Logiciels PDF

Logiciel PDF

Un logiciel PDF est un type de solution qui permet de visualiser, de créer et de fusionner des fichiers PDF. Le format PDF est devenu l'un des formats de document les plus couramment utilisés dans le monde des affaires au cours des dix dernières années. Le format PDF est standardisé, de sorte que tout logiciel PDF fonctionnera avec les fichiers PDF, indépendamment du fait que ce logiciel ait été utilisé initialement pour créer le fichier.

Il existe de nombreuses variantes entre les différentes offres d’outils PDF, mais la seule véritable fonctionnalité "de base" est la possibilité de visualiser des fichiers PDF. Nombre d'entre eux permettent également de créer et de modifier des fichiers PDF, tandis que d'autres offrent des fonctionnalités plus spécialisées, comme la fusion de plusieurs PDF en un seul (ou le fractionnement d'un seul fichier en plusieurs). Certaines solutions, comme celles fournies par le créateur du standard de fichier PDF, offrent un ensemble complet de fonctionnalités pour la manipulation des fichiers PDF.

La possibilité de visualiser, de créer et de manipuler des fichiers PDF présente des avantages évidents pour les entreprises, la possibilité de lire des fichiers PDF étant nécessaire pour toute entreprise. De nombreux logiciels offrent la possibilité d'exporter automatiquement les documents qu'ils produisent au format PDF. Par conséquent, la capacité de créer ces fichiers n'est pas aussi essentielle que la capacité de les lire. Le fait de pouvoir utiliser correctement les fichiers PDF renforce également la sécurité, car les documents dans ce format sont plus sûrs que de nombreux autres types de documents.

Le logiciel PDF partage de nombreux domaines de compétence avec d'autres logiciels de gestion documentaire, comme les logiciels de tableurs, mais il s'intéresse à un type spécifique de format de fichier plutôt qu'à un type spécifique de document. En effet, les documents PDF peuvent contenir un large éventail d'informations, notamment des feuilles de calcul, des documents texte et des présentations, bien que le logiciel utilisé pour créer le fichier PDF puisse limiter ce qui peut y être inclus. Les entreprises qui cherchent à acheter un logiciel PDF doivent prendre en compte de nombreux facteurs dans leur processus de décision, tels que les fonctionnalités spécifiques dont elles ont besoin, les exigences en matière de licence, les problèmes de sécurité et l'usage qui sera fait des documents obtenus. D'une manière générale, pour qu'un logiciel soit inclus dans la catégorie des logiciels PDF, il devra contenir la plupart des fonctionnalités suivantes :

• Conversion des documents existants en fichiers PDF, ce qui permet aux utilisateurs de créer des documents dans des applications qu'ils connaissent déjà.
• Retouche des documents PDF existants pour modifier certains éléments tels que des images et des blocs de texte, ainsi que des opérations comme la combinaison et la fragmentation de fichiers.
• Partage facile des fichiers PDF avec d'autres personnes à partir du logiciel, en leur donnant éventuellement la possibilité de laisser des commentaires sur le fichier.
• Protection des fichiers PDF par un mot de passe pour éviter qu'ils ne soient vus par des personnes qui ne sont pas censées les consulter.
• Création des documents à signer (tels que des contrats) qui peuvent être envoyés à la partie concernée pour être signés numériquement.
• Applications mobiles qui transposent bon nombre des fonctionnalités les plus courantes sur les appareils mobiles, de sorte que les fichiers PDF peuvent être visualisés, créés et modifiés lors de vos déplacements.

Qu'est-ce qu'un logiciel PDF ?

Un logiciel PDF est utilisé par les entreprises et les particuliers pour visualiser, créer et manipuler des fichiers PDF qui sont essentiels dans les échanges commerciaux modernes, car très répandus. Ce standard de fichier a été créé par Adobe dans les années 1990 et a été largement adopté en raison de sa polyvalence et de sa sécurité. Bien qu'un logiciel PDF soit nécessaire pour effectuer différentes actions, il est possible d'afficher un PDF à l'aide d'un logiciel gratuit et les logiciels couramment utilisés, comme les navigateurs, peuvent souvent afficher les PDF directement. Les entreprises peuvent donc avoir la certitude que le destinataire d'un fichier PDF sera en mesure de le visualiser.

Les fichiers PDF offrent également d'autres fonctionnalités que l'on ne retrouve pas toujours dans un format de fichier unique, surtout s'il est largement adopté. Par exemple, un fichier PDF peut contenir un large éventail de contenus, alors que d'autres types de fichiers courants, comme les feuilles de calcul, sont plus limités. En outre, les fichiers PDF peuvent exploiter certaines fonctionnalités, telles que la protection par mot de passe et la possibilité de rendre certaines parties d'un document non modifiables. Les documents peuvent également être configurés de manière à ce que d'autres utilisateurs puissent y laisser des commentaires sans être autorisés à modifier le document en question.

La plupart des entreprises utilisent les fichiers PDF dans une certaine mesure dans leur correspondance, notamment, car ce standard est largement adopté. Il est également possible de convertir des documents d'autres formats de fichiers en fichiers PDF, bien que cette fonctionnalité puisse différer d'une solution PDF à l'autre. Le fait que de nombreux navigateurs prennent en charge de manière native la visualisation de PDF offre aux entreprises la possibilité de mettre les documents PDF directement en ligne pour que les clients et autres internautes puissent les consulter. Les fichiers PDF offrent généralement aux entreprises plusieurs avantages en matière de correspondance avec d'autres parties, qui seraient beaucoup plus contraignantes (voire impossibles) avec d'autres formats de fichiers.

Quels sont les avantages d'un logiciel PDF ?

Les avantages des outils PDF reposent sur la possibilité d'utiliser les fichiers de plusieurs façons. Les applications PDF permettent en outre aux utilisateurs de réaliser certaines opérations qui leur permettent de bénéficier de ces avantages. Parmi les avantages plus spécifiques, on peut citer les suivants :

• Conserver un format de fichier très répandu : comme nous l'avons mentionné plus haut, les fichiers PDF sont devenus l'un des formats de fichier de document les plus utilisés dans les entreprises. L'un des avantages que présente le recours à un format de fichier largement utilisé est qu'une entreprise peut être certaine que le destinataire de toute correspondance dans ce format sera en mesure de lire le fichier, ce qui permettra aux deux parties de gagner du temps et de limiter les désagréments.
• Créer un fichier en toute simplicité grâce à la conversion : en raison de la popularité des fichiers PDF, il est de plus en plus courant que d'autres applications offrent la possibilité d'exporter vers le format PDF. Dans le cas contraire, le logiciel PDF lui-même fournit souvent cette fonctionnalité. L'une des façons les plus simples d'y parvenir est d'utiliser une imprimante virtuelle, qui convertit en fichier PDF les données qui seraient normalement envoyées à une imprimante. Ainsi, tout document imprimable peut être converti en fichier PDF. Pour les entreprises, cela peut entraîner une réduction sensible des coûts de formation, puisque les utilisateurs n'auront pas besoin d'être formés à l'utilisation d'un nouveau logiciel pour créer certains documents et pourront continuer à utiliser le logiciel existant et convertir leurs documents.
• Réduire la taille des fichiers : bien que ce ne soit pas le cas dans toutes les situations, les fichiers PDF peuvent être moins volumineux que leurs homologues, notamment lorsqu'il s'agit de documents enrichis en contenus multimédias. L'utilisation la plus courante des documents numériques étant la correspondance par e-mail et autres communications numérisées, il est avantageux de disposer d'un fichier de taille réduite, car il sera envoyé plus rapidement et prendra moins de place dans la boîte de réception du destinataire. Pour une entreprise qui conserve des millions de documents, les PDF peuvent également représenter une économie importante en termes de stockage de données.
• Garantir la sécurité : les fichiers PDF peuvent être protégés par un mot de passe, ce qui en fait un support plus sûr pour l'envoi d'informations confidentielles. Les documents peuvent également être configurés en lecture seule, partielle ou totale, ce qui signifie que seuls les utilisateurs autorisés peuvent les modifier. Ces fonctionnalités renforcent la sécurité de l'envoi de documents, car l'expéditeur sait que le document ne peut pas être modifié sans autorisation.
• Intégrer des liens hypertextes : le format PDF prend en charge les liens hypertextes, ce qui permet à l'expéditeur d'inclure des liens vers des adresses ou d'autres documents dans le fichier PDF concerné.
• Assurer la pérennité des documents : en raison de la polyvalence et de l'omniprésence du format PDF, il est peu probable qu'il disparaisse de sitôt. Les entreprises peuvent donc être sûres que leurs documents resteront accessibles pendant encore longtemps.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel PDF ?

Les caractéristiques du logiciel PDF visent à faciliter au maximum l'utilisation des nombreuses fonctionnalités offertes par le format de fichier PDF. Dans de nombreux cas, cela implique d'intégrer la fonctionnalité du format PDF dans d'autres applications plutôt que dans le logiciel PDF lui-même. Par ailleurs, on retrouve de nombreuses fonctionnalités. Voici certaines des plus courantes :

• Facilité d'utilisation : adoptez les fichiers PDF et simplifiez de nombreux aspects du traitement des documents numériques. De ce fait, les solutions permettant de manipuler les fichiers PDF privilégient souvent les interfaces faciles à utiliser et les commandes simplifiées. La formation requise pour amener un employé au niveau de compétence technique nécessaire à l'utilisation de ce logiciel devrait donc être moindre (voire inutile).
• Possibilité de visualiser, créer et modifier des fichiers PDF : prenez en compte que la fonctionnalité la plus importante de ce type de logiciel est la possibilité de visualiser et de manipuler des fichiers PDF. Il est rare qu'un logiciel PDF n'offre pas cette option, mais de nombreuses solutions offrent également la possibilité de les modifier. Dans certains cas, la création peut se faire directement dans le logiciel, mais il est plus courant de convertir un document existant en PDF (voir ci-dessous).
• Fonctionnalités de collaboration : travaillez en collaboration sur un document, de nombreuses solutions PDF offrent ces fonctionnalités. Il peut s'agir, notamment, de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler sur un même document et d'avoir un moyen de distinguer clairement les utilisateurs au sein de ce document.
• Fonctionnalité de numérisation et OCR (Optical Character Recognition) : tenez compte que même si les entreprises utilisent de moins en moins de documents physiques, beaucoup d'entre elles doivent encore traiter régulièrement des copies papier. En outre, les entreprises qui ont abandonné les copies papier disposent encore souvent de documents anciens qu'elles doivent numériser. Certaines solutions PDF incluent des fonctionnalités permettant de numériser des documents physiques dans l'application afin que celle-ci puisse convertir tout texte scanné en texte numérique pour permettre, par exemple, le recours à des fonctions de recherche.
• Fonctionnalités de sécurité : protégez par mot de passe vos documents, une fonctionnalité couramment utilisée par les entreprises. La protection par mot de passe empêche tout utilisateur qui ne dispose pas de celui-ci de voir ou de modifier le contenu du document. Le verrouillage d'un document permet aux utilisateurs de le visualiser, mais les empêche de le modifier. Il est également possible de verrouiller certaines parties d'un document, comme dans le cas de documents destinés à être remplis par un utilisateur. Dans de tels contextes, le texte du document peut être verrouillé tandis que les champs dans lesquels l'utilisateur doit saisir des informations peuvent rester accessibles.
• Conversion au format PDF : convertissez des documents existants dans un autre format au format PDF, il s'agit probablement de la façon la plus courante de créer des fichiers PDF. Cette méthode présente l'avantage de permettre aux utilisateurs de ne pas devoir apprendre à utiliser un nouveau logiciel pour créer des documents. Ils peuvent plutôt créer le document dans le logiciel qui leur est familier et convertir le document obtenu. La conversion peut être effectuée directement par la solution PDF. Il existe néanmoins une autre méthode très répandue : l'utilisation d'une imprimante virtuelle (généralement intégrée au logiciel), qui permet à tout logiciel capable d'imprimer des documents de les "imprimer" au format PDF, ce qui permet de générer un document PDF.
• PDF pour appareils mobiles : visualisez et modifiez des documents PDF lors de vos déplacements, il s'agit d'une fonctionnalité qui revêt de plus en plus d'importance, car nombreuses sont les entreprises qui délaissent les ordinateurs de bureau pour se tourner vers des appareils portables tels que les tablettes et les téléphones mobiles. La possibilité de travailler sur des appareils mobiles garantit qu'une entreprise n'aura pas besoin d'utiliser un logiciel supplémentaire pour travailler avec des fichiers PDF sur des appareils mobiles.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel PDF ?

Lors de l'achat d'un logiciel PDF, il est essentiel de prendre en compte les besoins de l'entreprise au regard des fonctionnalités incluses dans le logiciel PDF. La possibilité de convertir des fichiers spécifiques au format PDF en est un exemple. Cela peut impliquer un logiciel spécialisé s'il s'agit d'un format de fichier méconnu ou spécifique, mais dans la plupart des cas, la possibilité d'imprimer au format PDF est suffisante. Voici d'autres éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel PDF à usage professionnel :

• De quelles fonctionnalités l'entreprise a-t-elle besoin ? En règle générale, il est préférable de prendre en compte le coût du logiciel avant toute chose. Toutefois, en ce qui concerne les fichiers PDF, l'omniprésence de ce format de fichier dispense de nombreuses entreprises d'utiliser un logiciel spécifique. Comme cela a été évoqué précédemment, de nombreux navigateurs offrent la possibilité de visualiser les fichiers PDF en mode natif. De nombreuses solutions logicielles gratuites peuvent aussi proposer des fonctions d'impression au format PDF. Pour les petites entreprises, ces deux possibilités peuvent être amplement suffisantes pour répondre à leurs besoins.
• Quel est le coût de ce type de logiciels ? Pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités PDF plus approfondies, le coût de ce type de logiciel sera plus pertinent, car il est peu probable que les solutions gratuites disposent des fonctionnalités requises. Dans de nombreux cas, cela se résume à la concession d'une licence plutôt que de devoir payer d'avance pour acquérir le logiciel en question. Les entreprises paieront en fonction du nombre de postes de travail, de sorte que le coût du logiciel dépende du nombre d'instances dont l'entreprise aura besoin de disposer.
• L'entreprise utilise-t-elle des documents physiques ? Les entreprises qui conservent des documents papier, qu'il s'agisse de nouveaux documents à saisir dans le système ou de documents archivés à numériser, auront besoin d'un outil PDF prenant en charge la numérisation et l'OCR. Cela permet aux utilisateurs de numériser des documents physiques dans le logiciel et de reconnaître automatiquement tout texte figurant sur le document afin de pouvoir le rechercher ou le convertir en un document de texte brut.
• L'entreprise a-t-elle besoin de fonctions de collaboration ? Pour les entreprises qui ont besoin de faire travailler plusieurs employés sur le même document, des fonctions de collaboration devront être incluses dans la solution. Ces fonctionnalités facilitent grandement le travail de plusieurs personnes sur un même document, que ce soit en même temps ou à différents moments de la journée. Il est également plus facile de travailler en collaboration lorsque les membres de l'équipe sont répartis sur plusieurs sites.
• Le logiciel prend-il en charge les fonctions de sécurité requises ? Les entreprises qui utilisent des fichiers PDF doivent souvent mettre en œuvre certaines fonctions de sécurité sur leurs fichiers, qu'il s'agisse de verrouiller certaines parties du document pour s'assurer qu'elles ne sont pas modifiées ou de protéger l'ensemble du document par un mot de passe afin de garantir que les utilisateurs non autorisés ne sont pas en mesure d'y accéder. Ces fonctions ne sont pas présentes dans toutes les solutions PDF, il est donc essentiel de s'assurer qu'elles sont incluses dans la solution envisagée en cas de besoin.
• Est-ce que le développeur assure un développement continu du logiciel ? La popularité du PDF en tant que format de fichier a inévitablement conduit à l'existence d'un grand nombre d'offres logicielles, mais certains de ces développeurs n'ont pas nécessairement poursuivi leurs efforts de développement. Lorsque vous choisissez une solution PDF, vous devez absolument vous assurer que le développeur à l'origine de cette solution est toujours à pied d'œuvre. Dans la mesure du possible, il convient également de s'interroger sur ses perspectives de développement dans un avenir proche. Cette démarche devrait réduire les risques d'achat de logiciels qui deviendront rapidement obsolètes en raison de leur absence de développement. Cette question ne devrait bien sûr pas se poser en ce qui concerne les applications cloud natives.
• Le développeur applique-t-il une politique de confidentialité satisfaisante ? Bien que le problème soit moins important lors de l'achat d'un logiciel autonome qui est déployé localement et ne se connecte pas au cloud, les entreprises qui traitent des informations sensibles doivent s'assurer que le logiciel qu'elles achètent ou auquel elles s'abonnent est assorti d'une politique de confidentialité adéquate. Si cela ne garantit pas que les données ne seront pas interceptées, cela devrait offrir une certaine protection juridique dans le cas contraire.

Quelles sont les principales tendances dans le domaine des logiciels PDF ?

Les principales tendances dans le secteur des logiciels PDF sont axées sur l'amélioration des fonctionnalités existantes que l'on peut généralement retrouver dans les logiciels PDF. Dans la mesure où le format de fichier sous-jacent est largement adopté, on observe une attitude qui consiste à ne pas chercher à modifier le logiciel en l'absence de défaillance. Toutefois, cela ne signifie pas qu'il ne faut pas s'attendre à voir apparaître de nouvelles innovations. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans ce domaine :

• Optimisation pour les appareils mobiles : comme susmentionné, les entreprises ont tendance à utiliser davantage les appareils mobiles de nos jours. Mais si les appareils mobiles sont faciles à transporter, ils manquent parfois de convivialité, en particulier lorsqu'il s'agit d'un document complexe, comportant de nombreux médias. Les développeurs de logiciels chercheront probablement à améliorer la convivialité des applications mobiles en conséquence.
• Applications cloud : comme dans de nombreux secteurs professionnels et logiciels, les applications cloud et le SaaS sont en passe de devenir le mode privilégié de mise à disposition des solutions logicielles. Cette tendance devrait se poursuivre sur le marché des logiciels PDF, car de plus en plus de fournisseurs de logiciels cherchent à justifier l'utilisation de leurs produits par les utilisateurs.
• Optimisation accrue des données : comme nous l'avons mentionné précédemment, l'un des avantages de l'utilisation de fichiers au format PDF (principalement lorsque ces fichiers contiennent beaucoup d'images) est leur taille souvent réduite. Les avantages que présente la réduction de la taille des fichiers, associés au fait que les appareils mobiles deviennent de plus en plus populaires dans les entreprises, laissent penser que les fournisseurs de logiciels continueront à améliorer l'efficacité du stockage des données des fichiers PDF, ce qui réduira encore la taille des fichiers concernés.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Wikipedia (Date de consultation : mardi 31 mai 2022)

2. Everything you need to know about the PDF (Tout ce que vous devez savoir sur le format PDF) - Adobe (Date de consultation : mardi 31 mai 2022)