Un logiciel de synchronisation de fichiers est une plateforme sur laquelle de nombreux utilisateurs situés à différents endroits collaborent, échangent et modifient des fichiers de manière simultanée. L'application synchronise les modifications apportées par un utilisateur sur un document pour mettre à jour toutes les versions disponibles du document. Ceci garantit que tous les utilisateurs disposent de la version la plus récente du fichier, avec les données mises à jour, même lorsque les utilisateurs travaillent à distance sur différents sites.

Avantages d'un logiciel de synchronisation de fichiers

De nombreuses entreprises utilisent les téléphones mobiles dans le cadre de leurs activités officielles. Les applications basées sur le cloud et leur accessibilité via navigateur favorisent encore davantage cette tendance. Ainsi, les logiciels de synchronisation de fichiers sont devenus une exigence fondamentale pour les entreprises du fait qu'ils améliorent la collaboration et permettent aux utilisateurs d'accéder aux fichiers de l'entreprise de n'importe où, à n'importe quel moment. Ils permettent aussi notamment le partage sécurisé de fichiers sur le cloud.

Ces logiciels offrent de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Une meilleure collaboration entre les équipes : pour partager leurs fichiers en interne, les entreprises privilégient généralement les e-mails. Mais ceux-ci présentent des limites en termes de taille des pièces jointes et des capacités de synchronisation en temps réel. Tandis que les logiciels de synchronisation de fichiers permettent le partage de fichiers et de dossiers de n'importe quelle taille aussi bien en interne qu'hors de l'entreprise. Ils offrent la liberté de partager des fichiers de différentes manières, comme en joignant directement des pièces jointes ou par le biais de liens partagés.
• Un accès aux informations les plus récentes : en utilisant un logiciel de synchronisation de fichiers, chaque utilisateur a accès à la version la plus récente des fichiers, quel que soit l'endroit où il se trouve. Les modifications effectuées par un des utilisateurs seront instantanément visibles par les autres utilisateurs. En outre, ils ont la possibilité de restaurer la précédente version d'un fichier, s'ils n'acceptent pas les modifications apportées.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de synchronisation de fichiers

• Sauvegarde et récupération : créez plusieurs sauvegardes de fichiers et de dossiers et récupérez des fichiers perdus ou supprimés.
• Synchronisation en temps réel : surveillez les modifications apportées à des fichiers ou dossiers et synchronisez toutes les versions en temps réel.
• Cryptage : cryptez les données à la fois au repos et en transit et protégez les informations.
• Planification de la synchronisation : planifiez la synchronisation à une date et heure spécifique.
• Piste d'audit : conservez un enregistrement séquentiel de toutes les modifications effectuées dans des fichiers et dossiers, notamment les détails des modifications, le nom de la personne les ayant effectuées, ainsi que la date et l'heure des modifications.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de synchronisation de fichier

• Normes de sécurité relatives aux données : une fois installé, un logiciel de synchronisation de fichiers peut être utilisé pour quasiment tout fichier, document, image, contrat ou accord que vous créez et partagez en interne ou en externe. Cependant, avant d'acheter une solution, évaluez d'abord minutieusement ses normes en matière de sécurité et la fiabilité du fournisseur de service. Vérifiez que le logiciel a la capacité de crypter vos données en transit et au repos, surtout si les fichiers ne sont pas conservés sur votre propre serveur. Il vous est également recommandé de vérifier si le logiciel fournit des mesures de sécurité supplémentaires, telles que l'authentification multifacteur et le SSO (authentification unique).
• La capacité d'effacer des données à distance : lorsque des employés quittent la société ou perdent des équipements de la société (ordinateurs portables ou téléphones mobiles), cela engendre un risque que des données soient volées ou utilisées à mauvais escient. Il vous est recommandé de choisir une solution offrant des capacités de suppression des données à distance, de sorte que vous puissiez effacer à distance les données sensibles de l'entreprise conservées sur les appareils des employés, le cas échéant.
• Conformité : chaque entreprise se doit de respecter diverses normes de sécurité relatives aux données et d'autres normes selon le secteur d'activité, le type des opérations commerciales, les réglementations du secteur et la région dans laquelle a lieu l'activité. Lors de l'envoi de fichiers sur Internet, le logiciel de synchronisation de fichiers doit respecter les normes réglementaires qui s'appliquent à votre entreprise.

Principales tendances en matière de logiciel de synchronisation de fichiers

• L'IA (intelligence artificielle) va améliorer l'indexation et la recherche : le problème avec les référentiels partagés est qu'ils sont vite encombrés, car les employés ne suppriment pas les anciens documents ou anciennes versions de documents. Certains fournisseurs (Google et Box) ont ajouté à leurs solutions des capacités d'IA pour résoudre ce problème. L'IA de Google va deviner les fichiers que les utilisateurs recherchent et va suggérer de supprimer les versions auxquelles aucun utilisateur n'a eu accès depuis une certaine période de temps. L'outil apprend sur la base des actions de l'utilisateur et propose des recommandations relatives aux fichiers et aux collaborateurs avec lesquels l'utilisateur peut vouloir collaborer. De telles innovations s'avèrent être très utiles, il faut donc s'attendre à ce que davantage de fournisseurs ajoutent des capacités d'IA à leurs outils.
• La sécurité des données va devenir le facteur décisif pour les petites entreprises : avec la plupart des applications désormais déployées dans le cloud et les données stockées sur des serveurs distants, même les petites entreprises expriment des préoccupations concernant la sécurité de leurs données.