Les logiciels de signature électronique (ou de signature numérique) permettent de capturer en toute sécurité les signatures électroniques grâce à la cryptographie. Ces types de systèmes permettent aux utilisateurs de joindre électroniquement une image de signature à un document. Les solutions de signature électronique vérifient l'identité du signataire, permettant d'accélérer la procédure de signature de document dans son ensemble.

Avantages d'un logiciel de signature électronique

• Processus de signature efficace : la gestion des processus manuels de signature de document peut être fastidieuse et chronophage. Les méthodes manuelles de signature nécessitent de localiser les différentes personnes qui doivent apposer leur signature sur un document et de transférer manuellement le document d'un signataire à un autre. Les solutions de signature électronique permettent aux utilisateurs de définir un processus de travail selon différentes logiques de routage, par exemple un routage parallèle (le document est alors signé par plusieurs signataires sans ordre particulier), en série (le document est signé par plusieurs signataires selon un ordre spécifique) ou mixte (combinaison des routages parallèle et en série). Les utilisateurs peuvent aussi consulter en temps réel le statut des signatures nécessaires dans un tableau de bord.
• Conformité avec les exigences/normes facilitée : selon le secteur d'activité des entreprises, les documents peuvent devoir respecter certaines normes/exigences et inclure, entre autres, des filigranes, des certificats d'exécution et des signatures d'autorisation. La non-conformité peut résulter en une dénonciation de contrat. Un outil de signature électronique facilite le respect de la conformité en forçant l'application des normes au point d'utilisation. Par exemple, les solutions de signature électronique génèrent automatiquement des certifications d'exécution aussitôt que chaque transaction est réalisée. Certaines solutions offrent aussi des pistes d'audit, qui consignent les activités associées au document du début à la fin (y compris les transferts, l'impression, la signature et le refus d'un signataire).
• Conclusion rapide des affaires : la gestion des signatures sur papier nécessite de passer du temps à transférer physiquement les documents d'un signataire à un autre et les efforts déployés au suivi peuvent être énormes. Le processus est encore plus compliqué si les documents doivent être signés par des personnes ne se trouvant pas dans la même ville ou dans le même pays. Les logiciels de signature électronique simplifient ce processus en permettant aux utilisateurs de signer les documents de manière électronique, à l'aide de diverses méthodes de vérification, ce qui accélère les transactions et ainsi de conclure les affaires plus rapidement.

Fonctionnalités clés des logiciels de signature électronique

• Authentification : déterminez et vérifiez l'identité des signataires et leur signature par email, SMS, appel téléphonique, via leurs profils sur les réseaux sociaux et la géolocalisation.
• Signature électronique : signez les documents dans le système logiciel et assurez-vous que seul le destinataire légitime signe le document.
• Piste d'audit : suivez les modifications apportées au document, affichez les horodatages des modifications et vérifiez toute modification de propriété d'un document.
• Signature mobile : capturez une signature à l'aide d'une application mobile ou d'une interface web.
• Signataires multipartites : partagez des documents avec plusieurs utilisateurs et collectez plusieurs signatures en parallèle, en série ou de manière combinée.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de signature électronique

• Méthodes d'authentification : les méthodes d'authentification sont ce qui rend l'utilisation des logiciels de signature électronique sûre. Plusieurs méthodes d'authentification existent : par email, code d'accès, téléphone et par le biais des profils sur les réseaux sociaux. Certains produits offrent une vérification par géolocalisation qui capture les coordonnées GPS au point de la signature et valide les signataires sur la base de leur emplacement. Avant d'acheter un logiciel de signature électronique, vous devriez déterminer vos besoins et des politiques d'authentification, afin de choisir un produit qui les satisfont.
• Application mobile : le personnel mobile des entreprises ne cessant de croître, les applications mobiles sont devenues une véritable nécessité. Ces applications permettent aux utilisateurs de réaliser différentes tâches lors de leurs déplacements, assurant ainsi l'efficacité et la rapidité des opérations. Les solutions de signature électronique mobiles permettent de prendre des photos des documents et contrats physiques, de les convertir en fichiers PDF et de les affecter à des signataires instantanément. Les signataires peuvent ainsi consulter les documents, apposer leur signature et effectuer l'ensemble du processus dans l'application mobile. Les entreprises qui disposent déjà de personnel mobile ou sont en train de le mettre en place devraient évaluer les produits qui offrent cette fonctionnalité.

Principales tendances en matière de logiciel de signature électronique

• Les technologies portables font leur apparition sur le marché des logiciels de signature électronique : en raison des risques accrus de fraude, les entreprises recherchent des solutions de signature électronique plus sécurisée. L'utilisation de technologies portables est l'une d'entre elles. Les fournisseurs de logiciels ont commencé à encoder des clés cryptographiques sur des puces intelligentes puis à doter des appareils portables de ces puces. Lorsque des appareils mobiles se connectent via Bluetooth, ces puces permettent de prouver l'identité du signataire. Étant donné que les petites entreprises adoptent de plus en plus les technologies portables, attendez-vous à ce que cette méthode d'identification devienne de plus en plus populaire dans les cinq prochaines années.
• Les blockchains sont l'avenir des logiciels de signature électronique : le besoin de disposer de protocoles de sécurité plus fiables accroît l'adoption de la technologie de blockchain. Les programmes de signature électronique dotés de blockchain utilisent les clés publiques et privées des signataires pour authentifier les contrats. Les informations de transaction associées étant disponibles sur un réseau distribué public où plusieurs entités authentifient les signatures, les cas de fraudes sont significativement réduits.