Logiciels de gestion de contrats

Un logiciel de gestion de contrats permet aux entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs de créer, stocker et gérer les contrats, tout au long de leur cycle de vie. Ces systèmes aident les utilisateurs à rédiger des contrats, à définir les modalités et conditions du contrat et à effectuer le suivi des étapes essentielles. Une plateforme de gestion de contrats bien organisée permet aux entreprises de gérer efficacement leurs relations avec leurs fournisseurs, prestataires, employés et clients, au fur et à mesure que l'activité s'étend.

Avantages d'un logiciel de gestion de contrats

• Amélioration de la productivité : la rédaction de contrats est une tâche fastidieuse et chronophage qui nécessitent une supervision légale et des modifications à chaque étape. La plupart des entreprises n'ont pas de temps à revendre et un logiciel de gestion de contrats peut améliorer votre efficacité en matière de création des contrats, grâce à l'utilisation de modèles prédéfinis nécessitant peu d'ajustements pour satisfaire les besoins de votre entreprise. Ceci permet aux entreprises d'économiser du temps et des efforts et d'atteindre les étapes de publication et de signature en un temps réduit.
• Organisation de l'entreposage : les entreprises ont besoin d'entreposer et de gérer un nombre important de contrats ainsi que de pouvoir retrouver un contrat archivé, ce qui peut s'avérer être un cauchemar en termes opérationnels si vous stockez des exemplaires papier. Un logiciel de gestion de contrats vous facilite la tâche en stockant dans un référentiel numérique organisé l'ensemble de vos contrats. Les utilisateurs peuvent y effectuer des recherches en quelques clics et même filtrer les données, par nom, date, région, valeur de l'opération et plus encore.
• Atténuation des risques : une étude menée par Gartner révèle que de 60 à 80 % des opérations B2B sont désormais gérées par le biais de contrats. Cela signifie que le non-respect d'une clause d'un contrat ou qu'un délai manqué résulte non seulement en une perte de revenu, mais porte également atteinte à l'image d'une marque. D'autres études suggèrent que l'inefficacité en matière de gestion des contrats peut entraîner une perte de revenu pouvant aller jusqu'à 9,2 % du revenu annuel, une perte significative, quelle que soit la taille de votre entreprise. Un système de gestion de contrats mis en œuvre de manière appropriée aide toutes les parties prenantes d'un contrat à se conformer à toutes les clauses et conditions convenues et à effectuer le suivi des étapes/échéances principales définies par le contrat. Ces systèmes peuvent également atténuer les risques imprévus en alertant les parties prenantes de sorte qu'elles renouvellent les contrats avant leur date d'expiration et évitent l'interruption de service.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de gestion de contrats

• Rédaction de contrat : établissez les clauses et conditions générales d'un contrat.
• Gestion des documents : gérez vos contrats et documents associés en les classant par catégorie.
• Gestion du flux de travail : définissez, affectez, exécutez et surveillez les activités commerciales, selon un ordre séquentiel.
• Gestion du cycle de vie des contrats : gérez tous les processus impliqués dans le cycle de vie d'un contrat, de l'ébauche à la signature, en passant par la négociation et jusqu'à l'expiration ou le renouvellement.
• Suivi de la progression : gardez un œil sur tous les jalons importants du contrat et vérifiez que toutes les clauses et conditions ont bien été mises en œuvre/exécutées, selon les termes du contrat.
• Recherche en texte intégral : recherchez des contrats et documents associés (ainsi qu'une partie du contenu) à l'aide d'une chaîne de texte.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de contrats

• Sécurité des données contractuelles : les contrats sont des actifs cruciaux pour toute entreprise, c'est pourquoi assurer leur sécurité est primordial. La plupart des logiciels de gestion de contrats existants sur le marché sont basés sur le cloud, ce qui signifie qu'il est essentiel d'évaluer les normes en matière de sécurité des données de toute solution que vous envisagez d'acquérir, ainsi que les normes de sécurité du fournisseur de logiciel. Vérifiez si le logiciel est conforme aux normes du secteur et si le fournisseur des services cloud fournit aussi des services de sauvegarde et de restauration adéquats.
• Capacités de recherche de texte et niveaux de reporting : les solutions avancées de gestion de contrats doivent être capables de rechercher non seulement les contrats et les documents qui leur sont associés, mais aussi du contenu présent à l'intérieur de ces documents, à l'aide de requêtes textuelles avancées. Cherchez une solution qui est en mesure d'analyser les données contractuelles et de présenter les renseignements pertinents dans un tableau de bord analytique, une solution qui peut afficher des termes clés, mais aussi effectuer le suivi des échéances et jalons importants. Dans l'idéal, le système devrait être en mesure de notifier les utilisateurs s'il identifie des anomalies dans l'exécution d'un contrat.

Principales tendances en matière de logiciel de gestion de contrats

• L'IA (intelligence artificielle) et le machine learning vont améliorer la gestion des contrats : les fournisseurs de logiciels de gestion de contrats ont commencé à ajouter des capacités d'IA et de machine learning à leurs solutions. L'IA permet d'analyser les conditions générales mentionnées dans une ébauche de contrat pour en améliorer les clauses et phrases et rédiger un contrat plus solide. L'IA peut aussi améliorer la capacité de recherche de contrats et de données contractuelles, surtout lorsque la recherche doit être effectuée parmi des milliers de contrats.
• Les contrats sont plus complexes qu'ils ne l'ont jamais été : les entreprises étendent leurs activités à de nouvelles régions, ce qui les amènent à rompre avec leurs anciennes traditions commerciales et à adopter de nouvelles méthodes pour conclure plus d'affaires. Les contrats personnalisés offrant diverses options de licence sont de plus en plus recherchés. Attendez-vous à ce que cette tendance à passer du contrat traditionnel unique pour tous à des modèles de contrat personnalisés se poursuive.