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Logiciels de gestion documentaire

Un logiciel de gestion de documents automatise le processus dans son intégralité, de la création au stockage, en passant par la distribution dans l'entreprise. Il sert ainsi à augmenter l'efficacité tout en réduisant les coûts et l'encombrement de la gestion de documents. L'outil de gestion documentaire fournit des solutions pour un large éventail de besoins en matière de documents, allant des éléments peu spécifiques et très volumineux tels que les formulaires standard à des éléments très spécifiques et peu volumineux comme la correspondance biunivoque. Parcourez notre liste de produits pour trouver le logiciel de gestion de documents en Belgique qui répondra à vos besoins. Vous pouvez également sélectionner les logiciels de gestion de documents gratuits. Voir aussi : logiciel de gestion des ressources informatiques et logiciel de gestion des connaissances.

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Simple système logiciel de contrôle documentaire permettant d'importer, de gérer, de contrôler et de signer vos documents. En savoir plus sur Orcanos
Orcanos DMS (Document Management Software), intégré à la plateforme Orcanos ALM et QMS, est une solution cloud à petit prix qui permet aux entreprises de créer, d'archiver, de suivre, de chercher et de signer électroniquement toute la documentation relative à la planification, à la conception, au développement, à la fabrication, au service, etc. Orcanos Document Management est une solution idéale pour les secteurs réglementés (p. ex., les appareils médicaux), en simplifiant les processus de gestion de la qualité et en éliminant les risques. En savoir plus sur Orcanos

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Solution de publication de contenu dynamique basée sur le web avec des fonctionnalités telles que le transfert de connaissances et le reporting. En savoir plus sur Fluid Topics
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Avec cette solution, vous pouvez traiter rapidement les factures d'achat, notifications de service, confirmations de commande, formulaires de commande ou bons de livraison. En savoir plus sur WhiteVision
Vous souhaitez traiter et réserver des documents entrants de manière simple et efficace dans votre ERP (Enterprise Resource Planning) ? WhiteVision vous apporte la solution. Avec cette solution, vous pouvez traiter rapidement et facilement chaque facture d'achat, notification de service, confirmation de commande, formulaire de commande ou bon de livraison. De cette façon, vous avez le temps de vous concentrer sur les tâches difficiles qui apportent plus de valeur à votre entreprise. En savoir plus sur WhiteVision

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NAGIX permet aux organisations de transformer efficacement et automatiquement de gros volumes de documents en PDF entièrement accessibles En savoir plus sur Nagix
NAGIX est un système de documents numériquement accessible avancé qui permet aux organisations de gérer efficacement et automatiquement ! transformer de grandes quantités de documents en PDF accessibles conformes à UA, au profit des malvoyants et conformément aux lois et réglementations obligeant les organisations à fournir à leurs clients des formulaires et des documents accessibles. En savoir plus sur Nagix

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Enregistrez et classez les e-mails directement depuis Outlook 365 vers SharePoint et Teams. En savoir plus sur Email Manager for Microsoft 365
Simplification de la saisie d'e-mails et de la collaboration Repensez la saisie et le partage des connaissances dans la nouvelle ère de la mobilité Microsoft 365 (anciennement Office 365). Enregistrez les e-mails et les pièces jointes Outlook dans la version Microsoft 365 de SharePoint et de Microsoft Teams depuis n'importe quel appareil. Partagez des liens vers des fichiers avec vos pairs et envoyez plusieurs e-mails et pièces jointes à la fois sur ces plateformes de collaboration. Tirez parti des performances des fonctionnalités de gouvernance des données de Microsoft avancée en marquant votre contenu avec des étiquettes. En savoir plus sur Email Manager for Microsoft 365

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LogicalDOC est une solution intuitive et hautement performante qui offre la puissance de la gestion de documents d'entreprise aux entreprises de taille moyenne En savoir plus sur LogicalDOC
LogicalDOC aide tous les types d'organisations dans le monde entier à prendre le contrôle de la gestion des documents, avec une attention particulière à la récupération rapide de contenu et à l'automatisation des processus métier. Cette solution permet à votre équipe de créer, de cocréer et de coordonner n'importe quelle quantité de documents. Avec LogicalDOC, vous augmenterez la collaboration et la productivité grâce à l'interface web de nouvelle génération, à l'intégration dans Microsoft Office et Outlook et à l'importation automatique à partir de vos dossiers partagés. En savoir plus sur LogicalDOC

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Alobees est une application web et mobile de suivi de chantier pour les professionnels du bâtiment. En savoir plus sur Alobees
Alobees propose aux professionnels du bâtiment une application web et mobile simple et intuitive pour simplifier le suivi de vos chantiers. Véritable alternative à Excel, vous pouvez planifier tous vos ouvriers et suivre leurs heures de travail en un clic. Alobees vous permet également de favoriser la communication entre les équipes en facilitant le partage de documents et en communiquant sur les fils d'actualités spécifiques à chaque chantier. Vous pouvez aussi assigner des tâches spécifiques et suivre leur réalisation. Grâce à Alobees, gagnez du temps ! En savoir plus sur Alobees

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Un logiciel de gestion des documents et de bibliothèque multimédia dans une solution intégrée, sécurisée et économique. Nombre illimité d'utilisateurs dans tous les plans. En savoir plus sur Filecamp
Filecamp est une solution cloud de gestion documentaire qui aide les entreprises à organiser et à partager leurs supports numériques tels que des images, des vidéos et des directives en matière d'image de marque. Filecamp a un nombre illimité d'utilisateurs dans tous les plans, chaque utilisateur recevant son propre ensemble d'autorisations utilisateur et d'autorisation d'accès aux dossiers. Des options de personnalisation uniques garantissent que votre système de gestion documentaire corresponde à votre guide de marque. Plus de 1 000 marques provenant de plus de 60 pays s'appuient sur Filecamp pour gérer leurs ressources numériques et leurs directives en matière d'image de marque. En savoir plus sur Filecamp

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Solution de gestion de contenu d'ingénierie permettant une gestion flexible des révisions et une prise en charge des flux de travaux pour les projets et les documents uniques. En savoir plus sur Meridian
Solution de gestion de contenu d'ingénierie permettant une gestion flexible des révisions et une prise en charge des flux de travaux pour les projets et les documents uniques. En savoir plus sur Meridian

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Bitrix24 est une plateforme gratuite de gestion des documents utilisée par plus de huit millions d'entreprises dans le monde. Elle est disponible dans le cloud et sur site. En savoir plus sur Bitrix24
Bitrix24 est une plateforme gratuite de gestion des documents utilisée par plus de huit millions d'entreprises dans le monde. Elle est disponible dans le cloud et sur site (accès au code open source). Lecteur personnel, de groupe et d'entreprise, synchronisation et partage de fichiers, accès mobile, édition de documents en ligne et hors ligne, édition multi-utilisateur, etc. En savoir plus sur Bitrix24

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Rationalisez la gestion des documents dans l'ensemble de votre entreprise avec UpSlide. Augmentez la productivité et assurez la conformité de la marque. En savoir plus sur UpSlide
UpSlide est une des principales solutions d'identité visuelle de marque et de productivité pour les entreprises. L'éditeur est spécialisé dans l'assistance aux entreprises de services financiers et professionnels telles que KPMG, HSBC, Mazars et UniCredit. Plus de 50 fonctionnalités permettent aux professionnels de plus de 60 pays de créer et de distribuer plus rapidement des rapports irréprochables et conformes à leur marque, ce qui leur permet d'économiser jusqu'à douze heures par mois dans Excel, Word, PowerPoint et Power BI. En savoir plus sur UpSlide

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Donnez les moyens d'être la première fois dans la fabrication et l'ingénierie de maintenance sur site avec des instructions de travail numériques, des listes de contrôle et des SOP (Standard Operating Procedure). En savoir plus sur SwipeGuide
Favorisez l'excellence de la main-d'œuvre grâce au travail numérique standard. La plateforme et les applications SwipeGuide permettent aux fabricants de produits alimentaires et de boissons d'améliorer leurs connaissances opérationnelles et leurs performances sur les sites, les lignes et les équipes. Les clients, y compris Heineken, PepsiCo, Orkla et Coca-Cola, améliorent leur taux de satisfaction au premier coup (+26 %) tout en améliorant la rétention des connaissances de 25 %. Le travail numérique standard favorise l'excellence opérationnelle. SwipeGuide le fournit d'une manière qui a enfin du sens. En savoir plus sur SwipeGuide

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Syracuse Document Management est une plateforme documentaire qui capitalise vos connaissances et valorise vos informations stratégiques En savoir plus sur Syracuse
Vous faites face à une difficulté croissante de valorisation et de gouvernance de vos ressources documentaires ? Optez pour Syracuse Document Management ! LA plateforme "tout en un" qui référence les contenus numériques (documents bureautiques, images, sons, vidéos) et physiques, agrège les sources de données externes et diffuse l'information depuis un intranet ou un portail, point d'accès unique aux fonds documentaires. Conçue spécifiquement pour les professionnels de la documentation, Syracuse s'enrichit de fonctions de veille, d'éditorialisation des contenus et de communication pour mieux valoriser l'information. En savoir plus sur Syracuse

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ShareGate, une solution de gestion prête à l'emploi pour Microsoft 365 qui fonctionne toujours. En savoir plus sur ShareGate
La solution couvre les migrations majeures comme les opérations quotidiennes sur Teams et SharePoint. ShareGate est une solution de gestion prête à l'emploi pour Microsoft 365 qui fonctionne toujours. Adoptée par plus de 75 000 administrateurs informatiques, ShareGate transforme M365 en l'environnement collaboratif et sécurisé qu'il devrait être. Commencez à organiser votre client en quelques minutes, créez votre stratégie de gestion axée sur les bonnes pratiques et automatisez le libre-service pour les utilisateurs avec les garde-fous que vous avez configurés. En savoir plus sur ShareGate

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AppQual est un logiciel web de gestion de la qualité et QHSE. Il vous permet de gérer tous vos plans d'action, audits, non-conformités, réclamations... En savoir plus sur AppQual
AppQual est un logiciel web de gestion de la qualité et QHSE. Il vous permet de gérer tous vos plans d'actions, audits, non-conformités, réclamations, .... Ergonomique, AppQual est également très facile à mettre en place et très simple pour éditer vos indicateurs. AppQual vous permet également de gérer votre documentation QHSE, vos checklists, votre matrice de compétences, vos évaluations de fournisseurs, vos AMDEC, vos workflows. AppQual peut être utilisé en version multi-sites et multi-langues. En savoir plus sur AppQual

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Application web conçue pour stocker, créer et modifier des feuilles de calcul et des documents en ligne. Des modèles, des graphiques et des outils de commentaire sont disponibles.
Application web conçue pour stocker, créer et modifier des feuilles de calcul et des documents en ligne. Des modèles, des graphiques et des outils de commentaire sont disponibles. En savoir plus sur Google Docs

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Une plateforme de partage de fichiers qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des contacts, des photos, des vidéos, des présentations, des enregistrements et plus encore.
Une plateforme de partage de fichiers qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des contacts, des photos, des vidéos, des présentations, des enregistrements et plus encore. En savoir plus sur Google Drive

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Stockez et partagez facilement du contenu sur cloud à partir de Google Docs, de fichiers Microsoft Office et de fichiers traditionnels dans Dropbox.
Stockez et partagez facilement du contenu sur cloud à partir de Google Docs, de fichiers Microsoft Office et de fichiers traditionnels dans Dropbox, facilitant ainsi la gestion de tous vos fichiers importants. Dropbox Business est un espace de travail numérique approuvé par plus de 300 000 équipes commerciales dans le monde entier et plus de 50 % des entreprises du Fortune 500 pour ses fonctionnalités de synchronisation de fichiers, de collaboration, d'administration et de sécurité qui évoluent au fur et à mesure que vos équipes se développent. En savoir plus sur Dropbox Business

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Un éditeur de documents pour travailler en équipe. Travaillez dans un seul et même document avec les membres de votre équipe ou des personnes extérieures à votre entreprise. Observez les modifications effectuées par les autres personnes à mesure de leur saisie, communiquez via le chat intégré et posez-leur des questions en ajoutant des commentaires. Créez, modifiez et partagez des documents depuis votre iPhone, votre iPad ou vos appareils Android. En savoir plus sur Google Workspace

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Logiciel de partage de fichiers basé sur le web, qui vous permet d'accéder et de partager des fichiers et des photos sur PC, Mac, Android et iOS.
Logiciel de partage de fichiers basé sur le web, qui vous permet d'accéder et de partager des fichiers et des photos sur PC, Mac, Android et iOS. En savoir plus sur OneDrive

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DocuSign modifie les méthodes de travail en permettant à quiconque de traiter des données en toute confiance à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil.
DocuSign modifie les méthodes de travail en permettant à plus de 250 000 entreprises et 100 millions d'utilisateurs dans 188 pays d'envoyer, de signer et de traiter des accords en toute confiance à tout moment, en tout lieu et sur n'importe quel appareil. DocuSign remplace les documents papier soudains, d'impression, de télécopie et de numérisation pour effectuer des transactions commerciales. Leur technologie permet aux organisations de toutes tailles, de tous secteurs et de toutes régions géographiques de rendre chaque accord entièrement numérique pour faire progresser les affaires. En savoir plus sur DocuSign

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Box est une plateforme de gestion de documents, de biens et de contenus.
Mettez à niveau votre stratégie de gouvernance de l'information avec la gestion du cycle de vie sur place dont votre organisation a besoin pour réduire les risques sans affecter la productivité. Rationalisez la façon dont vous gérez le cycle de vie du contenu qui alimente les processus métier avec des calendriers de rétention flexibles, la conservation pour la découverte défendable et la gestion des éliminations. En savoir plus sur Box

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Partage et visualisation des applications et des postes de travail, outils d'annotation, messagerie instantanée, diapositives web et tableaux blancs.
Partage et visualisation des applications et des postes de travail, outils d'annotation, messagerie instantanée, diapositives web et tableaux blancs. En savoir plus sur Microsoft SharePoint

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monday.com Work OS permet de créer, centraliser, suivre et automatiser facilement tous les processus documentaires de votre entreprise.
Avec monday.com Work OS, vous pouvez créer, stocker et gérer tous les documents et formulaires en un au même endroit. Automatisez la création et l'approbation des documents pour accroître l'efficacité et minimiser les erreurs, partagez et collaborez en temps réel sur des documents et optimisez la sécurité en les centralisant en un seul endroit. Suivez et examinez les modifications antérieures grâce à ma recherche de documents et normalisez les processus documentaires pour que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d'onde. monday.com permet une gestion efficace des documents, dans un espace de travail collaboratif. En savoir plus sur monday.com

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Logiciels de gestion documentaire : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion documentaire ?

Un logiciel de gestion documentaire permet de créer, d'archiver et de partager différents types de documents comme des formulaires et des contrats standard ou encore des conversations et échanges privés. Les fonctionnalités offertes par ce type d'applications incluent la capture d'image, la recherche de documents et la gestion des accès pour vous permettre de gérer facilement tous vos documents professionnels.

Avantages d'un logiciel de gestion documentaire

Les solutions de gestion documentaire peuvent favoriser la transformation numérique de votre entreprise en éliminant progressivement les documents papier.

La liste ci-dessous présente quelques avantages des solutions de gestion documentaire :

  • Accès à distance 24h/24 à tous les documents de l'entreprise
  • Meilleure collaboration grâce au partage de fichiers
  • Protection des documents confidentiels contre les accès non autorisés, le cybercrime, les attaques de ransomware et les catastrophes naturelles
  • Réduction des coûts liés aux archives physiques

Fonctionnalités clés des logiciels de gestion documentaire

  • Numérisation des documents : tirez parti de la technologie de capture d'image pour numériser vos documents papier. Les plateformes avancées incluent également des fonctions de recherche et d’OCR (reconnaissance optique des caractères).
  • Stockage de documents : stockez, consultez, partagez et modifiez des documents sur une plateforme commune.
  • Recherche en texte intégral : recherchez des fichiers et documents en saisissant des mots-clés dans la zone de recherche.
  • Contrôle des accès et autorisations : gérez les autorisations d'accès aux documents pour des individus ou un groupe d'utilisateurs tout en désignant les personnes autorisées à consulter et/ou modifier des documents.
  • Outils de collaboration : partagez des documents avec des individus ou des groupes en leur permettant de modifier ces documents et d'en ajouter de nouveaux.
  • Archive documentaire : créez un répertoire centralisé pour stocker vos données confidentielles et vos archives.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion documentaire

  • Capacités d'intégration : pour qu'une solution de gestion documentaire exprime son plein potentiel, la meilleure solution est de l'intégrer à d'autres systèmes métiers clés comme les CRM (systèmes de gestion des relations clients), les systèmes de gestion des ressources humaines et les solutions de comptabilité. Ces intégrations vous aident non seulement à tirer parti des capacités de stockage et de partage des systèmes de gestion documentaire, mais aussi à rechercher des documents spécifiques dans tous les services de votre entreprise. En l'intégrant à une solution de comptabilité, un logiciel de gestion documentaire vous aide à indexer et archiver des documents comptables et financiers de manière efficace, ce qui permet de retrouver rapidement des documents pour les présenter lors d'un audit interne ou externe.
  • Sécurité des données : outre les nombreuses menaces externes auxquelles elles font face (piratage, violations de données, etc.), les PME doivent également protéger leurs données contre diverses menaces internes (comme les vols commis par l'employé). Étant donné que les systèmes de gestion documentaire font office de salle des archives dématérialisée où sont conservés tous les documents métiers stratégiques d'une entreprise, ils sont d'autant plus susceptibles de subir des violations de données. Pour s'assurer qu'aucune donnée ne sera perdue ou volée, il est important de choisir un système de gestion documentaire qui intègre les derniers protocoles de sécurité et méthodes de protection des données. Ces protocoles de sécurité incluent le chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits et le chiffrement SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
  • Numérisation des documents et acquisition d'images : la numérisation des documents et la création d'images vous permettent de scanner des documents papier et de les indexer à l'aide de mots-clés. En associant le stockage numérique à un système d'indexation précis, vous retrouvez plus facilement les documents que vous avez numérisés. Certains produits proposent également des fonctions d’OCR (reconnaissance optique des caractères) qui permettent de convertir des documents manuscrits au format numérique. Si vous gérez une grande quantité de documents papier, pensez à sélectionner des produits qui incluent cette fonctionnalité.

Principales tendances en matière de logiciels de gestion documentaire

  • Les entreprises demandent des intégrations plus étroites entre les logiciels de gestion de projets et les logiciels de gestion documentaire : la collaboration interfonctionnelle est au cœur de nombreux projets. Pour améliorer leur efficacité opérationnelle, les entreprises adoptent progressivement des outils unifiés qui permettent de ne plus perdre de temps à jongler entre plusieurs outils. C'est pourquoi de nombreuses entreprises souhaitent intégrer leur système de gestion de projets à leur système de gestion documentaire, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de partager des documents tout en travaillant sur un projet commun.
  • La gestion documentaire met le cap sur les appareils mobiles : alors que l'utilisation des appareils mobiles se généralise très largement, l'adoption de fonctionnalités mobiles devient une réelle priorité pour les PME. À l'avenir, les éditeurs de logiciels vont proposer de plus en plus de services mobiles comme des interfaces réactives, des applications et des portails client.