Logiciels de comptabilité pour ONG et organismes à but non lucratif

Logiciel de comptabilité pour organisations à but non lucratif

Un logiciel de comptabilité pour organismes à but non lucratif (ou organisations caritatives) sont, comme leur nom l'indique, des logiciels de comptabilité qui se concentrent sur la gestion des comptes des organisations caritatives et ONG. Les organismes de bienfaisance bénéficient de certaines exonérations fiscales, mais ils font également l'objet d'une surveillance stricte en matière de. Comme beaucoup d'outils, il faut choisir celui qui convient le mieux pour gagner du temps et éviter de perdre de l'argent. C’est pourquoi les solutions de comptabilité pour organisations caritatives ont été conçues.

Ce type de logiciel offre essentiellement le même ensemble de fonctions de base que les autres types d’outils de comptabilité, mais avec des fonctions spécifiques conçues pour les organismes de bienfaisance plutôt que pour les entreprises commerciales. Cette différence se traduit par des points de détail, tels que la terminologie utilisée dans le logiciel et s'étend à des aspects importants de la comptabilité pour organisations caritatives, tels que la conformité gouvernementale et la gestion des salaires. Comme avec de nombreuses solutions de comptabilité, il est souvent possible de communiquer directement avec les banques pour effectuer un rapprochement entre les comptes de l'organisation caritative et les transactions qui ont été effectuées.

Les avantages de ce type de logiciel pour les organisations à but non lucratif résident dans leur commodité et leur respect des réglementations. Conçu spécifiquement pour la comptabilité des organisations caritatives, ce logiciel est bien mieux adapté à la tâche, ce qui permet d'alléger les tâches comptables et de les rendre plus efficaces grâce à la réduction du risque d'erreurs. Il est également plus facile de répondre aux exigences gouvernementales, car le logiciel peut garantir que les livres de comptes de l'organisation caritative sont en parfaite conformité avec toutes les lois fiscales pertinentes.

Les comparaisons les plus évidentes à établir lorsqu'il s'agit d'autres catégories de logiciels sont celles des solutions alternatives de solutions de comptabilité, telles que les logiciels de comptabilité pour paroisses et les logiciels de facturation pour le bâtiment et la construction. Tout comme ces exemples, ces logiciels fournissent des outils de comptabilité orientés vers un secteur ou une sous-catégorie d'activité spécifique.

Les fonctions incluses dans les solutions de comptabilité pour organisations caritatives peuvent généralement être séparées selon les fonctionnalités. Les fonctions de base sont souvent considérées comme indispensables pour qu'un logiciel soit considéré comme faisant partie de la catégorie et devraient être présentes dans tous les outils de comptabilité pour organisations caritatives. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des fonctionnalités essentielles qu'un logiciel doit offrir pour être considéré comme faisant partie de cette catégorie :

• La capacité de suivre et de gérer les comptes clients, bien que toutes les solutions ne prennent pas en charge les comptes créditeurs, elles doivent permettre le traitement des fonds qui leur sont dus.
• La comptabilité de fonds fait partie intégrante de la gestion d'une organisation à but non lucratif puisque, comme son nom l'indique, son objectif n'est pas de réaliser des bénéfices.
• La possibilité d'effectuer un rapprochement bancaire, car cela peut révéler des divergences entre les registres et les transactions réelles.
• Le reporting financier sera une composante fondamentale de la plupart des solutions de cette catégorie, car les organisations à but non lucratif doivent souvent être beaucoup plus ouvertes sur leur comptabilité que les sociétés commerciales.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité pour organisations caritatives ?

Les logiciels de comptabilité pour organisations caritatives rendent le processus de tenue des comptes des organisations caritatives plus efficace et plus précis. Comme d'autres types de logiciels de comptabilité, les solutions de comptabilité pour organisations caritatives permettent de suivre les finances, de créer des rapports, de payer des factures, etc. La différence entre ce logiciel et les autres logiciels de comptabilité réside dans le fait qu'il est spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif. Les différences peuvent sembler mineures, mais les organisations à but non lucratif fonctionnent différemment des organisations commerciales plus traditionnelles.

La transparence de leur comptabilité est l'un des aspects les plus représentatifs de ces différences. Si les entreprises commerciales doivent être en mesure de rendre compte de toutes leurs dépenses et de tous leurs revenus, elles n'ont pas besoin d'être aussi transparentes que les organisations caritatives. Les organisations à but non lucratif doivent faire preuve d'une transparence totale quant à la façon dont l'argent est dépensé et, à des fins de relations publiques, elles doivent souvent présenter ces informations dans des documents facilement consultables. C'est pourquoi les outils de reporting financier sont essentiels pour ce type de logiciel.

De nombreuses solutions de comptabilité pour organisations caritatives sont dotées de fonctions spécialisées qui permettent de suivre certains éléments spécifiques à ces organismes, comme le suivi des contributions à l'aide aux dons, qui leur permet de réclamer 25 pence supplémentaires pour chaque livre sterling donnée sur les paiements admissibles. Elles fournissent également des systèmes de gestion des donateurs qui permettent à une organisation caritative d'enregistrer différents types de dons et parfois même d'accepter des paiements directement sur le site web de l'organisation. Les solutions modernes de comptabilité pour organisations caritatives, de même que les solutions modernes de comptabilité de tous types, s'orientent de plus en plus vers des modèles de type cloud et de gestion du SaaS, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder plus facilement au système à distance.

Quels sont les avantages d'un logiciel de comptabilité pour organismes à but non lucratif ?

La plupart des avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour organisations caritatives visent à rendre la comptabilité plus simple et plus efficace. Dans la plupart des cas, les logiciels de comptabilité traditionnels destinés aux organisations commerciales sont en mesure de répondre aux besoins d'une organisation à but non lucratif. Toutefois, les solutions de comptabilité pour organisations caritatives intègrent des fonctions conçues spécifiquement pour la comptabilité de ces dernières. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des avantages plus spécifiques qui découlent de l'utilisation d'une solution logicielle de comptabilité pour organisations caritatives :

• Centralisation des données : comme la plupart des solutions de comptabilité modernes sont fournies sous forme de service cloud natif ou offrent un portail cloud, les utilisateurs peuvent bénéficier de la centralisation des données relatives aux dons, aux donateurs et à toute autre donnée que les organisations doivent stocker. La centralisation des données réduit les risques d'erreurs et de retards dus à des erreurs de communication ou à des inexactitudes, puisque tout le monde utilise les mêmes informations.
• Informations sur les donateurs facilement consultables : disposer en permanence de données centralisées n'est pas le seul avantage des référentiels de données. Les informations sur les donateurs, les fournisseurs et les autres entités avec lesquelles l'organisation va travailler seront facilement consultables. Disposer de ces informations rapidement et facilement peut s'avérer essentiel, notamment lorsqu'il s'agit de convaincre de nouveaux donateurs.
• Fonctionnalités dédiées aux organismes à but non lucratif : alors qu'un logiciel de comptabilité ordinaire peut prendre en charge la plupart des tâches dont une organisation à but non lucratif a besoin, un logiciel de comptabilité pour organisations caritatives est conçu spécifiquement à cet effet. Ainsi, il présente des fonctionnalités particulières destinées aux œuvres de bienfaisance, telles que le suivi des dons et l'amélioration du reporting financier. Ces fonctionnalités complémentaires contribuent à faciliter un peu plus le processus global de comptabilité d'une organisation caritative.
• Réduction des coûts de maintenance des logiciels : en optant pour un logiciel SaaS, vous réduisez le coût de la maintenance du logiciel de comptabilité, car cette responsabilité incombe désormais aux prestataires de services. De plus, comme le seul modèle économique du fournisseur de services consiste à fournir ces solutions dans le cloud, il peut consacrer plus de temps et d'efforts à la maintenance et à la mise à niveau de ce logiciel qu'une entreprise classique. Ce point est particulièrement important pour les organisations caritatives, où le moindre centime compte.
• Optimisation de la transparence : comme c'est le cas pour de nombreuses solutions commerciales aujourd'hui, l'IA (intelligence artificielle) et d'autres algorithmes intelligents qui permettent d'obtenir des informations utiles sont de plus en plus courants dans les solutions de comptabilité pour organisations caritatives. Ces données peuvent faciliter le processus de prise de décision sur plusieurs points, notamment en ce qui concerne les performances saisonnières et les stratégies marketing les plus efficaces.
• Intégration avec d'autres systèmes : les solutions logicielles modernes sont devenues expertes dans leur intégration avec d'autres systèmes pour proposer une expérience plus cohérente et les logiciels de comptabilité pour organisations caritatives ne font pas exception à cette règle. Il est souvent possible de mettre en relation ces solutions logicielles avec des systèmes pertinents, tels que des logiciels de gestion de stocks et de stratégie marketing.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de comptabilité pour organismes à but non lucratif ?

Les fonctionnalités d'un logiciel de compta pour organisations à but non lucratif visent à faciliter la comptabilité des organismes et ONG. Il existe généralement des fonctionnalités de base et des fonctionnalités courantes, les fonctionnalités de base étant présentes dans presque toutes les solutions de comptabilité pour organisations caritatives. Les fonctionnalités courantes, quant à elles, peuvent varier d'une solution à l'autre. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes que l'on trouve dans les solutions logicielles de comptabilité pour organisations caritatives :

• Comptes fournisseurs : payez vos factures et suivez les comptes créditeurs grâce aux solutions de comptabilité pour organisations caritatives. Cela inclut généralement la possibilité de recevoir des notifications lorsque des factures sont arrivées à échéance et de comptabiliser les sommes exigibles dans les rapports financiers.
• Comptes clients : sachez que les organisations caritatives ne s'occupent pas uniquement de la collecte de dons. Elles peuvent également vendre des marchandises, organiser des collectes de fonds et gérer des magasins physiques de la même manière qu'une entreprise ordinaire et pour cela, elles doivent gérer les sommes qui leur reviennent. Les comptes clients font généralement partie d'une solution de comptabilité pour organisations caritatives et permettent à une organisation de suivre les sommes qui lui sont dues.
• Comptabilité de fonds : prenez en compte que la comptabilité de fonds est un système principalement utilisé par les entreprises à but non lucratif. Ce système permet de suivre l'évolution de l'encaisse affectée à différents objectifs sans que la notion de suivi des bénéfices soit impliquée puisque l'objectif d'un organisme à but non lucratif n'est, bien entendu, pas de réaliser des bénéfices. Les organisations caritatives peuvent disposer de plusieurs fonds établis à des fins différentes et la comptabilité par fonds facilite considérablement la gestion de l'ensemble.
• Rapprochement bancaire : bénéficiez du rapprochement bancaire. Il est très pratique pour traiter les comptes d'une organisation, mais il facilite également la mise en conformité. Les organisations caritatives font l'objet d'une surveillance accrue pour ce qui est de la transparence et de la régularité de leurs comptes, tant de la part des pouvoirs publics que du public. Le logiciel est ainsi mis en relation avec les comptes bancaires, de sorte que les transactions enregistrées peuvent être comparées aux transactions réelles qui sont rentrées et sorties des comptes bancaires, ce qui permet de repérer plus facilement les divergences.
• Reporting financier : tenez compte que la gestion d'une organisation caritative s'accompagne d'attentes plus élevées en termes de visibilité et de transparence de la comptabilité. Le gouvernement n'est pas le seul à avoir besoin de consulter les comptes, le grand public aussi. En effet, un manque de visibilité sur la façon dont l'argent est dépensé par une organisation caritative peut susciter la méfiance et, par conséquent, une diminution du soutien et des dons. - Cette visibilité est en partie rendue possible par des outils de reporting financier performants, qui permettent de publier les comptes de l'organisation d'une manière intelligible pour le grand public.
• Gestion des contacts : nouez de bonnes relations avec des donateurs réguliers. Il s'agit d'un moyen efficace d'obtenir des fonds, ce qui implique de pouvoir trouver les coordonnées du donateur en question en cas de besoin. Les solutions de comptabilité pour organisations caritatives comprennent souvent une fonctionnalité de recherche simple et rapide permettant de retrouver les coordonnées des anciens donateurs, fournisseurs et autres entités avec lesquelles l'organisation à but non lucratif a eu des relations financières.
• Gestion des dons : gardez à l'esprit que les méthodes pour donner de l'argent ou collecter des fonds sont nombreuses. Cette gestion peut permettre à une organisation caritative de savoir lequel de ces moyens est le plus efficace ou quelles méthodes sont peut-être peu efficaces et gagneraient à être modifiées. Elle permet à une organisation d'examiner les montants et les tendances en fonction du type de don.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de comptabilité pour organismes à but non lucratif ?

Au moment de choisir un logiciel de comptabilité pour organisations caritatives, il est essentiel de prendre en compte les avantages que le logiciel apportera à l'organisation. La plupart des solutions cloud seront probablement plus rentables que les plus traditionnelles. Toutefois, il convient de s'assurer que les fonctionnalités proposées et le prix du logiciel se traduiront par des avantages tangibles pour l'organisation. D'autant plus qu'il est important de réduire les dépenses inutiles. Dans cette optique, voici quelques-unes des recommandations plus spécifiques qu'une organisation caritative ou ONG devrait avoir à l'esprit lorsqu'elle envisage de se procurer une solution de gestion des comptes pour organisations caritatives :

• Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciels ? Dans la plupart des cas, la première chose à prendre en compte lors de la recherche d'un nouveau logiciel de comptabilité pour organisations caritatives concerne les principales fonctionnalités offertes par une solution donnée et la question de savoir si elles répondent aux besoins de l'organisation en question. Les fonctionnalités de ces logiciels peuvent être diverses et il peut également être difficile de faire la distinction entre un logiciel de comptabilité qui offre des fonctionnalités pour les organismes à but non lucratif et un logiciel de comptabilité qui est exclusivement conçu pour une utilisation dans un tel contexte. Quoi qu'il en soit, en comparant les fonctionnalités proposées aux besoins de l'organisation, vous constaterez dans la plupart des cas des résultats positifs. Cela peut également contribuer à réduire le coût du logiciel, car la présence de fonctions supplémentaires entraîne généralement un surcoût et le choix d'une solution qui ne comporte pas certaines fonctions dont l'organisation n'a pas besoin devrait permettre de réduire ces dépenses.
• Dans quelle mesure l'achat du logiciel présente-t-il des avantages financiers ? Une fois que les caractéristiques ont été évaluées, il convient de mesurer la rentabilité du logiciel potentiel. Il s'agit d'un calcul différent du coût purement financier du logiciel, car elle intègre les économies potentielles que le logiciel permettra de réaliser. Par exemple, la réduction de moitié du temps nécessaire à l'exécution d'une tâche particulière entraînera une diminution des coûts salariaux et du temps consacré à cette tâche. Ces économies peuvent être mises à profit pour compenser le coût du logiciel lui-même. Ainsi, même si une solution logicielle particulière peut être plus chère en termes de dépenses réelles, elle peut s'avérer moins chère si l'on tient compte des économies qu'elle permet de réaliser.
• Le logiciel est-il compatible avec les solutions cloud ? À l'heure actuelle, les inconvénients liés à l'abandon des modèles logiciels traditionnels au profit d'applications cloud natives, en particulier pour des services tels que la comptabilité, sont tellement compensés par leurs avantages que ne pas adopter ces solutions n'est pas justifié. Les applications cloud natives permettent aux utilisateurs de se connecter depuis n'importe où au moyen d'une connexion Internet, ce qui est particulièrement utile pour les organisations caritatives, qui font souvent appel à des bénévoles pouvant être répartis dans tout le pays. Elles permettent également à l'organisation de bénéficier de données centralisées, ce qui signifie que tout changement apporté au système sera immédiatement visible par les autres utilisateurs du système.
• Le logiciel peut-il s'intégrer aux systèmes existants ? Les organisations à but non lucratif sont généralement amenées à utiliser de nombreux types de logiciels dans le cadre de leurs activités. Du logiciel d'organisation d'événements à la gestion de stocks. Pour garantir un fonctionnement optimal, toute solution de comptabilité potentielle devrait pouvoir être compatible avec ces autres logiciels. Si ces autres solutions sont également des applications cloud modernes natives, il y a des chances qu'elles puissent s'intégrer de manière transparente à la solution de comptabilité.
• Le logiciel fournit-il des outils de reporting financier performants ? Comme nous l'avons mentionné plus haut, les organisations caritatives ont des attentes plus élevées en matière de transparence lorsqu'il s'agit de leur comptabilité, car non seulement le gouvernement a besoin de voir comment l'argent a été dépensé, mais cette ouverture avec le public peut conduire à une plus grande confiance et à davantage de dons. Le fait de disposer d'outils de reporting financier adéquats facilite grandement l'exportation et le partage de ces informations avec les parties concernées.
• Le logiciel dispose-t-il d'un contrôle d'accès adéquat reposant sur des autorisations et des habilitations ? Les organisations caritatives emploient souvent un grand nombre de personnes, qu'il s'agisse de personnel rémunéré ou de bénévoles. La gestion de l'organisation peut être beaucoup plus aisée si toutes les personnes qui ont besoin de consigner des données financières ou d'enregistrer des paiements peuvent avoir un accès direct au logiciel de comptabilité. Avec un contrôle des accès adéquat, les utilisateurs peuvent se voir attribuer des autorisations qui déterminent ce à quoi ils peuvent accéder et le type de modifications qu'ils peuvent apporter au système, ce qui permet à un plus grand nombre d'utilisateurs d'avoir accès au logiciel de comptabilité sans compromettre la sécurité.
• Comment ce logiciel gère-t-il les données client ? Qu'il s'agisse des fournisseurs, des membres du personnel ou des donateurs, une solution de comptabilité pour organisations caritatives devra traiter et stocker un grand nombre de données sur les utilisateurs. Il s'agit d'une question particulièrement controversée à une époque où les données personnelles et le respect de la vie privée sont des préoccupations importantes. La plupart des solutions de logiciels en tant que service devraient disposer d'une politique rigoureuse en matière de sécurité des données, mais il est toujours utile de s'assurer que toute solution potentielle répond à toutes les réglementations pertinentes concernant les informations personnelles et la sécurité des données.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de comptabilité pour organismes à but non lucratif ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de comptabilité pour organisations caritatives sont liées notamment à leur intégration et à l’IA. Alors que les entreprises se tournent de plus en plus vers l'informatique dématérialisée, l'intégration avec d'autres systèmes et services réduit, voire élimine, divers points de friction pour les donateurs. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans le domaine des logiciels de comptabilité pour organisations caritatives :

• Intégration : avec d'autres services par le biais d'API et de partenariats permettra de multiplier les possibilités de réception de dons pour les organisations caritatives. Il est probable que les développeurs de logiciels de comptabilité pour organisations caritatives se concentrent sur cet aspect à l'avenir, car plus il est facile de faire des dons, plus une organisation caritative peut être efficace.
• Intelligence artificielle : elle a ouvert de nombreuses portes en matière de traitement de grands ensembles de données. Les organismes de bienfaisance, comme toute autre entreprise, peuvent tirer d'immenses avantages d'une analyse détaillée des données et des tendances passées et les développeurs devraient donc continuer à se concentrer sur les possibilités offertes par l'intelligence artificielle.
• Interaction directe avec les donateurs : proposer aux donateurs des méthodes leur permettant de faire des dons directs est une solution efficace qui élimine les intermédiaires éventuels. Les logiciels de comptabilité pour organisations caritatives continueront probablement à utiliser cette approche tout en s'inspirant d'autres méthodes de crowdfunding, notamment en autorisant les dons répétés par abonnement et en fournissant un tableau de bord permettant aux donateurs de gérer leurs paiements.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Organisme sans but lucratif- Wikipedia (Date de consultation : mardi 28 juin 2022)