Logiciels de tutorat

Logiciel de tutorat

Un logiciel de tutorat est un type de logiciel qui aide les entreprises, les services de ressources humaines, ceux de coaching et les établissements d'enseignement français à mettre en œuvre, gérer et rationaliser les programmes de tutorat. Les plateformes de tutorat permettent de rationaliser la manière dont les employés, les étudiants, les apprenants et les clients communiquent, partagent et développent leurs connaissances, en renforçant l'engagement et en favorisant l'inclusion. Si ces outils sont utilisés pour transférer des programmes de tutorat existants sur un support numérique, d'autres sont déployés pour définir et développer des programmes de tutorat originaux.

Un outil de tutorat en ligne peut aider à mettre en œuvre des programmes de tutorat tels que le recrutement, la mise en relation, l'évaluation et la gestion des tuteurs, en s'intégrant souvent au LMS de la société pour une accessibilité et une polyvalence accrues. Ils peuvent s'adapter à plusieurs programmes de tutorat, y compris le modèle individuel, le format dirigé par un formateur et les sessions de groupe. Le logiciel de tutorat, qui peut être personnalisé pour gérer les objectifs, définir les indicateurs clés de performance et surveiller en permanence les relations entre les utilisateurs et les formateurs avec lesquels ils sont associés. Il vise aussi à réduire la charge de travail administrative, à stimuler l'engagement, à améliorer le flux d'informations entre les tutorés et les tuteurs et à accroître le retour sur investissement.

Les logiciels de tutorat peuvent s'adresser à plusieurs secteurs d'activité, puisque le personnel interne, les services RH et les services de conseil externalisés peuvent être mis en place pour gérer les programmes de tutorat même si ceux-ci disposent de qualifications informatiques minimales. Ils peuvent être utilisés par les universités, les écoles, les agences gouvernementales, les ONG, le secteur IT, les sociétés internationales et les PME. Dans le contexte de l'enseignement supérieur, les plateformes de tutorat peuvent gérer la base de données des étudiants et des anciens élèves, envoyer des e-mails et gérer les tableaux d'affichage des offres d'emploi, mais aussi contribuer à stimuler l'engagement de la même manière que les logiciels de gestion des anciens élèves. Ils peuvent encourager la participation des étudiants à des séances de tutorat, à des évènements caritatifs, à des campagnes de dons et à des programmes de bénévolat. Ils peuvent également aider les éducateurs et les instructeurs à proposer des solutions intelligentes grâce à l'appariement algorithmique, aux messages-guides personnalisés, aux discussions sur la plateforme, aux forums et aux modules d'apprentissage interactifs.

Au sein d'une entreprise, les logiciels de tutorat peuvent permettre aux employés de partager leur progression, de faire entendre leur opinion et d'avoir leur mot à dire sur la manière dont leurs parcours de formation sont élaborés. Le personnel des ressources humaines, les conseillers en développement de carrière et les superviseurs peuvent utiliser les plateformes de tutorat dans le cadre de leurs initiatives d'intégration et de développement professionnel, tout comme ils le feraient avec des logiciels de formation. Ils peuvent également les utiliser dans le cadre d'activités d'évaluation des performances, parallèlement ou en substitution d'un logiciel de retours d'informations à 360 degrés ou d'évaluation des performances ou de logiciels de ressources humaines plus complets.

Quels que soient le domaine d'application et les secteurs concernés, le logiciel de tutorat est développé pour n'importe quelle plateforme et doit être capable de fournir ces capacités de base pour être classé comme un logiciel de tutorat :

• Centraliser le développement du programme de tutorat de la société.
• Mettre en relation de manière algorithmique les utilisateurs avec des mentors qualifiés et appropriés.
• Fournir des fonctionnalités telles que le recrutement, l'inscription et la mise en relation avec des tuteurs.
• Rationaliser la gestion du programme de tutorat.
• Gérer le programme, gérer les objectifs, définir les actions à entreprendre et suivre les progrès.
• Recueillir les mesures de réussite et rendre compte des résultats automatiquement et sur demande.

Qu'est-ce qu'un logiciel de tutorat ?

Un logiciel de tutorat aide les entreprises à développer et à mettre en œuvre des programmes de tutorat. Grâce à ce système, les entreprises, les organismes de bienfaisance, les universités et les groupes de soutien de proximité peuvent inscrire des tuteurs, les associer aux tutorés qui leur conviennent le mieux et organiser divers types de séances en fonction de leur disponibilité. Les domaines d'application comprennent la formation en entreprise, le perfectionnement des employés, l'accompagnement de carrière, l'évaluation des performances, l'orientation des anciens élèves et la gestion des talents.

Le logiciel de tutorat saisit les informations relatives aux utilisateurs et crée des profils complexes. Il utilise une technologie de mise en correspondance algorithmique pour appairer les participants avec le tuteur le plus qualifié, en instaurant une relation de confiance, en recueillant les commentaires et en permettant aux utilisateurs de visualiser les progrès en temps réel. Le logiciel se substitue également aux programmes de tutorat traditionnels.

Les entreprises, les écoles, les organismes de soins de santé et d'autres organisations publiques ou privées utilisent des plateformes de tutorat pour stimuler l'engagement de leurs membres, former des responsables, planifier la relève, recruter des talents, appliquer des stratégies d'inclusion et de diversité et atteindre leurs objectifs en matière de DEI (diversité, équité, inclusion). Qu'il s'agisse de conseillers d'orientation professionnelle ou de spécialistes de la santé mentale, des tuteurs issus d'horizons très divers peuvent s'engager numériquement auprès de leurs tutorés sur ces plateformes, en leur confiant des tâches, en évaluant leurs progrès, en leur fournissant des conseils, en organisant des ateliers de psychoéducation et en les guidant vers la réalisation de leurs objectifs.

Les utilisateurs habituels de logiciels de tutorat sont : les organisations mondiales et organisations spécialisées dans l'autonomisation, les PME et institutions du secteur public. Les plateformes de tutorat s'adaptent à l’évolution des métiers et développent leurs modèles économiques pour accueillir un groupe éclectique de tutorés à la recherche d'un tutorat individuel, d'un soutien de groupe et de sessions dirigées par un formateur. Les plateformes de tutorat peuvent répondre à ces besoins en aidant les participants à établir des relations authentiques, ce qui permet aux entreprises de tirer parti de leurs marques et de leurs réseaux dans leurs initiatives de recrutement, de fidélisation et de développement professionnel.

Comme beaucoup d'outils logiciels actuels, les plateformes de tutorat en ligne sont généralement disponibles sous forme de services cloud via le modèle SaaS. Cela permet aux entreprises, aux agences et aux institutions de fournir et d'accéder à leurs services de tutorat en ligne, à tout moment et de n'importe où. Toutefois, il existe des alternatives. Les entreprises désireuses d'investir dans une infrastructure personnelle, de la gérer et de la protéger par des mesures de sécurité renforcées, des serveurs et d'autres équipements, peuvent opter pour un logiciel de tutorat classique, parfois disponible en version sur site.

Quels sont les avantages d'un logiciel de tutorat ?

Les avantages d'un outil logiciel de tutorat découlent principalement de leur capacité à faire correspondre les personnes dans des programmes de tutorat efficaces à grande échelle, ce qui permet d'améliorer les résultats pour les tutorés et leurs employeurs et constitue un modèle avantageux pour tous. Cela se traduit par une plus grande rétention, un plus grand engagement et une plus grande réussite. Les plus grands avantages de l'utilisation du tutorat peuvent être :

• Efficacité des programmes de tutorat : les gestionnaires de programmes consacrent beaucoup de temps et de travail à la gestion manuelle d'un programme de tutorat. Cela implique de programmer les sessions et de faire le suivi des réunions. Il s’agit également de recueillir les commentaires, de rédiger des rapports des résultats, d'effectuer des analyses de résultats et de faire face aux augmentations de la demande. Avec les solutions de tutorat automatisées, toutes ces activités fastidieuses et répétitives peuvent être effectuées en arrière-plan, les résultats étant affichés sur un module de commande central pour permettre une intervention immédiate.

• Amélioration de la communication entre tuteur et tutoré : les relations de tutorat reposent sur une communication bilatérale. Les programmes en ligne facilitent cette communication de manière transparente, en permettant aux participants de prendre part à des échanges fructueux dans des groupes en ligne fermés ou ouverts, ce qui permet aux gestionnaires de programmes de suivre cet engagement en temps réel. Les utilisateurs peuvent consulter la fréquence et la durée des sessions, la quantité et la qualité des communications qui émanent des deux parties et l'évaluation de chaque session par les participants. Ces données peuvent être affichées individuellement ou collectivement, régulièrement et à la demande, dans un format que les utilisateurs peuvent facilement comprendre, afin qu'ils puissent prendre des mesures pour améliorer l'engagement, réaffecter les tuteurs ou suggérer des formats alternatifs pour leurs sessions.

• Gestion rationalisée des retours d'information : le retour des participants est essentiel pour améliorer les programmes de tutorat. Grâce au retour d'information en temps réel des tuteurs et des tutorés, les responsables du programme peuvent identifier les difficultés, trouver des solutions de contournement pour les problèmes mineurs et empêcher toute aggravation des problèmes. L'un des principaux avantages des plateformes de tutorat en ligne est qu'elles permettent aux utilisateurs d'exécuter régulièrement des enquêtes automatiques à l'aide de modèles et de créer des enquêtes à usage unique. La possibilité d'envoyer des formulaires de questions, après chaque session, lors de l'accueil des tutorés et des tuteurs, à la fin d'un programme ou à tout moment entre les deux, permet de s'assurer que les suggestions des participants seront pertinentes et opportunes. Les plateformes de tutorat peuvent programmer ces enquêtes pour maximiser l'engagement, rassembler les réponses et les analyser instantanément, en signalant souvent les termes et les comportements préoccupants. Affichées soigneusement sur un tableau de bord, ces réponses sont quantifiées et simplifiées pour les utilisateurs, ce qui permet de mettre en évidence les domaines à améliorer et de concrétiser plus rapidement les idées exploitables.

• Perfectionnement professionnel tangible : de par la nature même de leur activité, les tuteurs qui offrent une formation, un perfectionnement et de nouvelles idées peuvent aider les bénéficiaires à développer leur compétence professionnelle, à faire progresser leur carrière et à acquérir la confiance nécessaire à une réorientation professionnelle. Grâce aux outils de collaboration, aux fonctions de mise en réseau et à l'accès aux connaissances, les logiciels de tutorat peuvent accélérer le développement professionnel et améliorer leur cursus de formation, leur donnant ainsi un avantage sur les autres professionnels. Grâce aux outils de consignation et aux journaux de session, les tutorés et les tuteurs peuvent également revisiter leur base de connaissances, renforcer leur formation et transposer leurs compétences à des scénarios de la vie réelle.

• Suivi en temps réel des résultats : le logiciel de tutorat génère des rapports, fournit des analytiques et partage les résultats avec les parties prenantes habilitées. Grâce à des tableaux, des graphiques, des diagrammes et des schémas présentant les taux d'engagement, les informations sur les sessions, le développement des relations, les niveaux de satisfaction et les performances globales du programme avec des représentations visuelles attrayantes et faciles à comprendre, les responsables de programmes peuvent obtenir des informations importantes et prendre des décisions stratégiques qui affectent les investissements, l'affectation des ressources et les options de développement de ces programmes.

• Formation en ligne transparente : l'importance croissante de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et l'évolution mondiale en faveur de modes de travail flexibles restreignent la manière dont les tutorés et les tuteurs peuvent communiquer. Une plateforme de tutorat en ligne répond à ce changement de mode de vie en permettant aux participants de réaliser leurs sessions virtuellement et à distance, sans avoir besoin de se déplacer, de se préparer pour l'occasion et de concilier plusieurs engagements. Ce nouveau canal virtuel permet aux professionnels de développer leur potentiel et leurs compétences dans n'importe quelle situation, y compris en cas de problèmes sanitaires, de perturbation des déplacements et de restrictions professionnelles.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de tutorat ?

Les fonctionnalités du logiciel de tutorat varient en fonction du secteur industriel pour lequel il a été développé. Quel que soit le niveau de complexité et les spécificités de la base d'utilisateurs, les entreprises devraient pouvoir compter sur ces fonctionnalités de base des systèmes de tutorat :

• Inscription des tutorés et des tuteurs : permettez aux participants de s'inscrire aux programmes de tutorat par l'intermédiaire de leur employeur ou eux-mêmes directement. Les logiciels de tutorat devraient être fournis avec des formulaires d'inscription, idéalement avec des champs préremplis et à remplissage automatique, une recherche d'adresse intégrée, une saisie vocale et d'autres outils qui peuvent rationaliser le processus. Dans le cas contraire, ils devraient proposer des formulaires personnalisés et prendre en charge les pièces jointes aux documents ou accepter l'inscription d'un participant dans un format différent. En s'intégrant aux outils de ressources humaines et aux plateformes de formation, les logiciels de tutorat peuvent également être en mesure d'importer les données des tutorés.

• Mise en relation des tuteurs et des tutorés : associez chaque tutoré à un tuteur compétent. À l'aide d'algorithmes, de données anonymes sur le profil des tutorés et de leurs préférences, le logiciel devrait être en mesure d'associer chaque candidat au meilleur tuteur disponible. Sur la base d'informations telles que les qualifications, les compétences, l'expérience professionnelle, les objectifs et les centres d'intérêt, la plateforme devrait non seulement mettre automatiquement les intéressés en relation, mais aussi permettre aux tuteurs et aux tutorés de passer en revue le processus de mise en relation et de donner leur avis, dans un souci de transparence.

• Planification : planifiez les sessions en fonction de la disponibilité de tous les participants. Si les séances individuelles représentent la plupart des activités de tutorat, des séances de groupe devraient également être proposées, en particulier dans les entreprises et les établissements d'enseignement, pour lesquels de petits groupes d'études peuvent être bénéfiques. Les outils de reprogrammation sont une autre composante incontournable dans un environnement professionnel en évolution rapide, ce qui rend d'autant plus importante leur intégration avec les outils de planification et l'autoplanification par tranches horaires.

• Suivi des progrès : permettez aux responsables de programmes d'avoir une vue d'ensemble de tous leurs programmes et d'évaluer l'engagement pour des programmes spécifiques. Les responsables doivent pouvoir évaluer l'engagement et la réussite globale en suivant la participation aux sessions, les activités attribuées, les taux de réalisation des objectifs, les résultats d'évaluation, les commentaires des participants et les étapes atteintes sur des périodes déterminées par l'employeur, l'université ou un autre prestataire. Par exemple, dans le cadre de la planification de la relève, un employeur peut être plus intéressé par la performance globale d'un collaborateur que par les réalisations du mois dernier. En revanche, une université peut ne s'intéresser qu'aux progrès de ce trimestre pour un étudiant qui reprend ses études.

• Portail mixte : proposez un portail mixte, avec un accès pour le tuteur et pour la société bénéficiaire. Le fait de pouvoir accéder aux données du programme, telles que les sessions à venir, les communications, les annonces et les résultats d'évaluation, permet à l'employeur ou à l'établissement de formation de mieux comprendre les progrès de l'apprenant. Ils peuvent ainsi évaluer la quantité de travail et d'engagement que l'employé investit dans son développement, son niveau de motivation, son état de préparation pour un nouveau poste et ce qu'ils peuvent faire de leur côté pour l'aider à atteindre le niveau requis.

• Gestion de la communication : donnez aux participants la possibilité d'engager des discussions via un portail de messagerie privé et sécurisé. Alors que certains outils de tutorat ne proposent que la fonction de messagerie directe dans des groupes fermés, d'autres peuvent offrir des forums de discussion, la publication sur les réseaux sociaux et la participation en direct de spécialistes du secteur. Cela peut contribuer à renforcer la convivialité et la confiance entre les employés ayant les mêmes objectifs de carrière et les mêmes intérêts.

• Gestion des relations : déterminez dans quelle mesure le tutoré est investi dans sa relation avec le tuteur. Grâce à cette capacité, le tuteur peut évaluer la qualité de sa relation avec le tutoré, évaluer ses progrès par rapport aux attentes et faire des comparaisons. Il peut alors se consacrer à la recherche de nouvelles méthodes pour entretenir la confiance et assurer la conformité, en veillant à ce que la participation de l'étudiant se maintienne à un niveau satisfaisant.

• Gestion des retours d'information : réalisez des enquêtes, recueillez des témoignages et contrôlez la satisfaction des participants. Le fait de pouvoir envoyer automatiquement des enquêtes et de rédiger des questions pertinentes par rapport à leur formation donne au tuteur plus de contrôle sur sa relation avec le tutoré et lui permet d'évaluer les points problématiques et les nouvelles pistes d'amélioration. Cela lui permet également de déceler un éventuel changement dans le niveau de satisfaction et d'en rendre compte au responsable du programme, à l'employeur ou à d'autres dirigeants.

• Gestion des objectifs : fixez des objectifs tant pour les tuteurs que pour les tutorés. Un outil de gestion des objectifs utilisé par toutes les parties prenantes (tutoré, tuteur et responsable du programme) offre plus de transparence et permet de rédiger des objectifs de développement plus réalistes, conformes à ce que toutes les parties espèrent obtenir du programme.

• Personnalisation de l'image de marque : donnez aux responsables de programmes la possibilité de personnaliser leur image de marque en fonction de la vision de leur entreprise. Des pages web personnalisées, des formulaires en ligne et des mises en page de messages affichant le logotype de l'organisateur et d'autres identifiants contribuent à inspirer confiance dans le programme et ses tuteurs, ce qui stimule l'engagement de tous les participants. Rapports, statistiques et analytiques : générez automatiquement des rapports et des analyses basés sur des données précises et en temps réel. Ces informations peuvent ensuite éclairer les décisions importantes relatives à l'orientation du programme, mais également faciliter les évaluations de performance et les démarches de satisfaction du personnel.

Les plateformes de tutorat fournissent ces fonctionnalités de base, mais il existe plusieurs autres fonctionnalités qui valent la peine d'être étudiées en consultant le répertoire des logiciels de Capterra, car elles peuvent influencer votre décision d'achat. En parcourant ces informations, en les filtrant en fonction des besoins et en comparant les offres, les lecteurs pourront sélectionner un logiciel de tutorat adapté et susceptible de convaincre les tutorés, les tuteurs et les responsables de programmes.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de tutorat ?

Lors de l'achat d'un logiciel de tutorat, les utilisateurs doivent évaluer son adéquation avec la culture et la vision unique de leur entreprise ou université. Une fois qu'ils sont arrivés à la conclusion que le logiciel pourrait valoriser leur image et améliorer leurs relations avec leurs employés, l'étape suivante consiste à se poser ces questions fondamentales sur la plateforme de tutorat de leur choix :

• Comment fonctionne le système de mise en relation ? La plupart des outils logiciels de tutorat développés récemment fonctionnent selon un algorithme. Certains proposent un système de vérification pour maximiser les chances d'un bon appariement, par exemple en demandant l'approbation de l'administrateur du programme pour chaque correspondance ou en effectuant une double vérification auprès des tuteurs et des tutorés pour s'assurer qu'ils acceptent la relation. Il est important de déterminer comment le logiciel procède à la mise en relation de ces participants et si cette option est viable pour l'entreprise.

• Comment le programme de tutorat est-il structuré ? La structure du programme a une incidence importante sur ses résultats. Les outils mis à la disposition des tuteurs et les ressources mises à la disposition de la personne tutorée, comme les activités programmées, les supports de lecture et les canaux de communication, peuvent renforcer ou affaiblir la relation de tutorat. Si la plupart des tutorés et des tuteurs s'épanouissent dans un environnement bien structuré, certains donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsque tous les intervenants sont prêts à faire preuve de flexibilité.

• Le logiciel s'intègre-t-il à d'autres outils ? Les tuteurs ont souvent besoin de nombreux autres logiciels pour être performants. Qu'il s'agisse d'un outil de planification et de programmation des sessions qui synchronise les calendriers de tous les participants, d'une plateforme de collaboration qui leur permet de réaliser ensemble des annotations en direct pendant une session ou d'un outil d'envoi d'e-mails qui peut aider à informer tous les participants, cette intégration donnera une valeur ajoutée au programme de tutorat et maximisera ses chances de réussite.

• Le logiciel de tutorat est-il évolutif ? Les programmes de tutorat doivent s'adapter aux nouvelles demandes, mais tous les outils logiciels ne peuvent pas forcément évoluer au même rythme. Des taux élevés de rotation du personnel, de nouvelles opportunités de promotion et de succession au sein des entreprises et les nouvelles fonctionnalités des logiciels auront une incidence sur les niveaux d'inscription, ce qui est difficile à anticiper et à prévoir. Les progiciels SaaS cloud peuvent souvent s'adapter instantanément aux fluctuations de la disponibilité des tuteurs et de la demande des tutorés, moyennant des ajustements tarifaires correspondants.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de tutorat ?

Les principales tendances en matière de logiciels de tutorat découlent des nouvelles attentes liées aux modes de vie, aux formations et à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Inimaginables il y a quelques décennies, ces tendances étaient probablement le signe avant-coureur de changements sociétaux encore plus importants. Les responsables de programmes et les entreprises qui cherchent à se préparer à l'avenir feraient bien d'envisager ces nouvelles tendances en matière de tutorat :

• La technologie de l'IA est omniprésente : le succès d'un programme de tutorat repose en grande partie sur la relation entre le tuteur et le tutoré. Grâce à l'IA, les responsables des programmes peuvent maximiser les chances de réussite des binômes et permettre aux deux parties de contribuer au système avec des données exploitables. Toutefois, la technologie de l'IA a ses limites à l'heure actuelle. Des problèmes tels que le manque d'objectivité de la programmation et la possibilité qu'elle propage involontairement une logique erronée ne doivent pas être ignorés, car ils peuvent entraîner des occasions perdues pour le perfectionnement des employés.

• La réalité augmentée et la réalité virtuelle : le coaching en ligne et les sessions virtuelles sont loin d'être la solution idéale, car il existe une crainte que la relation que ces solutions créent ne soit pas aussi riche et authentique que les réunions en présentiel. En utilisant la technologie de la réalité augmentée et de la réalité virtuelle, les développeurs de plateformes de tutorat peuvent remédier à cette limitation dans une certaine mesure, en donnant aux gens un sentiment de proximité et en émulant l'expérience en situation réelle. Ces technologies constituent également une alternative efficace aux ateliers et aux évènements de coaching en face à face de grande envergure, où le tuteur peut ne pas être en mesure d'interagir avec chaque tutoré dans le temps imparti, alors qu'un casque de réalité virtuelle peut les aider à interagir efficacement dans un environnement quasi réaliste avec des centaines de participants simultanément.