Logiciels de gestion du personnel

Introduction

Logiciel de gestion du personnel est le nom donné aux applications qui permettent aux entreprises et à leurs dirigeants de planifier, d'effectuer le suivi et de gérer l'allocation des ressources humaines, ainsi que de répondre aux besoins des employés. Aussi connu sous le nom de système de gestion du personnel ou logiciel de gestion des ressources humaines, ce type d'outil permet de gérer les informations personnelles des employés, de créer et de distribuer des plannings de travail, de rationaliser les opérations, d'automatiser les processus prévisibles, d'effectuer le suivi des présences et des absences et de surveiller les opérations commerciales. En outre, un logiciel de gestion du personnel de qualité permettra aux utilisateurs de tirer parti des données existantes afin de faire des prévisions basées sur des preuves concernant les futurs besoins de l'entreprise.

Un des composants essentiels d'une solution de gestion du personnel est la base de données du personnel. Celle-ci comprend généralement les noms, coordonnées, postes actuels, données relatives aux salaires, date d'embauche et d'autres informations importantes, toutes stockées dans un format normalisé. Ces outils servent généralement aussi à organiser les plannings de travail et à les communiquer aux personnes concernées. Certaines solutions offrent bien d'autres possibilités et permettent aux employés d'apporter des modifications à leur propre planning, offrant aux collaborateurs un plus grand contrôle et une plus grande souplesse.

La plupart des applications de qualité sur le marché permettent aussi de suivre des indicateurs de performance. Cette capacité est utile pour les évaluations des performances du personnel et elle aide les responsables à offrir des formations ou du coaching approprié selon les besoins. En outre, la capacité de surveiller les horaires de travail, la présence et la conformité implique que ce type de logiciel s'avère être une solution de gestion du personnel polyvalente adaptée à un large éventail d'entreprises.

Ces différentes fonctions offertes par les logiciels de gestion du personnel, font qu'il sont souvent apparentés aux logiciels de planning du personnel, aux logiciels de gestion des talents et aux logiciels de gestion des absences. Dans de nombreux cas, ce type de logiciel peut être utilisé en association avec les progiciels mentionnés plus haut et certaines fonctions seront alors redondantes, le logiciel de gestion du personnel pourra alors remplacer le besoin d'utiliser certains programmes.

Il convient de noter que les fonctionnalités précises offertes par les solutions de gestion du personnel peuvent varier de manière significative d'une solution à l'autre. Et ceci est d'autant plus vrai si la solution est dédiée à un secteur d'activité spécifique. Néanmoins, la plupart des solutions disponibles sur le marché offriront les mêmes fonctionnalités de base et permettront aux utilisateurs de :

• Gérer les informations importantes, y compris les coordonnées et informations d'embauche
• Utiliser les données actuelles et antérieures pour anticiper les besoins en ressources humaines
• Consulter la disponibilité des employés, affecter des tâches, créer des plannings de travail
• Effectuer le suivi, consulter et modifier les horaires de travail et la présence/l'absence de chaque employé
• Évaluer les performances des collaborateurs, à l'aide de KPI (Key Performance Indicator)

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du personnel ?

Les logiciels de gestion du personnel sont conçus pour aider les entreprises dans la planification et la gestion des ressources humaines, ainsi que des besoins du personnel. Les logiciels de ce type peuvent être considérés comme une solution tout-en-un, qui permet de tout gérer, des plannings de travail à la planification des ressources, en passant par la surveillance des absences et le suivi de la performance. Le fait de pouvoir effectuer toutes ces tâches à partir d'un seul emplacement optimise l'efficacité et offre une plus grande commodité.

Un des composants essentiels de la plupart des systèmes de gestion du personnel est la capacité de consolider des informations importantes relatives aux employés et à leurs fonctions. Ainsi, une des fonctionnalités courantes est le stockage des informations importantes dans une base de données du personnel, qui contient notamment les informations personnelles, coordonnées, contrats d'embauche, données salariales et chiffres relatifs à la présence. Cette base de données centralise toutes les données à un emplacement unique pour un accès rapide et facile. En outre, le stockage centralisé des informations dans le logiciel de gestion du personnel permet d'éviter les problèmes de compatibilité qui pourraient autrement survenir si plusieurs programmes différents étaient utilisés.

Un logiciel de gestion du personnel peut, fondamentalement, aider les entreprises à améliorer leur organisation dès à présent et à mieux se préparer aux événements futurs. Le composant de prévision permet aux dirigeants d'anticiper les difficultés ou les défis à surmonter à l'avance, de prendre des mesures pour atténuer les risques et de résoudre ou de réduire les problèmes auxquels font face les employés avant qu'ils ne deviennent significatifs. Dans le même temps, le suivi des performances permet d'évaluer les performances du personnel et de mettre en place les formations nécessaires.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion du personnel ?

Les avantages procurés par un logiciel de gestion du personnel sont largement liés à sa capacité à rassembler plusieurs outils en une seule application, ce qui contribue à améliorer l'efficacité des tâches liées à la gestion de l'entreprise. Toutefois, les réels avantages que vous pouvez retirer de l'utilisation d'une telle application vont bien plus loin que la simple amélioration de l'efficacité. Il est donc important de les connaître et de les prendre en compte avant de prendre une décision d'achat. Voici quelques-uns des avantages principaux :

- Rationalisation des fonctions de gestion : la possibilité d'utiliser une seule application pour mener un éventail de tâches et de fonctions de gestion est l'un des avantages majeurs procurés par un logiciel de gestion du personnel. Un système complet permettra aux responsables de réaliser des actions qui auraient autrement nécessité plusieurs applications différentes. En outre, la possibilité d'effectuer ces tâches à partir d'un seul système offre aussi de nouvelles opportunités d'intégration. La centralisation des informations clés peut aussi réduire le temps nécessaire à la saisie des données et permettre aux employés de se concentrer sur d'autres activités ou opérations plus importantes.

- Options d'automatisation : de nombreux outils de gestion du personnel disponibles sur le marché offrent des options permettant d'automatiser certains processus, notamment l'organisation du planning. En général, ces options permettent de créer un planning sur la base des informations relatives à la disponibilité des employés, lesquelles peuvent être ajoutées par les employés eux-mêmes. Le cas échéant, cette capacité permet de gagner du temps. L'automatisation peut aussi aider à mettre en évidence les taux d'absentéisme dépassant un certain seuil ou encore l'augmentation ou la chute des performances, permettant ainsi d'intervenir rapidement pour y pallier. Les outils d'examen de la conformité peuvent aussi offrir des capacités permettant d'identifier automatiquement les non-conformités, permettant de prendre des mesures pour apporter les améliorations nécessaires.

- Identification des points forts et des points faibles : certaines solutions permettent de suivre des KPI et d'identifier les domaines dans lesquels l'entreprise a de bonnes performances ainsi que les domaines nécessitant d'être améliorés. Ensuite, vous pouvez analyser les causes de ces succès ou de ces lacunes afin d'y remédier. Lorsque les responsables et autres dirigeants cernent mieux les points forts et les points faibles des différents employés, départements et filiales, ils peuvent prendre des mesures appropriées afin d'améliorer les performances de l'entreprise.

- Informer les prises de décisions relatives à l'embauche et à la formation : l'un des avantages majeurs à disposer d'un logiciel qui peut prévoir les besoins en ressources humaines, est que ces informations peuvent servir dans le cadre des prises de décisions relatives à l'embauche et à la formation. En outre, ces décisions peuvent être prises avant même que le besoin ne devienne pressant. S'il est prévu qu'une augmentation de la demande va affecter un domaine spécifique de l'entreprise, les cadres peuvent prendre des décisions afin de former le personnel en conséquence ou d'embaucher de nouveaux employés pour gérer la charge de travail supplémentaire. Parfois, le logiciel prévoit une augmentation des besoins en personnel sur une courte période et cela permet de recruter un personnel temporaire plutôt que d'investir dans de nouveaux employés à plein temps, qui ne seront plus utiles passé un certain stade.

- Améliorer la satisfaction des employés : la capacité de gérer plus efficacement les plannings du personnel permet une plus grande flexibilité. En outre, l'examen des performances peut aussi augmenter la satisfaction des employés. Une plus grande clarté sur les quarts de travail permet d'améliorer le moral et de suivre les performances, de sorte à identifier les employés les plus performants. Les logiciels de gestion du personnel offrent la capacité de donner aux employés un sentiment de reconnaissance pour leur travail. Enfin, la possibilité d'effectuer le suivi des heures de travail fournie par la plupart des applications dans cette catégorie permet d'améliorer la satisfaction en garantissant que chaque employé est payé, de manière équitable, exacte et dans les délais.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion du personnel ?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion du personnel servent principalement à gérer les questions quotidiennes liées aux employés, au planning du personnel, aux besoins des employés et de l'entreprise. Il convient de noter que les fonctionnalités offertes par chaque application peuvent sensiblement varier, mais que la majorité des solutions comprendront les mêmes fonctions et caractéristiques de base. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel de gestion du personnel :

- Base de données des employés : créez et gérez une base de données complète comprenant toutes les informations importantes relatives aux employés, telles que leurs noms, coordonnées, date d'embauche, détails de contrat d'embauche, description de poste et informations relatives aux salaires. Pouvoir conserver toutes ces informations en un seul endroit dans un format standardisé, permet à chaque personne qui en a besoin d'accéder à ces informations. Elles peuvent être mises à jour et la base de données peut être partagée entre plusieurs départements et plusieurs sites. En outre, les modifications apportées sont actualisées en temps réel afin que chacun puisse y accéder. Des contrôles d'accès permettent de protéger la confidentialité des informations contre les personnes non autorisées. En outre, les logiciels de gestion du personnel offrant des capacités de base de données fourniront aussi une fonctionnalité de recherche étendue.

- Prévision sur les besoins en ressources humaines : exploitez les données actuelles et historiques pour identifier des tendances et faire des prévisions informées sur la base de preuves concernant les futurs besoins en ressources humaines. La capacité de prévoir précisément les besoins en personnel au sein d'une entreprise peut s'avérer cruciale en vue d'établir des plans pour l'avenir et de répondre aux pénuries d'employés de manière opportune. Par exemple, si les données internes montrent que les besoins en personnel augmentent tous les étés, il est simple d'identifier cette tendance et de prendre des mesures à l'avance, avant même l'apparition de conséquences négatives sur l'entreprise.

- Planning du personnel : établissez des plannings de travail, identifiez les changements de charges de travail et allouez des quarts aux employés en prenant en compte les besoins des employés, leur disponibilité, les niveaux de qualifications et la spécialisation et d'autres informations importantes. En fin de compte, la fonctionnalité de planning du personnel d'un système de gestion du personnel permettra d'établir des plannings réalistes, applicables, qui conviennent à toutes les parties impliquées et qui réduisent le besoin d'y apporter des changements sans préavis. Toutefois, lorsque des modifications doivent être apportées, ceci peut être facilement effectué de sorte que chaque employé en prend connaissance et sait que qu'on attend de lui. Les solutions haut de gamme peuvent aussi offrir une fonction de planning automatisé, afin de créer des plannings de travail en fonction des données présentes dans le système et de modèles prédéfinis, ainsi que d'autres informations importantes. Les plannings automatisés contribuent à augmenter l'efficacité des plannings et permettent d'éliminer quelques-uns des problèmes courants pouvant être associés aux erreurs humaines.

- Horaires et présence : effectuez le suivi, surveillez et gérez les horaires de travail des employés, pour connaître précisément les présences et les absences et le nombre d'heures travaillées. En outre, cela permet d'enregistrer les congés maladies, les absences lors de jours fériés et les congés maternité ou paternité, de sorte à obtenir un tableau complet de la présence de chaque employé. Le suivi des heures de travail et des absences est essentiel pour identifier les tendances ou les circonstances pouvant mener à des absences, des pénuries de personnel ou au contraire de sureffectifs et pour répondre à un tas d'autres questions. La fonctionnalité de gestion des horaires et des absences fournie par les logiciels de gestion du personnel peut améliorer l'exactitude des fiches de paie, réduire les litiges autour des salaires et garantir que chaque litige trouve une résolution rapide.

- Suivi du respect de la conformité : enregistrez les informations importantes concernant le respect de la conformité en un endroit centralisé et surveillez les opérations commerciales, pour garantir le respect des normes, lois et réglementations au sein de l'entreprise. Parmi les informations qui peuvent être conservées, on trouve généralement des certificats, des conventions collectives, des réglementations spécifiques au secteur d'activité, les lois sur la discrimination et d'autres lois du travail et réglementations plus générales. Ce référentiel permet aux employés de se référer aux normes, de fournir des formations, de vérifier la conformité des opérations avec les lois sur le travail et d'identifier tout problème potentiel ou non-conformité.

- Indicateurs de performance :consultez et surveillez les indicateurs de performance pertinents relatifs à chaque employé et au personnel dans son ensemble. En comprenant mieux vos performances et si certains domaines doivent être améliorés, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées concernant le recrutement, la formation et le coaching. En outre, les indicateurs de performance vous permettent de mener des évaluations du personnel et de témoigner votre reconnaissance en récompense des efforts déployés. Cette capacité est particulièrement importante lorsque les employés travaillent à distance. En fait, une étude menée par Gartner (disponible en anglais) a révélé que la reconnaissance des employés est l'un des six domaines à privilégier pour maintenir les niveaux de performance des employés.

Le répertoire des logiciels de gestion du personnel de Capterra est destiné à faciliter votre choix, en classant les différentes options logicielles disponibles en fonction des fonctionnalités offertes. En utilisant nos outils de tri, vous pourrez affiner votre recherche pour n'afficher que les solutions fournissant les fonctionnalités dont vous avez besoin. Cela implique que vous ne perdez pas de temps à vous intéresser à un logiciel qui ne convient pas à vos besoins et pouvez vous concentrer sur les applications qui présentent les plus grands avantages pour vous.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion du personnel ?

Avant d'acheter un logiciel de gestion du personnel, plusieurs choses doivent être prises en compte afin d'identifier le progiciel qui répondra le mieux aux besoins de l'entreprise. Une bonne approche à adopter est de se poser certaines questions sur le logiciel et son fonctionnement, ainsi que sur les besoins de l'entreprise et la manière dont le logiciel sera utilisé pour y répondre. Ainsi, les questions suivantes peuvent vous aider à prendre votre décision d'achat :

- À quoi serviront les outils de gestion du personnel ? Cette simple question peut vous aider à réfléchir aux différentes fonctionnalités proposées dans les solutions disponibles sur le marché et à vérifier si elles répondent à des besoins. Il convient de noter que chaque entreprise peut utiliser ce type de logiciel de manières complètement différentes. Par conséquent, le meilleur logiciel de gestion du personnel pour le secteur de la sécurité peut ne pas répondre aux besoins d'un call center ou d'une entreprise qui développe des logiciels. Réfléchissez attentivement aux fonctions qui comptent le plus pour votre entreprise ou aux outils spécifiques dédiés à votre secteur d'activité. Exploitez ensuite ces informations pour affiner votre recherche.

- Combien coûte un logiciel de gestion du personnel ? Le coût est un facteur important qui influence toute décision d'achat. Aussi, vérifiez le budget dont vous disposez pour l'achat d'un tel logiciel. En revanche, le coût initial seul ne suffit pas à évaluer le coût total associé à l'achat du logiciel. La meilleure approche consiste à calculer le coût total de possession. Autrement dit, de prendre en compte les frais d'abonnement, le cas échéant, si le logiciel est fourni sous la forme d'une solution SaaS, de calculer les coûts d'installation et de configuration et de penser à tout autre frais associé, comme la formation du personnel et l'assistance technique.

- Le logiciel de gestion du personnel peut-il s'intégrer aux outils existants ? Bien que les logiciels de gestion du personnel de qualité offrent généralement un large éventail de fonctions différentes, il est peu probable qu'un progiciel donné permette de réaliser toutes les tâches essentielles. Ainsi, il sera certainement nécessaire d'utiliser d'autres progiciels et il est donc important de vérifier leur compatibilité ou les possibilités d'intégration. Essayez par conséquent de choisir une solution compatible aux appareils des employés, aux logiciels existants ou un logiciel qui ne causera pas d'interférence majeure avec les processus actuels.

- Quel est le modèle de déploiement à privilégier ? Le déploiement sur site avec stockage des données en interne n'est qu'une seule des approches possibles. Il est essentiel d'évaluer toutes les alternatives avant de se décider. Il est possible par exemple de déployer le logiciel sur site et d'utiliser un stockage en ligne ou de choisir une option entièrement basée dans le cloud, impliquant de payer des frais d'abonnement à une société tierce. Une telle société est responsable de fournir l'accès au logiciel cloud, de mettre à jour le logiciel à l'avenir et d'assurer la protection des données stockées dans le cloud. Chaque méthode de déploiement présente des avantages et des inconvénients. Ainsi pour déterminer quel modèle de déploiement est le meilleur pour vous, vous devrez prendre plusieurs facteurs en compte. Les modèles avec abonnement permettent de réduire l'investissement initial et de prévoir les coûts fixes encourus, mais le déploiement sur site offre un meilleur contrôle et évite de se retrouver engagé dans un abonnement sur le long terme.

- Le logiciel de gestion du personnel propose-t-il une version mobile ? De nombreuses entreprises ont adopté seulement récemment les modèles de télétravail ou de travail hybride, tandis que d'autres ont toujours eu des employés travaillant sur le terrain, ayant besoin d'un accès aux plannings de travail à partir d'un appareil mobile. Si cela s'applique à votre cas de figure, il vaut la peine de vérifier parmi les solutions disponibles, lesquelles proposent une application mobile ou un accès à la base de données centrale au moyen d'un navigateur web mobile.

- Quelles fonctionnalités en option peuvent être utiles ? Outre les fonctionnalités de base généralement similaires pour toutes les solutions de cette catégorie, chaque solution propose des fonctions en option, qui peut varier significativement. Voici quelques exemples : système de paie intégré, outil de recrutement, gestion des workflows et échange de quarts pour les employés, leur permettant de prendre le quart d'un collègue ou de passer le quart à un collègue. Ces options complémentaires permettent souvent de se décider entre plusieurs solutions qui proposent les mêmes fonctions de base. Essayez de réfléchir aux fonctions supplémentaires dont vous pourriez bénéficier et choisissez en conséquence.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion du personnel ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion du personnel s'axent principalement sur l'évolution de la technologie numérique et des logiciels dans leur ensemble, surtout dans le monde du travail. Par exemple, l'adoption accrue du télétravail et l'accent mis sur la protection des données ont entraîné une augmentation des investissements dans les technologies cloud et les utilisateurs ont désormais des attentes plus élevées concernant les capacités d'automatisation des logiciels. Les principales tendances à connaître en matière de logiciel de gestion du personnel sont les suivantes :

- Popularité croissante des logiciels cloud : une des tendances récentes les plus significatives est l'adoption accrue de la technologie cloud. En fait, une enquête réalisée par Gartner (disponible en anglais) révèle que la majorité des entreprises ont l'intention de poursuivre ou d'augmenter leurs dépenses dans le domaine du cloud computing dans un futur proche et que les défis posés par la pandémie de COVID-19 ont accéléré cette transition, car les entreprises ont été en mesure de percevoir les avantages en termes de fourniture d'accès à une main-d'œuvre distribuée. Cette tendance est un facteur important à prendre en compte avant d'opter pour un logiciel de gestion du personnel, car certains de vos employés pourraient avoir besoin d'accéder au logiciel à distance et les solutions cloud permettent d'obtenir cet accès facilement et en toute sécurité.

- Capacités d'IA (intelligence artificielle) améliorées : l'IA est en constante évolution et s'améliore de manière continue. En outre, à la fois l'IA et le machine learning élargissent les capacités des logiciels de gestion du personnel. Par exemple, certaines options offriront la possibilité d'automatiser les plannings ou des fonctions similaires et pourront apprendre des informations disponibles pour créer des plannings intelligents sur la base des disponibilités du personnel et des besoins de l'entreprise. Ces capacités non seulement permettent d'optimiser les plannings, mais permettent aussi de réduire les erreurs, car des personnes faites de chair et de sang peuvent négliger certaines données, alors que l'IA ne le peut pas. En revanche, les solutions de qualité proposant ces fonctions permettront aussi de modifier les plannings générés automatiquement par le biais de l'IA, de sorte que l'intervention humaine s'associe à l'IA lorsque cela est nécessaire.

- Évolution des attentes des employés : les employés ont désormais des attentes plus élevées, ils veulent des horaires flexibles et la possibilité de travailler de chez eux, lorsque cela est approprié. Ainsi, ce facteur est important à considérer avant d'opter pour un logiciel, car certains offriront un accès à distance plus facilement que d'autres. Au-delà de cette question, il y a aussi un examen de plus en plus minutieux des contrats "zéro heure". Les personnes liées par ce type de contrait souhaitent recevoir un volume de travail équitable et avoir la possibilité de refuser un travail. Dans un tel contexte, le composant de planning du personnel s'avère encore plus important, car les employés peuvent avoir besoin d'y accéder et de disposer de l'autorisation de modifier ou d'échanger des quarts de travail.

- Des solutions logicielles plus complètes : enfin, les logiciels de gestion du personnel étant en évolution constante, de plus en plus de solutions disponibles sur le marché offrent davantage un vaste éventail de fonctionnalités, plutôt que des fonctionnalités dédiées à des domaines spécifiques. Il n'est pas rare de voir des logiciels qui offrent à la fois base de données, planning, suivi de la conformité, système de paie, surveillance des performances, prévisions des besoins en ressources humaines et gestion des workflows, dans une seule solution. Ce type de solution peut répondre aux besoins de start-up ou d'entreprises cherchant à simplifier leurs opérations.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Gartner Identifies Six Initiatives HR Can Undertake to Help Managers Maintain Employee Performance and Engagement During the Coronavirus Pandemic (Gartner identifie six initiatives que les RH peuvent adopter pour maintenir la performance et l'engagement des employés durant la pandémie de Coronavirus) - Gartner.com (Date de consultation : vendredi 1er octobre 2021)

2. Gartner Predicts the Future of Cloud and Edge Infrastructure - (Gartner prévoit l'avenir de l'infrastructure cloud et edge) - Gartner.com (Date de consultation : vendredi 1er octobre 2021)