Logiciels intranet

Logiciel intranet

Un logiciel intranet est une solution d'entreprise conçue pour faciliter les communications privées, la collaboration et le partage de données entre les employés. Le logiciel fait office de portail qui accorde un accès exclusif aux informations internes et aux ressources externes, dans le cadre d'un réseau privé et sécurisé. Son objectif est d'améliorer l'engagement des employés grâce à des espaces de travail en ligne accessibles, ce qui permet de relever les défis liés à la collaboration dans un environnement d'entreprise.

Principalement utilisés par les employés pour gérer les flux de travail, rechercher des informations actualisées et communiquer avec le personnel de la société, les outils intranet sont utilisés dans de nombreux secteurs d'activité. Un grand nombre d'entreprises françaises s'appuient sur des applications intranet pour leurs communications privées, notamment des compagnies aériennes, des supermarchés, des universités, des micro-entreprises, des bibliothèques et des ONG. Les logiciels intranet peuvent également promouvoir et simplifier les activités des équipes distribuées, de la même manière que les solutions de digital workspace et de télétravail.

Comme ils fonctionnent comme des "sources uniques de renseignements", avec des données en temps réel instantanément disponibles pour toutes les parties prenantes autorisées, les entreprises peuvent également les assimiler à des outils de knowledge management. Dans les environnements qui privilégient le renforcement de la motivation des équipes et la reconnaissance sociale, ces outils peuvent compléter, voire remplacer, certains des processus réalisés par les logiciels d'engagement des collaborateurs et les logiciels de communication d'équipe.

Souvent intégrées à d’autres outils tiers, les applications intranet offrent un accès facile à la suite logicielle de l'entreprise, au même titre que les logiciels de portail web. Cependant, certains éditeurs d’intranet peuvent anticiper les besoins d'une entreprise et intégrer ces outils comme des modules natifs, qui peuvent initialement être utilisés de façon autonome et être progressivement développés en solutions sur mesure.

Les solutions intranet peuvent être aussi complexes et polyvalentes que vous le souhaitez. Il existe toutefois certaines exigences de base que toute une plateforme doit respecter. Un tel outil devrait permettre aux entreprises de :

• proposer un accès préétabli aux employés via un portail en ligne sécurisé
• fournir des flux d'actualités, des informations sur les activités, des alertes et des notifications aux employés concernés
• créer des tableaux de discussion, des forums internes et des blogs
• gérer des documents, des politiques et d'autres contenus dans une base de données centrale, en toute sécurité et conformément aux réglementations
• fournir des informations importantes via une base de connaissances facilement accessible
• synchroniser les calendriers et fournir des options de planification transparentes
• faciliter le partage de fichiers et la collaboration au sein de groupes prédéterminés

Qu'est-ce qu'un logiciel intranet ?

Les outils logiciels intranet sont des solutions numériques conçues pour aider les entreprises à mettre en place et à maintenir leur réseau de communication privé en ligne à accès restreint. Ils sont censés servir de passerelles d'informations et permettent à des groupes spécifiques de personnes au sein de la société d'accéder à la base de données de connaissances, aux outils de collaboration et à d'autres ressources de l'entreprise. Cela permet aux employés de collaborer virtuellement au sein d'un emplacement central, de partager des documents et des supports, de communiquer en toute sécurité, de se former mutuellement ou personnellement, de fournir un retour d'information et de collaborer sur des projets en toute sécurité.

Utilisées par des entreprises du secteur privé, des ONG, des universités et des agences gouvernementales, les applications intranet aident les entreprises à créer un espace de travail numérique complet, capable d'éliminer les barrières de communication, de favoriser l'innovation, de stimuler l'efficacité et de réduire les frictions grâce à des flux de travail intelligents. Leur principal avantage est la capacité à fournir la bonne information au bon travailleur au moment opportun. Ainsi, ils remplacent la messagerie conventionnelle par un flux d'informations plus inclusif, transparent et efficace.

Les solutions intranet ont tendance à être gérées par des administrateurs intranet internes et des équipes de travail numérique disposant d'une formation en informatique, en technologie, en gestion de contenu et en conception d'expérience utilisateur. Cela permet aux concepteurs d'intranet d'enrichir leur logiciel de fonctionnalités utiles à leur entreprise. Il peut s'agir de forums de discussion, de blogs, de sections FAQ, de flux d'informations, de tutoriels pratiques, de vidéos, de graphiques, d'horaires, de tableaux d'affichage, de panneaux de messagerie pour PDG et de zones de distinction des employés sociales. Mais le logiciel intranet doit au moins permettre au personnel d'accéder à la base de données des employés, à la base données des connaissances de l'entreprise et à tout outil propriétaire ou externe nécessaire à la collaboration et à la communication.

L'objectif premier des systèmes intranet est d'éliminer la dépendance à l'égard des fournisseurs publics de services de messagerie électronique et d'outils de collaboration, en remplaçant leurs services par des alternatives plus sûres, plus confidentielles et plus efficaces. Cela inclut des solutions internes et des intégrations avec les outils de communication et de collaboration de l'entreprise, regroupés dans un hub central personnalisé. La plateforme intranet se transforme ainsi en un guichet unique pour les employés, où ils peuvent se connecter, partager et se former. Grâce à cette solution "clé en main" conçue par l’éditeur d’intranet, ils peuvent créer leurs réseaux sociaux, utiliser la messagerie instantanée, créer et accéder à des pages wiki, partager des fichiers, rédiger des formulaires et effectuer des contributions sur la base de données de leur entreprise.

En fonction du fournisseur de la solution intranet, les entreprises ont à leur disposition plusieurs options de déploiement. L’une de ces options est le déploiement sur site. Celle-ci confère aux entreprises un contrôle total sur leurs données, mais implique un investissement considérable en termes d'infrastructure informatique, de mise en œuvre et de maintenance du matériel. La version cloud du logiciel intranet est une option beaucoup plus pratique, qui consiste à confier ces processus coûteux au prestataire SaaS de manière sécurisée, en échange d'un abonnement. Par ailleurs, les entreprises peuvent être en mesure d'obtenir une solution intranet hybride. Avec ce modèle, seules certaines parties de l'opération sont gérées par le fournisseur de services cloud qui héberge les applications de la société.

Quels sont les avantages d'un logiciel intranet ?

Les avantages d'un outil logiciel intranet perdurent, même si de nouvelles technologies apparaissent chaque jour dans le domaine des communications. Voici quelques exemples d'avantages stratégiques découlant de l'utilisation de solutions intranet :

• Stockage simplifié des données : les entreprises voient circuler chaque jour un nombre incalculable de documents, souvent partagés par e-mail ou stockés sur les ordinateurs de l'entreprise dans divers formats. Une solution intranet peut faciliter le stockage et la consultation de ces fichiers, étant donné qu'elle peut gérer une base de données centrale, le traitement des versions et le partage des documents. La base de données centrale peut également être préparée en vue d'un accès par le biais de fonctions de recherche personnalisées, de fonctions de remplissage automatique et de saisie automatique. Une meilleure visibilité et un accès plus facile aux fichiers peuvent avoir une incidence positive sur le rendement professionnel et contribuer à maximiser le retour sur investissement.
• Communication transparente entre les employés : sans un registre des employés, il peut être difficile de rechercher et de partager des informations avec la bonne personne au sein d'une grande entreprise. Un logiciel intranet répond à ce besoin en permettant aux utilisateurs de créer leur propre profil avec des coordonnées importantes, une description du poste et des photos. Le fait d'identifier rapidement des collègues, de leur envoyer des messages directement via l'intranet et de créer des liens immédiats permet de renforcer le réseau professionnel et de stimuler la productivité. Pouvoir retrouver ses collègues via le répertoire du personnel motive également les employés à communiquer davantage, à rester impliqués et à célébrer ensemble leurs succès. De la même manière, la possibilité de pouvoir suivre l'évolution des effectifs via les fils d'actualité et les tableaux d'affichage permet aux employés de prendre part à des expériences sociales communes où les succès professionnels sont célébrés à un niveau plus général.
• Systèmes avancés de gestion du contenu : les intranets ont beaucoup évolué depuis les années 1990, où ils se composaient principalement de simples pages d'accueil. Aujourd'hui, ils comprennent des blogs, des forums, des chats, des flux d'actualités, des calendriers, des formulaires automatisés, des alertes et diverses fonctions sociales qui permettent de partager rapidement et facilement les messages clés et les nouvelles de la société. Grâce à des CMS (Content Management Systems) intégrés, les logiciels intranet permettent aux professionnels de la communication de créer et de partager leur contenu dans toute la société.
• Partage des données à l'échelle de l'entreprise : le partage des connaissances et des idées favorise l'innovation, qui est un catalyseur pour le développement de l'entreprise. Comme un intranet donne à tous les employés un accès à la plateforme centralisée et à ceux qui l'utilisent, il peut servir de moyen de communication entre la direction et l'ensemble de son personnel. De plus, le fait de pouvoir partager des idées et des informations en temps réel, de rechercher des idées pour de nouveaux projets et de recevoir des commentaires spontanés permet à tous les utilisateurs d'être plus au fait du fonctionnement interne de l'entreprise, plus conscients des facteurs de changement et mieux préparés à saisir de nouvelles opportunités de croissance.
• Collaboration internationale : travailler en dépit des fuseaux horaires et des différences entre les régions du monde est un défi auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Grâce à une plateforme de communication centralisée, tous les employés ont accès aux mêmes informations, quelle que soit leur situation géographique. Comme tout le monde est sur la même longueur d'onde et connaît les horaires de ses collègues, ils peuvent collaborer plus efficacement à deux ou à plusieurs. Le logiciel intranet peut également donner aux employés les outils nécessaires pour gérer les situations où une action immédiate est nécessaire, même s'ils ne sont pas présents physiquement au bureau.
• Promotion des objectifs de l'entreprise : les systèmes intranet personnalisés peuvent être considérés comme un investissement destiné au développement de l'identité de l'entreprise. Ce type de logiciel peut être utilisé pour promouvoir la culture, la vision, l'éthique et les objectifs de l'entreprise. Lorsque les dirigeants publient leurs prévisions pour l'avenir et communiquent leurs stratégies de manière transparente sur des tableaux d'affichage, des forums et des blogs, ils ne se contentent pas de préciser les directives que les employés doivent suivre et les moyens qu'ils peuvent utiliser pour se conformer aux exigences de l'entreprise. Ils contribuent à renforcer la motivation et le sentiment d'appartenance à une communauté, en les guidant vers un avenir commun avec des objectifs vers lesquels ils peuvent tous tendre.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel intranet ?

Les fonctionnalités d'un logiciel intranet évoluent et se multiplient à mesure que les développeurs cherchent à différencier leurs outils. Mais la création d'une plateforme intranet de qualité repose sur quelques fonctionnalités simples et indispensables. Les entreprises se doivent de rechercher ces six fonctionnalités fondamentales des logiciels intranet :

• Gestion de la base de connaissances : stockez les informations dans une base de connaissances centrale et fournissez un accès à la demande. Qu'il s'agisse de documents sur la politique de l'entreprise ou de vidéos explicatives, les logiciels intranet permettent de stocker, d'organiser et de partager des informations précieuses en toute sécurité à partir d'une base de données consultable et facilement accessible. Les employés peuvent ensuite puiser dans ces informations lors de la phase d'intégration, pendant les campagnes régulières de formation du personnel, lorsqu'ils cherchent à obtenir une promotion ou chaque fois qu'ils ont besoin d'une remise à niveau.
• Gestion du contenu : rassemblez les contenus texte, audio et vidéo dans une base de données centralisée pour faciliter leur consultation. Qu'il s'agisse de comptes rendus de réunions, de factures, de flux de projets ou de rapports de vente, les outils intranet peuvent rassembler ce contenu, le convertir dans un format plus facilement exploitable si nécessaire, le mettre à la disposition des parties prenantes concernées et permettre des actualisations en temps réel.
• Référentiel des employés : créez des profils d'employés et accordez l'accès à ces informations aux personnes autorisées. Les outils intranet peuvent stocker les coordonnées, les rôles professionnels et les photos de chaque employé et compiler ces informations dans une base de données unifiée. Les collègues de travail peuvent ainsi les rechercher dans le répertoire des employés et les identifier comme des interlocuteurs privilégiés pour leurs questions. Plutôt que de demander autour d'eux ou d'envoyer des e-mails dans l'espoir que tout se passe bien, les travailleurs peuvent atteindre ces contacts directement, avec la certitude que leur requête sera vue par la bonne personne à chaque fois.
• Gestion des politiques : rédigez des directives, des politiques et des procédures pour différents scénarios, conformément aux réglementations. Grâce à des formulaires, des modèles et des outils de rédaction personnalisés, les solutions intranet peuvent contribuer à accélérer les processus fastidieux de création, de comparaison, de validation, de partage et d'application des changements de politique.
• Gestion des calendriers : synchronisez, partagez et gérez les calendriers de plusieurs employés. Les systèmes intranet sont généralement dotés d'outils de gestion des calendriers pour faciliter la transparence quant à la disponibilité des travailleurs et aux engagements professionnels. Cela permet aux employés de se tenir au courant des réunions et des évènements, de répondre aux invitations, de se synchroniser avec les collègues avec lesquels ils collaborent et de modifier leurs propres horaires en temps réel.
• Réseau privé : protégez les données de l'entreprise contre les fuites, le vol et les manipulations accidentelles. Soucieux des menaces constantes d'attaques malveillantes, les fournisseurs d'intranet offrent à leurs clients une gamme de solutions de sécurité. Que les utilisateurs optent pour des WAN (Wide Area Network ou réseau étendu) ou des LAN (Local Area Network ou réseau local), ils doivent avoir la certitude que leurs réseaux sont confidentiels et exclusivement accessibles au personnel autorisé.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel intranet ?

Lors de l'achat d'un logiciel intranet, les utilisateurs doivent tenir compte des progrès rapides de la technologie et de leur incidence sur les attentes des utilisateurs, d'autant plus que la main-d'œuvre d’aujourd’hui est de plus en plus sensibilisée aux technologies numériques. Voici quelques-unes des questions les plus importantes et les plus pertinentes que les entreprises devraient se poser à propos d'une plateforme intranet avant de s'engager contractuellement :

• Dispose-t-elle des compatibilités nécessaires avec les équipements existants ? Pour qu'elle convienne à de nombreuses entreprises, une solution intranet doit s'intégrer avec succès aux applications commerciales existantes et futures. Il peut s'agir de systèmes RH, de traitements de documents, d'applications de gestion des contacts et de logiciels de planning. Les intégrations natives ou une API (Application Programming Interface) faciliteront la communication continue entre les progiciels sans qu'il soit nécessaire de télécharger et d'actualiser les bases de données ou de transférer les informations d'une application à l'autre. Grâce aux actualisations en temps réel sur ces plateformes, il n'y a aucun risque de perte de données, de retard ou de divergences.
• L'interface du logiciel intranet est-elle intuitive ? L'expérience utilisateur est un élément qui doit être au cœur des préoccupations de la société. Le fait de devoir suivre une formation approfondie ou de devoir procéder à des paramétrages fastidieux se traduit par des interruptions des activités. L’application intranet devrait idéalement être personnalisable, mais aussi dotée de fonctionnalités de base "prêtes à l'emploi", afin que même les stagiaires et le personnel inexpérimenté puissent y naviguer facilement.
• Offre-t-elle un accès via des appareils mobiles ? Une plateforme intranet sans possibilité d'accès via des appareils mobiles n'est utilisable qu'au bureau. Cela va à l'encontre de l'objectif de disposer d'outils de communication et de collaboration sécurisés et rationalisés avec une couverture mondiale 24h/24. Que les employés soient en télétravail, qu'ils travaillent de manière flexible, sur le terrain, à l'hôtel, partagent leur bureau ou opèrent depuis leur bureau attitré, ils peuvent avoir besoin de réseauter et de collaborer avec des collègues du monde entier sur divers appareils.
• La fonctionnalité de recherche est-elle performante ? Des fonctionnalités de recherche qui ne sont plus au point sont un grief courant pour les utilisateurs de solutions intranet. Un bon outil intranet doit être capable d'anticiper les requêtes, de remplir automatiquement les champs de saisie, de faire des suggestions de mots-clés et de renvoyer rapidement les résultats, surtout s'il se veut convivial.
• Cet outil intranet peut-il responsabiliser les employés ? Les employés doivent pouvoir constater que leur contribution est nécessaire et appréciée. Pour y parvenir, une plateforme intranet doit être capable de favoriser un dialogue dynamique. Cela implique d'encourager les travailleurs à partager leurs points de vue, de partager les objectifs de résultats pour chaque membre de l'équipe, de faire en sorte que le processus d'intégration se déroule sans heurts et de faciliter la reconnaissance sociale des travailleurs qui se surpassent.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels intranet ?

Les tendances les plus pertinentes concernant les plateformes intranet suivent en toute logique certaines tendances technologiques plus générales. Dans son billet intitulé Do Intranets Have a Future (Les solutions intranet ont-elles un avenir ?, disponible en anglais), JP Wirta, expert en croissance commerciale SaaS et spécialiste des intranets, fait référence à l'intranet comme étant l'élément de remplissage qui comble tous les vides laissés par les autres solutions commerciales. Comme ces carences ne cessent de croître, le logiciel intranet a toutes les chances de transformer la façon dont les entreprises sont gérées. Voici quelques-unes des tendances émergentes en matière d'intranet que les entreprises se doivent de suivre :

• L'IA (intelligence artificielle) est au service des intranets : les technologies associées à l'IA sont loin d'avoir atteint leur plein potentiel dans le domaine des intranets. Mais les chatbots optimisés par IA, les assistants vocaux et d'autres innovations pourraient bientôt remplacer les requêtes textuelles standards sur l'intranet. Grâce à ses capacités de reconnaissance des tendances, d'analyse vocale et d'apprentissage automatique, l'IA pourrait même devenir la référence pour les systèmes intranet, en contribuant aux recommandations de recherche, à la génération d'articles, à l'édition de vidéos, aux alertes de sécurité et à d'autres opérations importantes.
• Les analytiques sont spécifiques à l'intranet : les analyses peuvent permettre d'évaluer l'engagement, l'adoption et les performances du logiciel intranet. Ces informations peuvent aider les entreprises à adapter le contenu et l'interface utilisateur à des situations, des compétences ou des besoins spécifiques de leurs employés. Bien que peu de solutions intranet soient fournies avec des statistiques spécifiques au personnel ou au secteur d'activité, il y a des avantages évidents à détenir ce type d'informations et à les utiliser comme des points de référence pour permettre la réussite de l'intranet.
• Les sites centraux peuvent être avantageux : les sites centraux rassemblent d'innombrables sites web et les mettent en relation pour optimiser la navigation. Ils servent de référence pour accéder à des informations pertinentes, car ils relient des sites web disparates et aident les utilisateurs à rechercher des informations sur un sujet donné de manière approfondie, depuis sa source en passant par ses variantes.
• Les outils de communication exploitant les réseaux sociaux sont très efficaces : le recours aux outils de communication à caractère social ne peut qu'améliorer l'expérience de l'utilisateur. Les fournisseurs d'intranet qui ont anticipé la croissance des solutions d'engagement social ont déjà intégré des blogs, des flux, des balises, des groupes et des forums dans leurs solutions logicielles. Les développeurs qui n'adaptent pas et n'enrichissent pas leur logiciel avec des outils de communication communautaire risquent de voir l'engagement des utilisateurs diminuer à mesure que ceux-ci prennent goût à ces fonctionnalités en dehors du travail.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. API (Applicant Programming Interface) - Glossaire Capterra France (Date de consultation : mardi 5 juillet 2022)
2. Do Intranets Have a Future (Les solutions intranet ont-elles un avenir ?) - JP Wirta, LinkedIn (Date de consultation : mardi 5 juillet 2022)
3. Oui, l'intranet peut être hype - L’ADN (Date de consultation : jeudi 20 juillet 2023)