Logiciels TMS (Transportation Management System)

Logiciel TMS (Transportation Management System)

Un logiciel TMS (Transportation Management System) est une solution logicielle qui permet aux entreprises de gérer et de superviser les opérations liées aux transports. Cela peut inclure l'accès à des informations importantes sur les utilisations et la disponibilité des services de transport, ainsi que la planification de nombreux processus associés à l'expédition et à la logistique. En outre, un logiciel TMS peut automatiser certaines des tâches ou activités associées à la gestion du transport, libérant ainsi plus de temps à consacrer à d'autres domaines, y compris ceux où l'automatisation ne peut être réalisée.

Bien que le logiciel soit le plus souvent associé aux entreprises d'expédition, de livraison ou d'importation et d'exportation, un système de gestion du transport ou système TMS (Transportation Management System), peut être utilisé par toute entreprise qui exploite un parc de véhicules. Grâce à l'utilisation intelligente et efficace d'une solution logicielle de ce type, une entreprise peut gérer avec précision les travailleurs sur le terrain, optimiser leur utilisation des véhicules et fournir aux conducteurs des informations précieuses qui peuvent faciliter leurs tâches.

Parmi les principales activités qui sont généralement gérées par un outil TMS (Transportation Management System), citons la programmation des livraisons ou des trajets, la gestion du parc de véhicules d'une entreprise et l'optimisation des itinéraires, afin de minimiser les retards et de réduire les risques pour les conducteurs. Cependant, il est essentiel de comprendre que ces solutions sont généralement transversales, ce qui signifie qu'il y aura probablement aussi des options liées à la gestion de la relation client, à la gestion des commandes, à la gestion des transporteurs et bien plus encore.

En termes de fonctionnalités, ces solutions se recoupent généralement avec d'autres catégories de logiciels, les principaux exemples étant les logiciels de planification d'itinéraire et les logiciels de livraison. En gardant cela à l'esprit, un logiciel TMS peut être utilisé comme une alternative à ces solutions ou il peut être possible d'intégrer ces outils à un système TMS, permettant une meilleure compréhension des problèmes de transport.

Bien qu'il puisse y avoir des différences significatives en termes de fonctionnalités supplémentaires proposées et de la gamme de services complémentaires au sein d'une entreprise qui peuvent utiliser le logiciel, la plupart des systèmes TMS ont des fonctionnalités de base similaires. Certaines fonctionnalités sont d'ailleurs assez courantes au point de contribuer à définir cette catégorie de logiciels. Ces systèmes permettent généralement aux utilisateurs de :

• Gérer en continu un parc de véhicules et de consigner les informations pertinentes relatives à la maintenance.
• Planifier les itinéraires d'expédition ou de livraison et suivre en direct le statut des conducteurs ou de véhicules spécifiques au sein du parc de véhicules.
• Suivre les données relatives aux performances, notamment la consommation de carburant, les délais de livraison, la distance parcourue et le nombre d'heures travaillées.
• Gérer les commandes et la logistique, traiter avec les transporteurs et fournir des informations aux clients ou aux partenaires commerciaux.

Qu'est-ce qu'un logiciel TMS ?

Un logiciel TMS (Transportation Management System) est le nom générique donné aux solutions logicielles destinées à aider les entreprises dans plusieurs tâches liées à la gestion des transports. Le plus souvent, il s'agit d'entreprises impliquées dans l'importation, l'exportation ou les services de livraison. Toutefois, un logiciel TMS peut être utilisé par toute entreprise ayant des besoins dans ce domaine ou toute entreprise qui exploite une flotte de véhicules, y compris celles qui offrent des services aux passagers. Une solution TMS sert essentiellement de plateforme centrale pour accéder à des données importantes et fournir des informations aux travailleurs sur le terrain.

Grâce à l'utilisation de systèmes de gestion du transport ou systèmes TMS, les entreprises peuvent superviser un grand nombre des opérations liées à l'expédition et à la logistique. Certaines des tâches les plus prévisibles ou répétitives peuvent également être automatisées, ce qui libère du temps pour les employés et les responsables qui peuvent ainsi se concentrer sur des opérations plus complexes.

Les systèmes TMS peuvent notamment permettre aux entreprises de planifier les livraisons, de collaborer davantage avec les transporteurs et de planifier les meilleurs itinéraires que les conducteurs doivent emprunter afin de limiter les interruptions et de minimiser tout risque pour leur sécurité. Une plateforme TMS peut permet de suivre en temps réel la situation actuelle d'une flotte, le temps que prennent les livraisons et l'état d'entretien des véhicules.

Quels sont les avantages d'un logiciel TMS ?

Les avantages des logiciels TMS (Transportation Management System) sont principalement liés à leurs capacités de suivi d’informations concernant une flotte de véhicules et les opérateurs de véhicules et au rassemblement des informations pertinentes pour les différents services de l'entreprise. Toutefois, ce type de logiciel peut également faciliter l'exécution de nombreuses tâches, ce qui permet d'améliorer l'efficacité et la productivité globales. Les acheteurs sont invités à se familiariser avec certains des avantages spécifiques liés à l'acquisition d'un logiciel de cette catégorie. En règle générale, la plupart des solutions seront en mesure d'offrir aux utilisateurs les avantages décrits ci-dessous :

• Processus centralisés : l'un des principaux avantages des systèmes TMS est la centralisation de divers processus. Les meilleures solutions TMS comprennent pour la plupart des fonctionnalités transversales, permettant aux décideurs de différents services de l'entreprise d'accéder à des informations essentielles. Par exemple, de nombreux systèmes TMS regroupent des fonctions liées à la gestion des commandes, des expéditions, de la relation client, des transporteurs, également au suivi des expéditions, au suivi en direct et à la gestion des itinéraires. Le fait de disposer de toutes ces données dans un logiciel centralisé peut faciliter la recherche d'informations pertinentes. Mais cela signifie aussi que les différents services d'une entreprise peuvent partager des données et communiquer plus efficacement.
• Surveillance des salariés : les systèmes TMS peuvent permettre aux entreprises de surveiller les travailleurs sur le terrain et les autres personnes impliquées dans les processus de transport et de logistique. Bon nombre des meilleures solutions logicielles TMS permettent aux entreprises de visualiser en direct les informations relatives à la localisation et au statut des véhicules, ce qui leur permet de suivre avec précision les performances et l'activité. Bien que le suivi des employés doive être judicieusement étudié pour éviter les intrusions dans la vie privée ou une incidence négative sur la confiance, les recherches ont révélé de nombreux avantages. Une enquête de Capterra sur la surveillance des employés a révélé que les avantages les plus fréquemment cités sont les suivants : les employeurs ont un meilleur aperçu des activités quotidiennes de l’entreprise, les erreurs peuvent être détectées avant qu’elles ne soient problématiques, les employeurs ont une meilleure visibilité des employés les plus performants et les moins performants, les managers peuvent déléguer plus facilement le travail en fonction de la charge de travail du personnel Les systèmes TMS offrent une supervision des employés sans pour autant devenir trop intrusifs, ce qui signifie également que les entreprises exploitantes de parcs automobiles n'auront pas besoin d'investir dans un logiciel de supervision des employés distinct et spécialisé.
• Automatisation des activités : un autre avantage non négligeable associé à l'utilisation des systèmes TMS est la capacité d'automatiser un grand nombre des tâches les plus répétitives, prévisibles ou routinières associées à l'expédition, à la gestion des expéditions et à la logistique. Cela peut inclure l'envoi automatique de données de suivi aux clients, la mise à jour automatique des données relatives aux performances et la réception automatique d'alertes sur les mesures à prendre. L'automatisation présente de nombreux avantages possibles, notamment celui de garantir que l'action est entreprise au meilleur moment et d'éviter que des tâches soient négligées. L'intelligence artificielle ne requiert ni repos ni temps libre. Cela signifie donc que les activités peuvent être menées 24 h/24, 7 j/7, à tout moment de l'année. Par ailleurs, grâce à l'automatisation, plus de temps est libéré pour que les employés puissent se concentrer sur d'autres domaines, ce qui peut en fin de compte contribuer à augmenter les niveaux de productivité globale de toute une entreprise, avec pour conséquence de meilleurs résultats commerciaux.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel TMS ?

Les fonctionnalités des systèmes TMS (Transportation Management System) aident les entreprises à gérer le transport, l'expédition, les services aux passagers et la logistique. Différentes solutions sur le marché peuvent cibler différents secteurs d'activité. Par exemple, certaines solutions logicielles sont destinées aux entreprises exportatrices internationales, tandis que d'autres ciblent les entreprises de livraison locales. Certaines ciblent les entreprises offrant des services aux passagers, tandis que d'autres ciblent les entreprises ayant des travailleurs sur le terrain opérant dans une région particulière. Il existe néanmoins des fonctionnalités communes à la majorité des solutions et notamment les suivantes :

• Gestion de parc automobile : supervisez toutes les informations importantes relatives à un parc de véhicules. Le plus souvent, il s'agira de parcs de voitures, de camionnettes, de camions ou de véhicules routiers similaires. Cependant, en fonction de la nature de l'entreprise, ce parc peut également être constitué de trains, d'avions, d'hélicoptères ou de navires. Quoi qu'il en soit, la plupart des solutions de gestion de parc automobile de ce type permettront aux utilisateurs de suivre l'emplacement de véhicules spécifiques, de planifier l'utilisation des véhicules, de gérer la disponibilité des véhicules, de surveiller les informations relatives à la maintenance ou aux réparations, ainsi que de suivre en permanence la distance parcourue par un véhicule spécifique. Il est alors beaucoup plus facile pour les entreprises de sélectionner le véhicule adapté à la tâche à accomplir et de prendre des décisions concernant la mise hors service de véhicules et l'acquisition de véhicules de remplacement ou de nouvelles dotations.
• Gestion des commandes : acceptez les commandes et les demandes de services qui nécessitent des véhicules du parc automobile et gérez les différentes étapes associées au traitement de ces demandes. Cela peut inclure la confirmation et l'exécution de la commande, le suivi du statut, l'envoi d'e-mails de confirmation, ainsi que la création et le traitement des factures. Tout cela peut être géré depuis le logiciel, ce qui maximise l'efficacité et la facturation et l'envoi des e-mails de confirmation peuvent souvent être entièrement automatisés afin que les employés puissent se consacrer à des tâches plus contraignantes.
• Suivi en direct des conducteurs : surveillez la localisation précise de chaque conducteur et soyez toujours au fait de son statut et de ses besoins individuels spécifiques. Dans de nombreux cas, cette fonctionnalité sera compatible avec les dispositifs embarqués, tels que les tachygraphes numériques ou les dispositifs d'enregistrement électronique. Grâce à cette fonction, les entreprises peuvent déterminer où se trouvent les conducteurs, fournir des informations actualisées aux clients, prendre des décisions en temps réel en comprenant clairement les circonstances actuelles et respecter les périodes de repos des conducteurs. Si un conducteur se perd, des instructions peuvent être transmises, tandis qu'en cas d'accident, les coordonnées de localisation peuvent être fournies aux services d'urgence.
• Suivi des envois : générez des informations de suivi pour les commandes envoyées aux clients ou pour les commandes en cours d'importation. Tout au long du trajet, du point de départ à la destination finale, le logiciel peut fournir des informations actualisées, permettant aux utilisateurs de savoir quand le colis a atteint les diverses étapes de son parcours. Tout cela permet à une entreprise de rester parfaitement au fait des expéditions et de planifier en conséquence. Lorsque cela est nécessaire, le logiciel peut également aider le personnel du service client à fournir des informations beaucoup plus précises aux clients ou aux partenaires commerciaux.
• Gestion des transporteurs : communiquez avec les sociétés d'expédition et d'autres transporteurs afin de sélectionner le meilleur transporteur pour chaque situation en fonction des contraintes de temps, de la destination de la livraison, du budget disponible, du montant facturé par le transporteur et d'autres facteurs pertinents. La fonctionnalité de gestion des transporteurs fournit généralement un accès rapide et facile aux principaux transporteurs desservant des lieux spécifiques, de sorte que les demandes peuvent être soumises en toute simplicité. Dans certains cas, les demandes peuvent être entièrement automatisées et des transporteurs spécifiques sont sélectionnés en qualité de partenaires privilégiés.
• Gestion des itinéraires : planifiez l'itinéraire optimal que doit emprunter un conducteur, enregistrez les itinéraires fréquemment utilisés pour vous y référer ultérieurement et tenez compte de tous les facteurs importants avant de décider de l'itinéraire le plus approprié. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte avant de planifier un itinéraire, tels que les besoins liés au temps, à la consommation de carburant, au stockage et à la fatigue du conducteur. Des facteurs externes peuvent en outre influencer l'itinéraire choisi, notamment les embouteillages, les manifestations locales et la météo. La fonction de gestion des itinéraires des meilleurs systèmes TMS permettra également d'établir plusieurs itinéraires possibles afin que les conducteurs puissent faire des modifications s'ils rencontrent des problèmes.
• Reporting/analytique : consultez et assurez le suivi des rapports afin de ne pas omettre des informations importantes, en veillant à ce que vous puissiez comprendre en permanence la progression des opérations de l'entreprise. Les rapports peuvent inclure des données liées à des mesures de performance clés, avec des exemples tels que le temps d'expédition moyen, les taux de satisfaction client, la consommation de carburant, la distance totale parcourue, etc. La plupart de ces données peuvent être recueillies automatiquement et les meilleures solutions logicielles fourniront un tableau de bord où les informations les plus importantes peuvent être facilement visualisées. Souvent, des alertes peuvent également être configurées afin d'attirer l'attention sur les domaines dans lesquels une entreprise n'est pas performante ou afin que les décisions nécessitant une action rapide ne soient pas négligées. Le module de reporting et d’analytique d'un système TMS peut également être utilisé pour effectuer des recherches dans les dossiers, permettre un suivi plus précis de la progression des résultats et aider les entreprises à identifier les tendances.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel TMS ?

Lors de l'achat d'un logiciel TMS (Transportation Management System), il convient de prendre en compte plusieurs points et de leur accorder l'attention nécessaire. Le processus d'acquisition du logiciel sera différent pour chaque acheteur, dû à leurs exigences et leurs priorités. Les acheteurs ne doivent pas se contenter de rechercher la meilleure option globale, mais plutôt se concentrer sur la recherche de la meilleure solution pour leurs besoins spécifiques. Un moyen efficace d'y parvenir est de se poser au préalable un ensemble de questions et d'utiliser les réponses pour éclairer la décision d'achat éventuelle. Voici quelques exemples de questions qui peuvent être pertinentes dans ce contexte :

• Pour quels types d'entreprises le logiciel a-t-il été conçu ? Un des aspects les plus importants à prendre en compte lors de l'acquisition d'un logiciel TMS est le type d'activité spécifique visé par chaque solution disponible. Bien que certaines solutions TMS ciblent un marché plus important, de nombreuses solutions ciblent spécifiquement les entreprises de livraison, les importateurs, les exportateurs, les entreprises ayant des travailleurs sur le terrain ou celles offrant des services de transport aux passagers. Chacun de ces types d'entreprises est susceptible d'avoir des exigences et des priorités différentes. Cependant, même au sein de ces catégories, les exigences peuvent être plus ou moins différentes. Par exemple, les besoins d'une société de livraison internationale peuvent différer considérablement de ceux d'une société de livraison offrant des services régionaux. Les acheteurs doivent tenir compte de leurs propres besoins, puis s'attacher à trouver une option qui offre les caractéristiques et les fonctionnalités nécessaires.
• Combien coûte un logiciel TMS ? Un autre facteur important à prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel TMS est la question du coût d'acquisition. Dans un premier temps, les acheteurs doivent évaluer soigneusement le prix des différentes options sur le marché. Mais il convient également de prendre le temps de se renseigner plus en détail. Certains coûts associés à l'acquisition et à l'utilisation du logiciel peuvent ne pas être immédiatement évidents. Citons toutefois le coût de la mise en place du logiciel, le coût du stockage des données, le coût de la formation des employés à l'utilisation du système TMS et tous les coûts pouvant être liés aux mises à niveau et à l'accès à l'assistance. Dans le cas des solutions basées sur le cloud, les frais d'abonnement sont susceptibles de peser dans la balance et certains logiciels fonctionnent selon un système de niveaux, les options avancées nécessitant l'achat d'une mise à niveau "premium". Les acheteurs doivent également penser en termes de rapport qualité-prix plutôt que de se concentrer uniquement sur le prix. En règle générale, il est préférable de payer davantage pour un produit de haute qualité, susceptible de répondre à tous les besoins dans un avenir proche, plutôt que d'acheter une option plus basique ou plus provisoire à moindre cout. Les besoins spécifiques de l'acheteur dépendent toutefois aussi des utilisations prévues et du budget disponible.
• Le système TMS est-il conforme aux législations en vigueur ? Plusieurs réglementations importantes s'appliquent aux entreprises qui gèrent des opérations de transport commercial. La pose de dispositifs de suivi sur les véhicules en est un bon exemple. Au Royaume-Uni, la loi exige que les véhicules de transport de marchandises soient équipés d'un tachygraphe numérique, tandis qu'aux États-Unis, la loi exige que ces véhicules soient équipés d'un dispositif d'enregistrement électronique. Bien que ces dispositifs diffèrent quelque peu, ils sont tous deux destinés à suivre automatiquement le temps de conduite total, la distance parcourue par un conducteur, la vitesse du véhicule et plus encore. Ces informations peuvent être déterminantes pour prévenir la fatigue des conducteurs et assurer la sécurité des travailleurs, le respect de ces règles est obligatoire. Il est donc logique d'acquérir une solution logicielle qui prenne en charge les réglementations sectorielles pertinentes.
• Une intégration avec d'autres logiciels est-elle possible ? Il faut ensuite prendre le temps de réfléchir à la possibilité d'intégrer ou non les différents systèmes TMS aux solutions logicielles existantes utilisées ou aux progiciels susceptibles d'être acquis à l'avenir. Les systèmes TMS peuvent notamment être intégrés à un logiciel de supply chain management ou à un logiciel de logistique, mais il existe de nombreuses autres intégrations possibles, à savoir des applications de calendrier, des systèmes de gestion du personnel, etc. Cette intégration peut contribuer à réduire le temps passé à passer d'une application à l'autre, ce qui se traduit par une expérience de travail quotidienne plus cohérente pour les employés. Dans le même temps, l'intégration peut également réduire ou éliminer la duplication inutile des données et garantir que les mêmes données sont utilisées à tous les niveaux. Cela peut être particulièrement important étant donné l'utilisation de la plupart des systèmes TMS entre différents services.
• Le logiciel de transport peut-il évoluer facilement ? Il est judicieux de prendre le temps de tenir compte de la taille actuelle de l'entreprise et de trouver une solution adaptée à cette envergure. Et pour aller encore plus loin, les acheteurs doivent se demander si les solutions qu'ils envisagent peuvent ou non évoluer facilement. À mesure que les entreprises se développent, la taille du parc automobile peut croître, les zones couvertes par ce parc peuvent s'étendre et le nombre d'employés peut également augmenter. Certaines solutions logicielles sont idéales pour les petites entreprises, mais peuvent ne pas offrir les fonctionnalités nécessaires à une entreprise plus importante de cette catégorie, la réciproque étant également envisageable. Pour une solution à l'épreuve du temps, cependant, le logiciel doit être capable d'évoluer rapidement, facilement et de manière transparente.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciel TMS ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels TMS (Transportation Management System) doivent également être bien comprises avant de prendre une décision d'achat. Les acheteurs doivent être persuadés d'investir dans une solution actualisée qui restera viable dans les années à venir. Pour cela, les développeurs de logiciels doivent avoir créé le logiciel en tenant compte des besoins des entreprises exploitant des parcs automobiles et des tendances les plus importantes, telles que :

• Essor de l'IdO (Internet des objets) : l'IdO fait référence à la mise en place d'une connectivité Internet sur des objets et des dispositifs du quotidien, ce qui permet potentiellement d'envoyer des données de différents dispositifs vers des systèmes TMS. L'essor de l'IdO a aidé les entreprises à recueillir des données de manière plus précise et systématique. Les acheteurs doivent être conscients des capacités des dispositifs IdO à l'intérieur des véhicules de livraison, des véhicules de tourisme et des autres véhicules susceptibles de fonctionner au sein de leur parc. Les logiciels doivent être conçus en tenant compte de cette fonctionnalité, étant donné qu'elle est susceptible de devenir de plus en plus incontournable dans les années à venir.
• Recours accru au télétravail : ces dernières années, davantage de sociétés ont adopté le recours au travail à distance ou se sont orientées vers des modèles hybrides, qui n'obligent les travailleurs à se rendre qu'occasionnellement dans des bureaux. Cette tendance a été accentuée par la pandémie de COVID-19 et les restrictions qui ont été imposées aux rassemblements de personnes non indispensables. En raison de ce recours accru au télétravail, les entreprises exploitant des parcs de véhicules ne disposeront pas toujours de décideurs travaillant depuis le lieu de travail physique. Les plateformes doivent donc être accessibles à ceux qui travaillent à domicile ou depuis d'autres sites distants. Des recherches menées par Capterra pendant la pandémie ont montré que la plupart des travailleurs qui ont travaillé à distance ont apprécié l'expérience. Par conséquent, l'acquisition d'un logiciel qui peut faciliter le télétravail a le potentiel de stimuler la motivation des collaborateurs.
• Popularité du SaaS : dans le prolongement du point précédent, l'une des façons de faciliter le télétravail est d'utiliser un logiciel SaaS, au lieu d'un déploiement sur site. Les solutions SaaS fonctionnent grâce à la technologie cloud et le logiciel est déployé et géré par un fournisseur de services tiers. Elles permettent des temps de mise en service rapides, des coûts d'installation réduits, la compatibilité avec une plus grande variété d'appareils connectés à Internet, le stockage des données dans le cloud et la mise à jour instantanée des données pour tous les utilisateurs, qu'ils travaillent sur place ou à distance. De plus en plus de systèmes TMS opèrent désormais par le biais de systèmes cloud et bien que le choix de la meilleure option de déploiement fasse encore l'objet d'un débat, le modèle cloud est souvent préféré par les entreprises dont les employés travaillent à distance ou sur le terrain. À la lumière de ce qui précède, il convient de déterminer si cette solution est la meilleure qui soit.
• Demande croissante de mise à disposition d'une connectivité depuis des appareils mobiles : enfin, il est plus que jamais crucial pour les entreprises de gestion de parcs automobiles de fournir un accès à toutes les informations pertinentes via des appareils mobiles et cela peut inclure les systèmes TMS. Certaines solutions peuvent offrir une application mobile d'accompagnement, tandis que d'autres peuvent être basées sur le cloud et permettre un accès via un navigateur web mobile. Quoi qu'il en soit, un accès aux services depuis des appareils mobiles peut aider les travailleurs sur site, à distance et sur le terrain, en leur fournissant un accès permanent aux informations du logiciel, où qu'ils se trouvent. La possibilité d'accéder à la plateforme via des appareils mobiles peut être importante pour les conducteurs qui ont besoin d'être avertis de l'arrivée de nouvelles tâches, d'un changement d'itinéraire recommandé ou d'autres changements susceptibles d'avoir une incidence sur leur programme de travail actuel. En plus de s'assurer que les informations sont accessibles à partir d'appareils mobiles, les acheteurs devraient se concentrer sur des solutions où les développeurs ont optimisé l'interface utilisateur afin qu'elle puisse être facilement utilisée et consultée sur des écrans tactiles plus petits de téléphones mobiles ou de tablettes.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Quelles sont les pratiques de surveillance des salariés en France ? - Capterra Blog (Date de consultation : mardi 6 juin 2023)

2. 59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde - Capterra Blog (Date de consultation : mardi 6 juin 2023)