Logiciels pour cabinet de recrutement

Logiciel pour cabinet de recrutement

Un logiciel pour cabinet de recrutement permet aux cabinets de recrutement, aux entreprises et aux candidats d'interagir plus facilement. En général, les solutions de recrutement aident les agences à gérer le processus de recrutement de bout en bout. Elles peuvent être utilisées par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs pour améliorer la qualité du processus de recrutement et aider les sociétés à recruter et à employer les meilleurs talents.

Parmi les principales fonctionnalités d'un logiciel pour cabinet de recrutement, il y a la base de données centralisée et consultable contenant toutes les données relatives à un candidat et au poste pour lequel il postule. On peut également s'attendre à trouver un module de communication intégré qui permet de suivre les conversations entre les recruteurs et les entreprises ou les candidats, ainsi que la possibilité d'importer automatiquement des informations telles que les rendez-vous et les rappels à partir d'applications tierces telles que les clients de messagerie. En outre, les logiciels de recrutement offrent également la possibilité d'automatiser certaines parties du processus de recrutement.

L'utilisation de l'intelligence artificielle pour identifier les candidats dont les compétences correspondent le mieux au poste à pourvoir permet aux recruteurs d'examiner plus facilement plusieurs candidatures et de présélectionner les meilleurs candidats. Les solutions de recrutement peuvent suggérer automatiquement les meilleurs candidats pour un poste spécifique, sur la base des informations recueillies auprès de diverses sources de données telles que le CV du candidat, ses profils sur les réseaux sociaux et une recherche générale sur le web.

Contrairement aux logiciels de vente, de marketing ou pour support client, les logiciels de recrutement ne sont pas axés sur un domaine spécifique et peuvent être utilisés dans plusieurs applications et secteurs. En outre, les applications de recrutement peuvent être divisées en deux catégories : les solutions sur site, qui nécessitent l'installation du logiciel sur les serveurs ainsi que sur les postes de travail du client et les solutions SaaS qui sont basés sur le cloud et auxquels on peut généralement accéder à l'aide de divers navigateurs et appareils.

Il y a plusieurs points qu'une entreprise doit garder à l'esprit lorsqu'elle choisit une solution logicielle de recrutement. Il peut s'agir de la taille de la société, du nombre d'employés et de leurs compétences techniques, ainsi que de la compatibilité entre le logiciel de recrutement et les autres systèmes de l'entreprise. Pour pouvoir faire partie de la catégorie des logiciels pour cabinet de recrutement, les solutions doivent en général :

• Permettre aux données provenant de différentes sources d'être compilées et stockées dans une base de données centralisée à laquelle les différentes parties prenantes peuvent accéder.
• Aider les recruteurs à créer une liste de candidats présélectionnés en fonction des compétences spécifiques d'un candidat et des exigences du poste à pourvoir.
• Être en mesure de s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise tels que les systèmes ERP, CRM et de messagerie électronique.
• Offrir la possibilité de personnaliser le logiciel pour qu'il soit représentatif de l'identité de l'entreprise.
• Permettre le stockage des données dans une base de données centralisée afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder facilement.

Qu'est-ce qu'un logiciel pour cabinet de recrutement ?

Un logiciel pour cabinet de recrutement est utilisé pour automatiser la recherche, la qualification et l'embauche des candidats. En automatisant un grand nombre de tâches liées au traitement des candidats, l'ensemble du processus de recrutement est rationalisé, du début à la fin. Les applications pour cabinet de recrutement permettent aux cabinets de recrutement et à leurs clients finaux de trouver plus facilement la bonne personne pour un poste particulier en faisant appel à l'intelligence artificielle pour faire correspondre les compétences des candidats aux compétences requises pour un rôle spécifique.

Les entreprises modernes s'appuient de plus en plus sur la technologie pour améliorer toutes les facettes de leurs activités et la dotation en personnel ne fait pas exception. Grâce à l'utilisation de la technologie pour réaliser certaines des tâches liées au processus de recrutement, telles que la vérification des CV, l'évaluation des compétences et la présélection, les cabinets de recrutement peuvent accomplir davantage en moins de temps. En outre, le logiciel pour cabinet de recrutement sert de base de données centrale pour rassembler les informations sur les candidats et les distribuer aux personnes qui doivent y avoir accès.

Les évolutions du marché du recrutement, telles que la pandémie et le télétravail, ont entraîné une augmentation significative du nombre de personnes postulant activement à des offres d'emploi. Cette évolution a également entraîné une augmentation de la charge de travail des cabinets de recrutement et, par conséquent, de nombreux cabinets sont à la recherche de logiciels leur permettant de réduire cette dernière. De plus, l'utilisation de logiciels et de l’IA pour compléter les contributions humaines dans le processus de recrutement permet d'augmenter la précision et le taux de réussite global. En outre, les logiciels pour cabinets de recrutement permettent également de réduire le risque de perte de données et peuvent même contribuer à éliminer des problèmes tels que le manque d'objectivité au cours du processus d'embauche.

Quels sont les avantages d'un logiciel pour cabinet de recrutement ?

Les avantages d'un logiciel pour cabinet de recrutement sont nombreux et variés. Il permet à ces cabinets de trouver et de recruter plus facilement les profils adéquats. Le principe fondamental qui sous-tend la plupart des solutions logicielles de recrutement est la centralisation de l'ensemble du processus de recrutement au sein d'une seule application. Parmi les avantages plus spécifiques de l'utilisation d'une solution logicielle de recrutement dans le cadre d'une entreprise, citons :

• Centralisation des informations sur les candidats : la centralisation des données relatives aux candidats, aux offres et à la collaboration entre les recruteurs et les entreprises contribue à une gestion efficace du processus de recrutement. La centralisation des données réduit aussi considérablement les risques de problèmes de communication ou de perte de données. Par ailleurs, une base de données centralisée permet aux différents contributeurs d'accéder facilement à des données précises et actualisées.
• Fonctionnalité de recherche assistée par l'IA : les recherches dans de grands volumes de données sur les candidats peuvent être effectuées rapidement et avec précision grâce à un moteur de recherche exploitant l'intelligence artificielle. En utilisant une fonctionnalité IA avancée pour rechercher dans les données, les recruteurs peuvent automatiser plusieurs tâches et exploiter au mieux les bases de données en spécifiant plus finement les paramètres de recherche. Les moteurs de recherche assistés par l'IA peuvent également effectuer des recherches dans des sources tierces, telles que les réseaux sociaux et sur Internet, sans recourir à une application distincte.
• Intégration entre différents systèmes : l'intégration du logiciel pour cabinets de recrutement avec d'autres systèmes d'entreprise est un avantage important que la plupart des logiciels pour cabinet de recrutement offrent. L'intégration permet aux différents systèmes d'échanger et de mettre à jour automatiquement les données et minimise la participation du personnel. Qui plus est, l'intégration entre les systèmes réduit la probabilité de commettre des erreurs de données et permet aux systèmes de fonctionner à partir d'une base de données centralisée. Cette intégration permet également d'automatiser davantage de tâches. Ainsi, les comptes de messagerie électronique peuvent être associés à un logiciel de recrutement pour permettre l'enregistrement automatique des communications entre les recruteurs et les candidats. Les calendriers peuvent également être intégrés au système afin que les rendez-vous soient automatiquement ajoutés aux calendriers des participants concernés.
• Amélioration des taux de réussite : afin d'atteindre des taux de réussite plus élevés, car le logiciel offre une vision avancée des activités telles que le placement des candidats, la génération de revenus, la réalisation des objectifs et la progression des candidats tout au long du processus de recrutement. Disposer de renseignements adéquats est indispensable à la réussite et les logiciels de recrutement peuvent constituer une source d'information efficace que les entreprises peuvent utiliser pour améliorer leurs performances globales. Une technologie avancée reposant sur l'IA permet également au logiciel de faire des suggestions relatives aux meilleurs candidats pour un poste spécifique, ce qui peut se traduire par des taux de réussite plus élevés.
• Personnalisation accrue : la personnalisation de l'expérience de recrutement permet aux candidats et aux recruteurs d'accomplir plus facilement leurs tâches. Les solutions logicielles de recrutement peuvent souvent s'intégrer directement au site web et aux offres d'emploi d'une entreprise, les candidatures peuvent ainsi être gérées depuis le système plutôt que par le biais d'une solution tierce. Les logiciels de recrutement personnalisés permettent également aux entreprises d'apposer leur logo et leur identité visuelle sur le logiciel et d'intégrer des fonctionnalités spécifiques à leurs besoins.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel pour cabinet de recrutement ?

Les fonctionnalités d'un logiciel pour cabinet de recrutement sont généralement constituées de fonctions de base, que l'on retrouve dans la plupart des offres, ainsi que de diverses autres fonctions qui peuvent varier considérablement d'une application à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel pour cabinet de recrutement :

• Recherche de candidats : recherchez automatiquement des candidats provenant de très nombreuses sources. Ces sources peuvent inclure des réseaux sociaux comme LinkedIn, des sites de recrutement, Facebook et les sites web des entreprises. La recherche de candidats peut généralement être entièrement automatisée et les candidats peuvent être recherchés en fonction de critères spécifiques. Une fois identifiés, les candidats sont généralement ajoutés à une base de données centrale qui permet d'accéder facilement aux informations en cas de besoin.
• Recommandations automatisées : ne cherchez pas à trouver manuellement les meilleurs candidats, mais utilisez plutôt l'intelligence artificielle pour analyser les différents candidats. En utilisant l'IA, les applications des cabinets de recrutement peuvent créer automatiquement une liste des candidats les plus recommandés pour un poste spécifique, ce qui accélère considérablement le processus de présélection.
• Suivi de la progression des candidats : suivez automatiquement la progression des candidats grâce à des outils optimisés par l'intelligence artificielle. Cette fonction inclut généralement la possibilité de suivre la progression des candidats tout au long du processus de recrutement et de nombreuses applications de recrutement peuvent interagir avec d'autres plateformes telles que les systèmes CRM et ERP. Les recherches assistées par l'intelligence artificielle permettent aux recruteurs d'effectuer des recherches approfondies dans les dossiers des candidats.
• Gestion de la communication : suivez les leads et gérez la communication avec les candidats et les clients en intégrant la messagerie électronique dans le logiciel de recrutement. L'intégration de la messagerie électronique permet au logiciel de conserver automatiquement un suivi des conversations et de les attribuer automatiquement à des candidats ou à des clients spécifiques. Les conversations peuvent être consultées facilement par la suite via l'application de recrutement, ce qui évite de devoir rechercher des données dans plusieurs applications. En outre, la saisie automatique des e-mails réduit la probabilité de messages manqués et de mauvaise communication entre les recruteurs et les clients ou les candidats.
• Intégration avec des sites web : intégrez un logiciel de recrutement à un site web pour permettre la collecte automatique d'informations sur les candidats. En associant l'application de recrutement à la page de recrutement d'un site web, il est possible de publier facilement de nouvelles offres d'emploi et de recueillir les candidatures à traiter. Cette intégration directe permet d'éviter le transfert de données entre les applications et facilite et accélère la mise en relation des candidats appropriés avec les postes à pourvoir.
• Collecte d'informations enrichies : ne vous contentez pas de CV simples et basiques, enrichissez automatiquement les CV des candidats avec des données obtenues sur Internet. Les logiciels de recrutement peuvent souvent ajouter aux candidatures des données provenant de réseaux sociaux tels que LinkedIn et Facebook. Certains systèmes peuvent également ajouter des informations obtenues à partir d'autres sources, notamment Google, afin d'enrichir les candidatures et de donner aux recruteurs davantage d'informations à exploiter au cours du processus d'embauche.
• Outils de collaboration : invitez les autres intervenants, tels que les clients, les employés et les tiers, à accéder au logiciel de recrutement afin que les informations puissent être partagées facilement et rapidement. Par ailleurs, certaines applications de recrutement offrent la possibilité de partager des calendriers et de programmer des réunions électroniques directement depuis l'application. Cela permet de disposer d'un point de gestion centralisé des données afin que les utilisateurs puissent toujours accéder à des données pertinentes et vérifiées, ce qui évite toute confusion et tout conflit de calendriers.
• Fonctionnalité d'établissement de rapports : exploitez le suivi des données et les KPI, ces informations permettent aux recruteurs d'atteindre plus facilement leurs objectifs. Les logiciels pour cabinet de recrutement permettent aux utilisateurs de fixer leurs objectifs et de mesurer leurs progrès dans la réalisation des objectifs qu'ils se sont fixés grâce à un système intégré de suivi des objectifs. Divers KPI peuvent être suivis, notamment les placements, les revenus et les taux de réussite des candidats.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel pour cabinet de recrutement ?

Avant de se procurer un logiciel pour cabinet de recrutement, les acheteurs doivent tenir compte de plusieurs facteurs. Bien qu'il existe plusieurs outils de recrutement sur le marché, certains sont mieux adaptés aux petites et moyennes entreprises, tandis que d'autres sont destinés aux grandes sociétés. Les logiciels de recrutement sont aussi disponibles sous la forme de deux variantes différentes, à savoir les offres traditionnelles qui nécessitent une installation locale et les options SaaS. Chacune de ces versions présente des avantages et des inconvénients qui leur sont propres. Les acheteurs doivent donc soigneusement déterminer quelle version convient le mieux à leurs besoins. Le choix de la version dépend principalement des besoins stratégiques et opérationnels spécifiques de l'entreprise. Certains éléments supplémentaires à prendre en compte avant d'acheter une solution logicielle de recrutement sont présentés plus en détail ci-dessous :

• Quelles sont les principales fonctionnalités de l'application de recrutement ? Étant donné que les logiciels de recrutement sont généralement dotés de fonctionnalités principales et optionnelles, il est impératif de déterminer si les fonctionnalités principales répondent aux besoins de l'entreprise. Bien que de nombreuses solutions logicielles offrent aux utilisateurs l'accès à des fonctions en option conçues pour compléter les fonctions principales, il est essentiel de parvenir à un équilibre entre ces fonctions et le prix facturé pour la solution. L'objectif principal doit ici être de trouver une solution offrant des fonctionnalités qui correspondent le plus possible aux besoins de la société.
• Quels sont les objectifs du logiciel de recrutement ? Il est important de déterminer les objectifs clés qu'une entreprise souhaite accomplir en faisant l'acquisition d'une solution logicielle de recrutement. Une fois que la société a une vision claire des objectifs qu'elle souhaite atteindre en se dotant d'une solution logicielle de recrutement, il est possible de mettre en adéquation les fonctions et caractéristiques d'une solution spécifique avec les besoins de la société. Si l'on se penche sur les objectifs qu'une solution de recrutement spécifique doit atteindre, il est beaucoup plus probable que la société choisisse la bonne solution dès le départ, ce qui réduit le risque de devoir engager des dépenses supplémentaires par la suite.
• Quel est le modèle de tarification de la solution de recrutement ? En général, les solutions de recrutement sont disponibles sous deux formules et la tarification est un élément déterminant pour la plupart des entreprises. Les coûts peuvent être répartis entre coûts initiaux et coûts mensuels et certaines solutions offrent des coûts mensuels plus faibles pour des coûts initiaux plus élevés, tandis que l'inverse est vrai pour d'autres solutions. Par exemple, une solution cloud computing n'entraînera que peu ou pas de coûts initiaux, mais des frais d'abonnement mensuels. En revanche, une solution sur site a généralement tendance à présenter des coûts mensuels faibles, mais nécessite un investissement initial important. En définitive, le choix du modèle de tarification dépend des besoins et des ressources financières de l'entreprise en question. Les petites et moyennes entreprises sont généralement mieux servies par des solutions cloud, tandis que les grandes entreprises peuvent envisager d'opter pour des solutions sur site.
• La solution de recrutement peut-elle aider l'entreprise à atteindre ses objectifs ? Avant d'investir dans une solution de recrutement spécifique, une entreprise doit être claire sur les objectifs qu'elle souhaite poursuivre avec son introduction. Ce n'est qu'une fois ces objectifs définis que l'entreprise pourra déterminer si la solution logicielle est adaptée ou non. Lors de l'établissement de ces objectifs, l'entreprise doit tenir compte de facteurs tels que les défis spécifiques auxquels elle peut être confrontée, l'intégration aux systèmes existants et la facilité d'utilisation. En appréhendant ces besoins, les entreprises sont plus susceptibles d'investir intelligemment et dans la bonne solution logicielle.
• Le logiciel offre-t-il un accès via des appareils mobiles ? Les sociétés sont de plus en plus nombreuses à adopter des modèles de mobilité qui encouragent les employés à travailler à distance. Il s'agit donc d'un élément important à prendre en compte lors du choix d'une solution logicielle de recrutement. Pour faciliter cette démarche, il est essentiel de s'assurer que la solution logicielle choisie est compatible avec les appareils mobiles et que plusieurs navigateurs et systèmes d'exploitation sont pris en charge. Dans la mesure où il n'est généralement pas aisément possible d'ajouter ultérieurement un accès à distance à un système existant, ce point est particulièrement important.
• L'application est-elle adaptée à la taille de l'entreprise ? Les besoins et les ressources financières varient en fonction de la taille de l'entreprise. Par conséquent, une solution de recrutement doit être adaptée à la taille de l'entreprise pour être rentable et efficace. Il convient aussi de tenir compte de l'expertise technique et des besoins en personnel. Par exemple, une grande entreprise peut disposer d'un service informatique interne disposant de ressources humaines suffisantes pour gérer différents systèmes métier, tandis qu'une petite entreprise a tout intérêt à confier cette fonction à un fournisseur de services en ligne.
• Comment le système stocke-t-il les données ? Le stockage des données est un élément essentiel à prendre en compte pour toute entreprise moderne et il convient d'accorder une attention particulière à la manière dont les données sont conservées. Ceci est particulièrement important, car les données sont souvent soumises à des règles strictes de protection de la vie privée et les divulgations de données peuvent causer de nombreux problèmes très préoccupants. Les données peuvent être stockées sur site ou dans le cloud. Si l'option sur site est choisie, la sécurité des données et la responsabilité de la sauvegarde des informations incombent à l'entreprise. A contrario, lorsque le stockage des données est externalisé, la responsabilité de la protection des données relève du fournisseur de la solution logicielle. Dans les deux cas, l'entreprise doit s'assurer que toutes les exigences légales applicables sont respectées.
• Le logiciel est-il compatible avec d'autres systèmes ? La plupart des entreprises modernes s'appuient sur plusieurs systèmes pour mener à bien leurs activités quotidiennes et il est essentiel que ces systèmes puissent interagir les uns avec les autres. Avant de sélectionner une solution de recrutement spécifique, les entreprises doivent s'assurer que le système peut s'intégrer de manière transparente aux autres systèmes déjà utilisés. Ceci leur permettra d'éviter de devoir débourser des sommes supplémentaires et de s'épargner bien des frustrations.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciel pour cabinet de recrutement ?

Les tendances affectant le logiciel pour cabinet de recrutement, ainsi que les tendances plus générales de la technologie et de l'industrie, devront aussi être prises en compte lors du processus de prise de décision au moment de l'achat. Les tendances les plus pertinentes dans le domaine du recrutement sont :

• Présence accrue sur les réseaux sociaux : les réseaux sociaux jouent un rôle de plus en plus important dans presque tous les aspects de l'activité économique et le recrutement ne fait pas exception. Un grand nombre de candidats utilisent des plateformes comme LinkedIn et Facebook pour consulter les offres d'emploi. De nombreux candidats utilisent également ces plateformes pour créer leur CV numérique. C'est pourquoi les solutions logicielles de recrutement doivent pouvoir s'intégrer facilement et efficacement à ces plateformes.
• Recours accru à l'intelligence artificielle : l'intelligence artificielle est l'une des tendances technologiques les plus importantes de notre époque. L'intelligence artificielle est utilisée dans presque tous les domaines de l'entreprise moderne et cette technologie est particulièrement utile dans les services de recrutement de personnel. L'intelligence artificielle peut contribuer à lutter contre les partis pris humains au cours du processus d'embauche et réduire la charge de travail des recruteurs en automatisant plusieurs tâches. Lorsque vous choisissez une solution de recrutement, il est essentiel d'opter pour une solution qui offre une automatisation des tâches assistée par l'intelligence artificielle.
• Augmentation des emplois en télétravail : un nombre sans cesse croissant d'employés cherchent à tirer parti des technologies modernes qui leur permettent de travailler à domicile. Il est donc important de garder cela à l'esprit lors de la recherche d'une solution logicielle de recrutement, car la tendance du télétravail ne peut que s'accentuer à l'avenir. Les employés doivent souvent accéder aux ressources et aux systèmes de l'entreprise lorsqu'ils sont en déplacement ou travaillent en dehors du bureau. La mise en place d'une solution logicielle qui prend en charge cet aspect contribue grandement à garantir que l'entreprise peut répondre à cette tendance.