances de correspondre au poste, en fonction des données fournies, peuvent être éliminés bien en amont.

• Améliorer l'efficacité globale du recrutement : l'automatisation et le côté pratique associés à la centralisation des données des candidats peuvent se combiner pour améliorer l'efficacité globale du processus de recrutement d'une entreprise. Grâce à l'automatisation, les candidats peuvent rapidement se voir attribuer une note en fonction de leurs compétences, de leurs qualifications et d'autres facteurs. Cela peut considérablement accélérer la tâche d'identification des meilleurs candidats et de ceux qui ne correspondront probablement pas au poste en question. En même temps, la base de données principale simplifie, pour les recruteurs et les autres personnes concernées, la recherche d’informations pertinentes sur un candidat en particulier et de trouver tous les candidats qui remplissent des critères spécifiques. Le résultat final est un processus plus rapide qui permet de consacrer moins de temps à des tâches comme l'analyse des CV. Cela peut s'avérer utile dans le cas où le poste vacant doit être pourvu le plus rapidement possible.

• Identifier les traits de caractère intéressants ou sous-estimés : l'un des avantages les moins évidents à première vue associés à l'utilisation d'un logiciel ATS est la capacité à identifier les traits de caractère intéressants qui peuvent ne pas avoir été identifiés lors de la publication de l'offre d'emploi. Une telle capacité est particulièrement bénéfique dans un monde qui évolue, dans lequel le télétravail est devenu plus courant et où, après la pandémie de COVID-19, 34 % des travailleurs ont déclaré qu'ils avaient acquis de nouvelles compétences pendant la crise, selon une enquête Capterra de 2021. Le logiciel ATS permet de faciliter l'identification des tendances parmi les candidats qui ont postulé à un poste vacant. Cela peut ensuite aider les entreprises et les recruteurs à identifier les compétences, qualifications ou traits de caractère non pris en compte, mais qui sont courants et intéressants.

• Évaluer les différents canaux de recrutements : un autre avantage important de l'utilisation de solutions ATS est la capacité d'évaluer la qualité et les taux de réussite associés aux différents canaux de recrutement. De nombreux logiciels proposent des options d'intégrations à différents outils de publication d'offres d'emploi, plateformes de réseaux sociaux, cabinets de recrutement et autres canaux similaires. À partir de là, il est plus facile de voir quels sont les canaux qui attirent les meilleurs candidats, quels sont ceux qui attirent un grand nombre de candidats et ceux qui en attirent peu. Cela permet ensuite aux entreprises de prendre les mesures appropriées pour optimiser leur stratégie de recrutement.

Quelles sont les fonctionnalités clés d'un logiciel ATS ?

Les fonctionnalités d'un logiciel ATS peuvent varier considérablement. Il est donc important pour ceux qui sont à la recherche d'une option gratuite ou payante d'explorer complètement les différentes options disponibles et de comprendre ce qu'elles ont à offrir. Ceci étant dit, il existe des fonctionnalités qui sont si répandues dans cette catégorie de logiciels qu'elles peuvent être considérées comme caractéristiques, tandis que d'autres sont extrêmement courantes et présentes dans la plupart des solutions. Parmi les fonctionnalités les plus courantes et les plus importantes d'une solution ATS, on peut citer :

• Le suivi des candidats : suivez la progression des candidats tout au long du processus de candidature afin d'identifier plus facilement ceux qui présentent le meilleur potentiel. À un niveau simple, le suivi des candidats peut inclure la collecte de toutes les communications avec chaque candidat, afin de pouvoir y accéder ou s'y référer facilement ultérieurement, ainsi que l'attribution de notes qui peuvent aider les personnes impliquées dans le processus de recrutement à mieux comprendre chaque candidat et ce qu'il a à offrir. Les solutions plus avancées peuvent également comprendre différents outils permettant de suivre les différents stades du développement d'un candidat ou sa progression dans les évaluations, les examens d'entrée ou les vérifications des antécédents qui peuvent être nécessaires. En fin de compte, cela offre aux entreprises une meilleure compréhension du statut de chaque candidat dans le processus et des étapes suivantes.

• La publication des offres d'emploi : publiez des annonces pour les postes à pourvoir sur différentes plateformes et différents canaux. En règle générale, les offres d'emploi pourront inclure les compétences et les qualifications exigées. Indiquer clairement ces exigences aux candidats avant qu'ils ne postulent peut vous aider à réduire le temps passé à étudier les CV de candidats qui ne présentent pas les qualités requises. Les meilleurs logiciels ATS vont également permettre d'enregistrer les annonces afin de réutiliser les informations de base si le même poste est de nouveau à pourvoir. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour les entreprises qui connaissent un taux de roulement élevé.

• Les profils des candidats : enregistrez les informations sur chaque candidat qui postule à un poste et stockez et gérez ces données via la création de profils de candidats. Ces profils peuvent ensuite être combinés pour former une base de données centralisée des candidats, dans laquelle les recruteurs peuvent facilement trouver les informations sur les candidats quand ils en ont besoin. Les informations contenues dans ces profils peuvent inclure des données personnelles et des coordonnées, mais aussi les qualifications, compétences, certificats, références professionnelles, expériences professionnelles et noms des employeurs actuels. Toutes ces données peuvent être consultées à l'aide d'une simple commande de recherche ou en appliquant des filtres dans la base de données principale des candidats. Il est ensuite rapide et facile de trouver des candidats présentant des compétences, qualifications ou caractéristiques spécifiques.

• La recherche dans les CV : stockez les CV des candidats et faites-en un référentiel consultable. Les meilleures solutions ATS permettent de stocker les CV dans un seul et même endroit et la fonction de recherche intégrée rend la recherche des informations importantes contenues dans ces CV rapide et facile (en fonction du nom figurant sur le CV, mais également des informations qu'il contient). Ainsi, par exemple, un recruteur pourrait utiliser les outils de recherche fournis pour identifier les candidats qui présentent des qualifications spécifiques ou des mots-clés dans leur CV ou encore les candidats qui ont indiqué avoir occupé un poste spécifique précédemment.

• L'analyse des CV : automatisez les aspects du stockage, de l'extraction des données et de l'analyse des CV envoyés par les candidats. Nombre des meilleures solutions ATS permettent aux utilisateurs de stocker tous les CV qu'ils ont reçus des candidats, puis de les convertir dans un format standard, ce qui facilitera l'extraction des informations les plus importantes. Chaque CV se voit ensuite attribuer une entrée unique dans la base de données et les outils d'analyse permettent de trier les CV selon des règles et une logique. L'analyse des CV ou l'extraction de données des CV peuvent également aider les recruteurs à attribuer des notes aux CV et à trouver des mots-clés spécifiques qui peuvent être très importants pour le processus de recrutement, comme des mots contenus dans les descriptions de postes. Cela permet d'aboutir à un classement simple et efficace des candidats. Grâce à l'intelligence artificielle et au machine learning, l'intégralité du processus d'extraction des données et de classement des candidats peut s'effectuer sans intervention humaine, tout en obtenant des niveaux similaires de précision, ce qui permet aux recruteurs de consacrer davantage de temps à des tâches plus complexes.

• La planification des entretiens : identifiez les candidats les plus prometteurs et placez-les dans la phase entretien du processus de recrutement. Les entretiens peuvent être programmés à l'aide du logiciel ATS et, dans la plupart des cas, ce dernier va se synchroniser avec les autres applications de calendrier utilisées. Cela signifie que les entretiens organisés par une entreprise peuvent être ajoutés automatiquement à son calendrier principal, avec des notifications et des alertes quand la date approche. Si un entretien doit être reprogrammé ou complètement annulé, cela peut en général aussi se faire dans la solution ATS. Toutes les parties concernées seront donc informées du changement.

• Les cabinets de recrutement : intégrez le logiciel ATS à des cabinets de recrutement tiers afin que les informations et les données obtenues par chaque canal alimentent au final la même base de données ATS. Les meilleurs outils de ce type convertissent automatiquement les CV reçus par les cabinets de recrutement et les stockent dans le format normalisé utilisé dans le secteur du suivi des candidatures. L'intégration à des cabinets de recrutement peut également permettre de mieux connaître les canaux de recrutement qui fonctionnent bien et ceux qui n'attirent pas de bons candidats et savoir où des ajustements stratégiques sont nécessaires pour obtenir des résultats optimaux.

La page de catégorie logiciels ATS de Capterra permet de simplifier le tri des options disponibles, en fonction des fonctionnalités qu'elles comprennent et des avis qu'elles ont reçus des autres utilisateurs. Cela rend la recherche d'un logiciel bien plus simple pour les acheteurs, car ils peuvent filtrer les solutions qui n'offrent pas les fonctionnalités recherchées, tout en garantissant qu'on ne leur présente que les options qui pourraient être utiles ou viables.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel ATS ?

Avant d'acheter un logiciel ATS, divers facteurs doivent être évalués. Après tout, les recruteurs et les entreprises doivent être sûrs d'acquérir la meilleure solution pour leurs exigences spécifiques, plutôt que simplement choisir la solution qui présente la plus large gamme de fonctionnalités ou globalement les meilleurs avis. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir consiste à se poser quelques questions et à y répondre. Voici quelques exemples de ces questions :

• Les solutions ATS peuvent-elles s'intégrer à d'autres logiciels ? Les solutions ATS peuvent jouer un rôle précieux dans les entreprises modernes, en aidant à la gestion des candidats aux postes vacants actuels ou futurs. Cependant, le logiciel doit fonctionner en tant que partie d'un ensemble plus large de logiciels actuellement utilisés. Pour cette raison, les acheteurs doivent se demander si les solutions étudiées peuvent s'intégrer aux différentes applications et outils qu'ils utilisent actuellement. Cela peut concerner l'intégration aux logiciels marketing, aux logiciels de gestion de la relation client, aux logiciels de bases de données, aux logiciels de gestion du personnel, etc. Les acheteurs doivent également se renseigner sur le bon fonctionnement du logiciel avec leur système d'exploitation et leurs appareils actuels et sur les problèmes de compatibilité éventuels qui devront être résolus lors de l'installation du logiciel.

• Combien coûte un logiciel ATS ? La question du coût est importante lors de l'achat d'un logiciel, mais avec les logiciels ATS, il est crucial pour les entreprises et les recruteurs de ne pas prendre en compte uniquement le prix d'achat. Bien qu'il existe des coûts initiaux importants pour nombre des meilleures solutions, en particulier concernant le déploiement sur site, ce qu'il faut vraiment prendre en considération, ce sont le coût total de possession et l'utilisation à long terme. Cela signifie réfléchir aux coûts permanents que certaines solutions peuvent entraîner, comme un logiciel cloud qui inclut des frais d'abonnements ou les coûts liés à la formation des employés pour qu'ils puissent utiliser efficacement le logiciel. Un autre point essentiel est le coût qui peut être associé au support technique ou aux dépenses nécessaires sur le long terme pour assurer la mise à jour du logiciel. Un déploiement sur site pourra aussi nécessiter des dépenses en termes de stockage supplémentaire. En même temps, avec les solutions hébergées dans le cloud, des frais d'onboarding ou des frais basés sur le nombre total d'utilisateurs peuvent exister.

• Quelle est la meilleure méthode de déploiement d'un logiciel ATS ? Il y a un autre point essentiel à considérer lors de l'achat d'une solution ATS, c'est la méthode de déploiement qui fonctionnera le mieux. Il existe deux options principales dans ce domaine : le déploiement sur site et le déploiement dans le cloud, les deux approches ayant leurs avantages et leurs inconvénients. On parle de déploiement sur site lorsqu’une entreprise achète un logiciel, l'installe sur ses systèmes et gère le stockage des données en interne. Les coûts initiaux sont souvent élevés, mais il n'y a en général pas de frais d'abonnement sur le long terme. En revanche, le déploiement dans le cloud est très peu coûteux au départ et a tendance à fonctionner selon un modèle d'abonnement, ce qui rend prévisibles les coûts sur le long terme. Le stockage des données et la responsabilité de la mise à jour du logiciel incombent à un prestataire de services tiers, mais les solutions cloud présentent de très gros avantages en termes d'accès à distance, de partage des données et de capacité à accéder au logiciel depuis une large gamme d'appareils.

• Quelles sont les solutions ATS les plus populaires ? La question de savoir quels systèmes ATS jouissent du plus grand degré de popularité est complexe, mais cela peut être important de prendre en compte ce facteur. La popularité seule ne garantit pas qu'une solution logicielle en particulier va être adaptée aux besoins spécifiques d'une entreprise, mais cela peut être un bon indicateur des solutions fréquemment utilisées par les autres entreprises. De plus, la popularité peut être une information précieuse en d'autres termes. Par exemple, plus un système ATS est populaire, plus il est probable que d'autres solutions soient conçues pour pouvoir s'y intégrer. En outre, les solutions qui connaissent un niveau de popularité élevé sont également plus susceptibles de disposer d'une large gamme d'options d'assistance en ligne en raison de leur grand nombre d'utilisateurs.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels ATS ?

Les tendances les plus pertinentes des logiciels ATS sont un autre point important à prendre en compte lors de l'étude des différentes options. Il est important pour les recruteurs et les entreprises d'acheter une solution qui a été conçue en connaissant non seulement les tendances actuelles en matière de recrutement, mais également les tendances qui émergent lentement et celles qui vont probablement devenir très importantes dans les années à venir. En gardant cela à l'esprit, voici les tendances les plus importantes qu'il faut connaître :

• Le télétravail devient de plus en plus populaire : selon une étude de Capterra menée en 2020 (article disponible en anglais), 55 % des employés pensent que leur entreprise pourrait fonctionner à distance de façon permanente. De nombreux facteurs influencent le développement des modèles de télétravail ou de travail hybride et cette popularité peut varier considérablement selon les différents secteurs, mais la présence d'un certain degré de télétravail devient quasiment la règle générale. Cela peut avoir des effets directs sur le choix des systèmes ATS et d'autres solutions logicielles, car les entreprises doivent pouvoir fonctionner en étant certaines que l'application qu'elles ont choisie peut être utilisée par des personnes qui pourront être en télétravail. Cela est particulièrement utile dans le cas où les employés utilisent leurs propres appareils personnels.

• L'essor des logiciels cloud : les solutions logicielles cloud proposées sous forme de SaaS deviennent de plus en plus populaires et il y a plusieurs raisons qui l'expliquent. Tout d'abord, un logiciel cloud peut plus facilement s'adapter au développement des modèles de télétravail et de travail hybride précédemment cités, car les données stockées dans le cloud sont accessibles de partout, à l'aide de pratiquement tout appareil connecté à Internet via un navigateur web. Deuxièmement, un logiciel cloud a tendance à présenter des coûts initiaux plus faibles, même si les coûts à long terme sont plus élevés en raison du modèle sur abonnement. Cela permet aux entreprises d'acquérir le logiciel et de commencer à en bénéficier sans avoir à faire un investissement initial important. Troisièmement, les solutions cloud sont gérées par des prestataires de services tiers et cela signifie que les entreprises peuvent leur transférer la responsabilité de la maintenance et de la sécurité des données.

• Les services d'optimisation des CV : les recruteurs utilisent de plus en plus l'intelligence artificielle et le machine learning pour analyser les CV donnant naissance au concept d'optimisation des CV. Cela fonctionne comme l'optimisation pour les moteurs de recherche, mais au lieu de créer du contenu pour que les moteurs de recherche le trouve, le contenu est créé de sorte que les systèmes ATS lui attribuent une note élevée. Cela implique en général l'utilisation d'un format standard, le déploiement d'en-têtes communes et l'inclusion de mots-clés sélectionnés dans la description du poste. Les candidats se familiarisant avec ce concept et les avantages potentiels qu'il peut offrir, il est probable que l'on voit de plus en plus de services payants d'optimisation des CV. Les entreprises doivent y faire face, comprendre que les systèmes ATS ne sont pas entièrement infaillibles et élaborer des stratégies pour éviter les situations où des CV bien optimisés obtiennent de meilleures notes que les CV de personnes très qualifiées qui n'ont pas optimisé leur CV de cette façon.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. 65 % des employés n’ont reçu aucune formation malgré les récents défis professionnels - Blog Capterra (Date de consultation : jeudi 23 décembre 2021)

2. 59% des PME sont passées au télétravail à travers le monde - Blog Capterra (Date de consultation : mardi 28 décembre 2021)