Logiciels de réservation de salles

Un système de réservation de salles permet de réserver simplement des espaces ou autres ressources similaires sur un lieu de travail partagé. Le logiciel permet d'éviter les doubles réservations, car elles passent toutes par un seul système centralisé, ce qui évite les erreurs de communication. Il permet également aux administrateurs de conserver et d'accéder à un registre précis et actualisé de l'utilisation des ressources de l'entreprise.

Les fonctionnalités qu'un acheteur peut s'attendre à voir dans ce logiciel incluent la possibilité d'enregistrer les ressources (y compris les espaces et les équipements) misent à disposition par la société. Il doit également permettre aux utilisateurs de réserver ces dernières en fonction de critères établis (tels que la disponibilité et les autorisations), ainsi que permettre d'approuver ou de refuser automatiquement toute demande de réservation, le cas échéant. Par exemple, refuser automatiquement une demande de réservation pour une salle spécifique si cette elle est déjà réservée pour ce créneau horaire. Les systèmes de réservation de salles offrent généralement une fonction de rappel automatique.

Le plus grand avantage de ce type de logiciel est de simplifier la gestion des ressources au sein d'une entreprise. Les employés disposant des autorisations nécessaires peuvent réserver des salles de réunion et d'autres ressources sans passer par un tiers. En outre, les erreurs de communication sont éliminées grâce au système centralisé. Dans l'ensemble, ces logiciels réduisent les frais quotidiens encourus par l'entreprise et il est également plus facile d'obtenir une synthèse détaillée de l'utilisation des ressources.

Cette catégorie de logiciels diffère d'autres similaires, telles que les logiciels d'agenda, qui se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches conçus pour faciliter la planification des tâches. Ce type de logiciel peut également se présenter sous la forme d'un logiciel déployé sur site ou d'un logiciel SaaS, où le logiciel est fourni et hébergé par un fournisseur de services.

Une entreprise qui cherche à acquérir un logiciel de réservation de salles doit prendre en compte plusieurs éléments, les fonctionnalités comprises pouvant varier considérablement. En règle générale, les logiciels permettent la plupart ou l'ensemble des fonctionnalités suivantes :

• Réserver une salle par le biais du système ou en ligne. Il n'est donc plus nécessaire que les réservations se fassent par l'intermédiaire d'un employé ou d'un service.
• Déterminer ce qui est disponible grâce à la prise en charge de plusieurs sites. Pour les grandes entreprises dont les ressources peuvent être réparties sur plusieurs sites, le logiciel devra être capable de faire la distinction entre ces bureaux.
• Permettre la réservation de réunions internes, d'événements et autres types de réservation. Utiliser les fonctions d'affichage dynamique, permettant d'adapter rapidement et facilement les salles à l'événement en question.
• Créer des rapports complets sur les utilisations afin de savoir exactement comment les ressources sont exploitées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles ?

Les logiciels de réservation de salles facilitent la réservation d’espaces et réduisent les risques d'erreurs et autres complications. Ces systèmes sont conçus pour éliminer le facteur humain du processus de réservation. Ainsi, les réservations sont toutes traitées automatiquement par le logiciel, qui peut également refuser une demande si elle ne répond pas à certains critères déterminants, comme une salle spécifique ou un équipement souhaité le jour demandé. Les systèmes de réservation de ce type permettent également aux entreprises de maximiser l'utilisation de leurs ressources. Cela peut permettre de déplacer une réservation vers une salle plus appropriée si, par exemple, la participation à une réunion ou à un événement donné s'avère bien inférieure à la capacité de la salle. Cette solution permet également à l'organisateur de réserver en ligne des événements externes, évitant aux employés de s’en occuper.

Les entreprises qui bénéficient le plus de ce type de logiciel ont tendance à sous-louer régulièrement des ressources à des tierces parties. Le type d'événement n'est pas nécessairement important, bien que certains organisateurs puissent souhaiter trouver un logiciel spécialisé. Qu'il s'agisse de la réservation de salles de réunion ou de centres de loisirs pour des événements sportifs, le logiciel de réservation doit être en mesure de répondre à ces besoins. Ce type de logiciel doit également fournir une vue d'ensemble des salles disponibles, ainsi que les heures de réunion prévues et d'autres informations pertinentes.

Quels sont les avantages des logiciels de réservation ?

Les avantages résident principalement dans la simplification et la réduction des erreurs de réservation des salles et ressources connexes. En automatisant les tâches et en centralisant les données, l’effet direct est la réduction du travail nécessaire à la réservation des salles et l’élimination du risque d'erreur. Les systèmes présentent généralement les avantages suivants :

• Suppression des erreurs de réservation grâce à la centralisation des données : si plusieurs personnes effectuent des réservations via un système traditionnel tel qu’un cahier ou des feuilles de calculs, les erreurs sont fréquentes. Ce type de logiciel prévient ce risque en centralisant les informations de réservation. De ce fait, qu'une réservation soit gérée par un employé ou par un organisateur externe, le système peut s'assurer que la demande n'entre pas en conflit avec d'autres réservations.
• Réduction des tâches liées à la réservation des salles : les méthodes traditionnelles impliquent souvent la présence d'une personne chargée de gérer les réservations. Avec ce type de logiciel, la grande majorité des réservations, qu'elles soient internes ou externes, peuvent être entièrement gérées par le logiciel, ce qui permet de réduire le coût de la prestation.
• Obtention rapide d'une vue d'ensemble précise des salles et des réservations : une caractéristique avantageuse de ce logiciel est la possibilité d'obtenir une vue d'ensemble détaillée des salles disponibles, des réservations en cours et de toute autre donnée pertinente. Ces rapports peuvent être obtenus en un seul clic, ce qui facilite grandement la collecte des données nécessaires à la prise de décisions.
• Amélioration de l'expérience clients : si le logiciel peut être utilisé pour les réservations internes, il est souvent utilisé par les entreprises qui louent des salles de réunion et autres. Réserver des salles par le biais d'un portail en ligne disponible 24 h/24 et donner une approbation (ou un refus) immédiate procure une bien meilleure expérience client pour ces réservations externes.
• Optimisation de l'utilisation des espaces : les salles ne sont pas toujours réservées de la manière la plus efficace possible. Avec ces logiciels, une entreprise peut exploiter au mieux l'espace disponible en contrôlant les réservations et les présences. Dans certains cas, il est recommandé de déplacer une réunion dans une salle plus petite en raison d'une participation plus faible que prévue, ce qui libère la grande salle pour une réservation plus adaptée à sa capacité.
• Automatisation des contrôles de base : la plupart des contrôles qui doivent être effectués lors d'une nouvelle réservation de salle peuvent être réalisés automatiquement par le logiciel. Il peut s'agir par exemple de vérifier si la salle est disponible ou s'il existe une salle d'une capacité suffisante. Dans la majorité des cas, les demandes de réservation peuvent donc être traitées automatiquement à ce moment-là, plutôt que d'attendre la confirmation d'une personne.
• Gestion de l'affichage dynamique : une autre fonctionnalité offerte par les systèmes de réservation de salles est l'intégration de l'affichage dynamique. Celle-ci peut être utilisée pour indiquer clairement si une salle est occupée ou indiquer l'événement en cours.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de réservation de salles ?

Les fonctionnalités de base sont présentes dans presque toutes les solutions de réservation de salles, tandis que d’autres fonctionnalités apparaissent dans de nombreuses solutions, mais pas toutes. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes :

• Approbation automatisée des réservations : vérifiez automatiquement si une nouvelle réservation de salle peut être accordée. Il s'agit, par exemple, de vérifier si une salle bien spécifique est disponible. Ce logiciel peut effectuer ces vérifications automatiquement, ce qui lui permet d'approuver ou de refuser une demande de réservation instantanément.
• Stockage centralisé des données : stockez les informations relatives aux réservations de salles dans un système centralisé à guichet unique et éliminez les doubles réservations. Tant que le logiciel est utilisé pour toutes les opérations de réservation, il est impossible de réserver deux fois la même ressource.
• Portail de réservation en ligne : proposez des salles de réunion au public ou au personnel interne. Grâce à votre portail de réservation en ligne, rendez le processus bien plus professionnel, efficace et précis. Les organisateurs d'événements peuvent visualiser leurs réservations, obtenir un retour d'information immédiat et recevoir une confirmation automatique lorsque la réservation a été effectuée.
• Intégration de l'affichage dynamique : gagnez du temps et de l'argent grâce à l'affichage dynamique, notamment pour les entreprises disposant de nombreuses salles à vocations multiples. L'une des utilisations les plus courantes de l'affichage dynamique consiste à placer au-dessus de la porte un panneau indiquant quelle est la réunion en cours, ce qui permet aux participants, dont certains ne connaissent pas forcément les locaux, de trouver plus facilement la salle qu'ils recherchent. Un logiciel de ce type peut s'intégrer à l'affichage dynamique, ce qui permet un certain degré d'automatisation quant au contenu affiché par les panneaux. Par exemple, il est possible de changer automatiquement le nom de la réunion au-dessus de la porte lorsque le créneau horaire de la réunion suivante a commencé.
• Outils de reporting rapides : créez des rapports détaillés sur la base des données recueillies. Ces rapports peuvent être créés facilement et permettent à une entreprise de prendre des décisions éclairées quant à d'éventuels aménagements, telles que la disposition et la configuration des bureaux.
• Capacités de réservation de bureaux : le travail dans des bureaux évolue vers des conditions plus hybrides. Dans ce contexte, des pratiques comme le partage de bureau sont de plus en plus utilisées. De nombreuses solutions de réservation de salles incluent la possibilité de réserver un espace de travail.
• Fonctionnalité d'enregistrement : prenez en compte que le suivi des participants est un aspect essentiel de la mise à disposition de salles en vue de leur réservation. De nombreuses solutions facilitent non seulement le suivi des participants, mais prennent également en charge les méthodes sans contact, comme la possibilité de mettre directement à jour le système en scannant des QR codes. Cette méthode permet également d'assurer le suivi des ressources, en apposant par exemple des QR codes sur les ressources qu'il est possible de réserver, qui peuvent ensuite être scannés avant leur réservation.
• Réservation de matériel : la possibilité de suivre et de réserver des équipements et d'autres ressources est une fonctionnalité qui devrait être disponible dans de nombreuses solutions de réservation de salles.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de réservation de salles ?

Lors de son achat, il est essentiel de prendre en compte une série de facteurs et de se rappeler que tous les systèmes de réservation ne se valent pas. Il faut en effet tenir compte des différences dans le déploiement du logiciel, notamment entre un système déployé localement (installé et exécuté à partir d'un équipement) et un logiciel SaaS, qui est hébergé par un fournisseur distant et accessible via le web. La recherche de la bonne solution dépendra en grande partie de la taille de l'entreprise, de ses objectifs et des fonctionnalités requises. Vous trouverez ci-dessous une liste de facteurs qu'une entreprise doit prendre en compte avant de choisir une solution particulière :

• Quelles sont les principales fonctionnalités ? Le principal facteur à prendre en compte lors de l'examen d'un logiciel devrait être de savoir si cette solution offre les fonctionnalités recherchées par l'acheteur. Une entreprise qui souhaite assurer le suivi des équipements par le biais de son système de réservation devra s'assurer que cette fonctionnalité est prise en charge par le logiciel. En revanche, une entreprise qui n'a pas besoin de cette fonctionnalité peut envisager une alternative qui ne la propose pas par souci de rentabilité.
• Quel est le coût ? Le coût de la solution sera naturellement un élément important à prendre en considération. Par le passé, le logiciel était acheté sous la forme d'une licence unique et déployé localement sur les serveurs de l'entreprise. La popularité et l'efficacité des logiciels en tant que service ont rendu ce mode de déploiement moins populaire, mais pas complètement obsolète. Les solutions SaaS prennent en charge une grande partie de la maintenance de la plateforme et tendent à être un meilleur produit dans l'ensemble. Les solutions déployées localement donnent à l'entreprise un contrôle total sur son logiciel.
• La solution permettra-t-elle d'améliorer les résultats de la société ? Un facteur important à prendre en compte (et qui est souvent négligé) est de savoir si la solution contribuera à optimiser les activités de l'entreprise dans son ensemble. Il convient d'évaluer les avantages du logiciel par rapport à ses inconvénients, tels que le coût de la migration des données et de la formation du personnel. Pour les entreprises qui migrent à partir d'anciens systèmes de réservation, il est probable que l'investissement en vaille la peine, mais pas nécessairement pour les entreprises qui utilisent déjà un système de réservation cloud.
• La solution est-elle adaptée à la taille de l'entreprise ? Dans une certaine mesure, la taille d'une entreprise n'est pas un facteur important dans l'utilisation d'un logiciel de réservation. Au-delà d'un certain seuil, il est essentiel de s'assurer que le logiciel puisse répondre aux besoins de l'entreprise. Une entreprise possédant par exemple plusieurs sites, aura besoin d'une solution capable de tous les prendre en charge.
• Comment la solution gère-t-elle les données clients ? Le traitement des données clients est une question très délicate, qui s'accompagne de nombreuses obligations réglementaires. Dans le cas d'un logiciel-service, on peut généralement supposer que le stockage des données sera sûr et répondra aux exigences légales. Avec les logiciels déployés localement, l'intégrité des données relève de la seule responsabilité de l'entreprise, il est donc important de s'assurer qu'elles sont traitées correctement.
• La solution est-elle compatible avec d'autres logiciels ? Parfois, un système de réservation de salles doit interagir avec d'autres logiciels, comme un logiciel de planification d'événements ou un logiciel de gestion de stocks. Si une entreprise doit établir ce type de relations, elle doit s'assurer que la solution est compatible avec les logiciels déjà utilisés.
• L'interface utilisateur est-elle conviviale ? Pour les entreprises qui proposent des services de réservation de salles à des tiers, il est nécessaire de s'assurer que l'interface client est agréable sur le plan visuel et facile à utiliser.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de réservation de salles ?

Les logiciels de réservation de salles seront probablement affectés par de nombreuses tendances à l'avenir, principalement en raison des effets durables de la pandémie de COVID-19 et des évolutions des méthodes de travail. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans ce domaine :

• Une plus grande attention portée à la flexibilité du travail : il a déjà été mentionné plus haut que les logiciels de réservation de salles peuvent parfois inclure la capacité de gérer les réservations de bureaux. Cette tendance est appelée à se perpétuer. Dans la mesure où de nombreuses entreprises perçoivent les avantages du télétravail, des pratiques telles que le partage de bureaux sont susceptibles de se généraliser.
• Une augmentation de la demande de salles de réunion : en marge du télétravail, de nombreuses petites entreprises ont appris qu'il n'était pas toujours nécessaire de louer des bureaux pour exercer leurs activités. Néanmoins, il est toujours nécessaire, de temps à autre, de réunir les équipes dans une même pièce pour aborder des sujets importants. Il est donc probable en suivant cette logique que la demande de salles de réunion continue d'augmenter.
• Intégration de l'IdO (Internet des objets) : les systèmes de réservation de salles tirent déjà parti de supports tels que les QR codes et cette tendance devrait se poursuivre. Ils permettent aux entreprises d'assurer un suivi précis de leurs équipements, du nombre de participants et des nouvelles habitudes apportées par la pandémie et de réduire le besoin de toucher physiquement les objets pour les visiteurs.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• Capterra (Date de consultation : samedi 4 juin 2022)