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Logiciels de réservation de salles

Le logiciel de réservation de salles permet aux entreprises de programmer des réunions et de gérer les salles de réunion. Il peut être utilisé dans les lieux de travail partagés, les salles de conférence, etc. L'outil de réservation offre des fonctions de gestion de l'espace et d'attribution des sièges. Cette solution de gestion des espaces de travail vous aide à utiliser efficacement les ressources de votre bureau et simplifie la collaboration en mettant à votre disposition des plannings de réservation de salles. Vous pouvez éviter les doubles réservations et les espaces de réunion surchargés. Certains logiciels de réservation de salles de réunion proposent également des données analytiques pour montrer comment améliorer l'utilisation et la programmation des espaces. Parcourez notre liste de produits pour trouver le logiciel qui répondra à vos besoins. Vous pouvez également sélectionner les logiciels de réservation de salles de réunion gratuits.

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Gestion des réservations de bureaux et de salles de réunion dans un portail simple et une application mobile. Configuration rapide et intégration facile. En savoir plus sur Clearooms
La gestion des salles de réunion dans Clearooms vous offre une réservation de salle incroyablement riche en fonctionnalités qui peut être gérée via l'application ou sur des consoles murales. L'intégration à Office 365/Active Directory ou G-Suite offre à toute votre équipe une visibilité et un contrôle clairs de vos salles de réunion et permet aux utilisateurs qui se trouvent sur des systèmes distincts de réserver des salles de réunion partagées. L'intégration s'effectue via un compte de service sécurisé sur votre compte Microsoft ou GSuite, offrant une tranquillité d'esprit aux équipes informatiques et de conformité. En savoir plus sur Clearooms

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Belgique Produit local
Il s'agit d'un logiciel de prise de rendez-vous professionnel qui aide les entreprises à gérer facilement les rendez-vous en ligne. En savoir plus sur Appoint
Il s'agit d'une solution professionnelle et sur mesure pour Appoint. Votre travail exige que vous preniez des rendez-vous, mais vous ne voulez pas perdre un temps précieux à gérer, suivre et planifier votre agenda ? Le calendrier en ligne Appoint vous soulage et vous permet de vous concentrer sur ce qui est vraiment important : votre entreprise. En savoir plus sur Appoint

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Ce logiciel de réservation de salle de réunion est à la fois flexible et facile à utiliser. Excellent rapport qualité-prix et mise en œuvre rapide. S'intègre à Outlook. En savoir plus sur Smartway2
Ce logiciel de réservation de salle de réunion est à la fois flexible et facile à utiliser. Intégration transparente à Outlook, Microsoft Teams et bien d'autres solutions. Stimulez la collaboration et transformez l'expérience de vos employés en créant une expérience incroyable pour tous vos collaborateurs qui réservent des salles de réunion, des bureaux et des équipements. La solution propose un excellent rapport qualité-prix, une mise en œuvre rapide et inclut des analyses performantes de l'espace de travail. Créez un lieu de travail plus agile et collaboratif tout en augmentant votre productivité. En savoir plus sur Smartway2

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Nibol optimise le mode de travail hybride en mettant en relation les lieux de travail, les personnes et les données. En savoir plus sur Nibol
Nibol est une solution numérique qui optimise les modèles de travail hybrides en quatre étapes faciles. 1. Permettez la réservation de bureaux d'entreprise, de salles de réunion et de toute autre ressource partagée au sein de l'entreprise. 2. Vous pouvez ainsi représenter les lieux de travail de chacun et faciliter le processus de réception de l'espace de travail. 3. Développez les espaces de travail et dépassez le cadre du bureau traditionnel. 4. Unifiez les données sur la présence et l'utilisation de l'espace de travail. En savoir plus sur Nibol

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Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride En savoir plus sur Tribeloo
Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride. Il est difficile de changer sa gestion. Tribeloo vous aide donc à rassembler vos employés et à optimiser votre lieu de travail hybride. Installation rapide et utilisation intuitive, Rassemblement de vos équipes au bureau facilité, Utilisation de l’espace optimisée et coûts réduits En savoir plus sur Tribeloo

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L'éditeur propose des solutions logicielles de gestion des réunions, des bureaux et des visiteurs. Elle est entièrement intégrée dans un flux de travail unique et simplifié. En savoir plus sur Sign In Workspace
Solutions de gestion des espaces de travail et des activités Réservez des bureaux, planifiez des réunions, réservez des salles, accueillez des visiteurs et obtenez des renseignements basés sur les données pour améliorer encore plus votre espace de travail. Gérez tous les aspects des produits Sign In Workspace ou associez-les pour répondre à vos besoins. En savoir plus sur Sign In Workspace

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Logiciel complet de gestion de lieux et d'évènements avec des outils de CRM, de réservation d'espaces, de traiteurs, de planification d'évènements, de reporting et de gestion financière. En savoir plus sur Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)
Momentus Technologies (anciennement Ungerboeck) est un fournisseur mondial de solutions logicielles de pointe pour la gestion des sites et des évènements. Avec plus de 60 000 utilisateurs dans plus de 50 pays, Momentus répond aux besoins de réservation d'évènements et d'espaces pour les entreprises du monde entier. Les fonctionnalités du logiciel comprennent les ventes et CRM, la réservation d'espace, la gestion des évènements, la gestion des traiteurs, le suivi de la durabilité, la gestion des stocks, la comptabilité, le reporting et une puissante API. En savoir plus sur Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Un système de réservation simple pour les espaces et les ressources dans les entreprises. En savoir plus sur Whatspot
Whatspot est un système de réservation simple de ressources partagées dans les entreprises. Les petites entreprises et sites utilisent Whatspot pour simplifier les réservations de salles de réunion, de voitures d'entreprise, de places de stationnement ou de toute autre ressource partagée de l'entreprise. Utilisez la recherche intelligente pour trouver et réserver rapidement la bonne place. Effectuez une réservation ad hoc en vous aidant des codes QR directement sur place. Permettez au public de réserver certaines places via votre site web. Organisez les réservations efficacement grâce aux outils de gestion et contrôles d'accès. Whatspot s'exécute toujours dans le cloud. En savoir plus sur Whatspot

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Tripleseat est une application web de gestion des ventes et des événements qui permet d'augmenter le volume de ventes et de rationaliser le processus de planification.
Tripleseat est une application web de gestion des ventes et des événements qui permet de générer des ventes et rationalise le processus de planification pour les restaurants, les hôtels et autres établissements commerciaux. C'est le premier système web créé par des gestionnaires d'événements hôteliers pour les gestionnaires d'événements hôteliers. Depuis 2008, Tripleseat a révolutionné le secteur de la restauration en fournissant des solutions qui simplifient le processus événementiel de bout en bout. Plus de 2 500 sites et 18 000 experts du secteur événementiel font confiance à Tripleseat. En savoir plus sur Tripleseat

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Envoy Rooms fournit une solution simple pour réserver des salles de réunion, libérer l'espace non utilisé et obtenir des informations.
Envoy Rooms fournit une solution simple pour réserver des salles de réunion, libérer de l'espace inutilisé et mieux comprendre comment tirer le meilleur parti de votre espace de réunion. Les salles aident votre équipe à gérer la logistique de ses réunions de la manière qui leur convient le mieux, via un ordinateur de bureau, un appareil mobile, Slack, Microsoft Teams ou depuis l'iPad en dehors de la salle. Grâce à l'accès aux analyses sur l'utilisation des salles, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur votre espace, ce qui vous permet d'économiser du temps, de l'énergie et de l'argent. En savoir plus sur Envoy

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Gérer la demande de vos salles de réunion devient un jeu d'enfant avec Skedda.
La planification des espaces partagés dans un grand bureau peut représenter un défi. Conçue spécifiquement pour ce type d'utilisation, Skedda est une solution idéale pour gérer les salles de réunion, les bureaux, les partages de bureaux, les salles de conférence, les ressources d'entreprise et les salles de présentation. Skedda permet de garantir que les espaces sont réservés de manière équitable, que les questions de confidentialité et de responsabilité sont respectées par tous les utilisateurs tout en évitant les problèmes de doubles réservations. En savoir plus sur Skedda

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A Meeting Room Booking System for companies to effectively utilize their meeting rooms and convert their offices into hybrid workplaces
WorkInSync is a cloud-based Meeting Room Booking System that enables employees to easily book/cancel office meeting rooms and associated amenities. Organizations can use WorkInSync to automate the meeting room management process in their offices and optimize meeting room utilization. Its features include - Need-based Booking, Meeting Amenities Booking, Calendar & Messaging App Integrations (GSuite, Outlook, Microsoft Teams & Slack), Utilization Data & Analytics, and Interactive Maps. En savoir plus sur WorkInSync

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Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. À la demande, fixe, hybride ou à distance.
Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. Espaces de travail à la demande : choisissez parmi un réseau hautement distribué d'espaces de travail gratuits et payants. Espaces de travail fixes : trouvez le bureau parfait ou l'espace de coworking adapté à vos besoins. Solutions hybrides : les sièges sociaux, les bureaux et un réseau d'espaces de travail à la demande sont tous réservables et gérables au même endroit. Logiciel de gestion de l'espace de travail hybride : gérez tous les besoins de votre espace de travail dans un système intégré. En savoir plus sur Othership

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Partagez des emplois du temps pour les rendez-vous, les réunions de groupe, les salles de conférence, les ressources, les installations, etc.
Office Tracker vous offre une solution de gestion de bureau complète qui simplifie la planification, la gestion client, la gestion du temps et les communications de groupe. Office Tracker permet à tout votre bureau d'économiser du temps, d'éliminer les erreurs et d'améliorer sa productivité. Automatisez l'ensemble de votre processus de planification tout en planifiant et en partageant des informations pour vos collaborateurs, salles et ressources. En savoir plus sur Office Tracker

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Eden est une suite complète de logiciels qui vise à gérer les bureaux modernes.
Eden est une suite complète de logiciels qui vise à gérer les bureaux modernes. Eden est une solution modulaire qui permet aux clients d'utiliser une combinaison de produits personnalisée pour gérer leur bureau. Tous les produits sont facturés à la carte et à l'utilisation. Le logiciel d'Eden permet aux équipes d'enregistrer les visiteurs, de suivre les demandes d'assistance des employés de manière transparente, de réserver des salles, de réserver des bureaux, ainsi que de gérer leur maintenance. De plus, il aide désormais les équipes à revenir au bureau en toute sécurité grâce à l'application COVID Team Safety. En savoir plus sur Eden Workplace

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Event Temple est la plateforme logicielle de gestion événementielle la plus avancée au monde. Connexions transparentes avec des centaines d'applications web !
Event Temple a créé la plateforme logicielle de gestion événementielle la plus avancée au monde. Pour la première fois, les hôtels, les centres de conférence, les salles de mariage et les clubs peuvent utiliser le logiciel pour s'intégrer de manière transparente à un vaste écosystème d'applications logicielles modernes. La suite logicielle inclut une puissante automatisation des ventes utilisant à la fois e-mail et texte, des fonctionnalités CRM, un calendrier de gestion des événements offrant la possibilité de gérer plusieurs espaces, BEO, etc. Synchronisation avec Gmail, Outlook et plus encore ! En savoir plus sur Event Temple

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Nous simplifions le travail à distance et la gestion des bureaux avec notre plateforme de planification axée sur le bien-être au travail.
Nos principales fonctionnalités incluent : la planification en ligne des présences au bureau/ télétravail, des analyses pour vous aider à optimiser les dépenses de votre bureau, une visibilité sur vos employés et des outils pour aider vos employés en télétravail. Consultez notre site web pour plus d’informations ! En savoir plus sur yoffix

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Avec iOFFICE Space Panels, vous pouvez créer de nouvelles réservations, prolonger ou écourter une réunion et soumettre des demandes de services.
iOFFICE considère que la réservation d'une salle de réunion doit être la partie la plus simple de votre journée. Ce logiciel de réservation de salles vous facilite déjà la tâche, mais il a voulu aller encore plus loin : c'est maintenant aussi simple que de vous promener dans une salle et de regarder par la fenêtre. Avec Space Panels, vous pouvez transformer n'importe quel iPad en un panneau de planification de salles pour créer de nouvelles réservations, prolonger ou écourter une réunion, soumettre des demandes de services, etc. En savoir plus sur Eptura Workplace

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CalendarWiz offre tout ce dont les organisations ont besoin dans un calendrier unique. Un lien à partager. Un clic pour mettre à jour tout le monde.
CalendarWiz offre tout ce dont les organisations ont besoin dans un calendrier unique. Stimulez la communication avec les fonctionnalités de calendrier partagé, les plug-ins de sites web et l'application mobile. Les nouvelles fonctionnalités incluent Inviter avec confirmation de présence, Gestionnaire d'images et de fichiers et Envoyer un e-mail aux abonnés avec un formulaire d'inscription. Assistance gratuite par e-mail incluse dans tous les forfaits. En savoir plus sur CalendarWiz

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Ronspot est une solution de réservation de salles de réunion flexible qui peut être utilisée en combinaison avec le système de réservation de bureau et de stationnement de l'éditeur.
Ronspot est une solution de réservation conviviale conçue pour aider les entreprises à optimiser l'utilisation de leurs salles de réunion. L'application mobile Ronspot permet aux employés de consulter la disponibilité des salles de réunion, de planifier des réunions ponctuelles ou récurrentes et d'inviter les participants. Le logiciel inclut également une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier. L'outil est certifié ISO 27001 et approuvé par plus de 50 000 utilisateurs dans 40 pays. Il peut être utilisé de manière autonome ou avec Desk Booking and Parking Management de Ronspot. En savoir plus sur Ronspot

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Une plateforme pour aider à gérer un retour au bureau, un lieu de travail hybride, des salles de réunion et pour comprendre comment le lieu de travail est utilisé.
Logiciel de gestion de l'expérience de travail pour vous aider à gérer et à optimiser les salles de conférence dans votre bureau. Robin est la première plateforme de travail qui donne la priorité aux gens plutôt qu'aux lieux. Utilisé par des entreprises de toutes tailles pour gérer avec succès le travail hybride, Robin planifie aujourd'hui les réunions, les bureaux et les personnes dans des milliers de bureaux à travers le monde. Robin permet aux personnes de choisir comment et où elles travaillent tout en fournissant aux organisations les outils et les informations nécessaires pour réussir. En savoir plus sur Robin

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Logiciel de travail hybride tout-en-un. Comprend un système de réservation de bureaux et de salles de réunion, un système de planification du travail, des analyses de bureau et une gestion interactive
UnSpot est une plateforme permettant d'organiser les tâches hybrides des employés et d'augmenter la productivité des équipes. Le service comprend des solutions pour la réservation de bureaux et de salles de réunion, la planification du travail et l'analytique des bureaux. Grâce à UnSpot, les employeurs peuvent embaucher plus de personnes sans avoir à agrandir leurs bureaux et les employés bénéficient d'un service pratique de réservation de bureaux en un clic. En savoir plus sur UnSpot

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Teem Visitor Management fonctionne sur iPad et fournit une interface web sécurisée qui simplifie le processus d'enregistrement des visiteurs.
L'outil Teem Visitor Management simplifie l'enregistrement des visiteurs et renvoie une première forte impression avec un écran d'accueil personnalisable. Lorsqu'un visiteur arrive, il utilise Teem Visitor Management pour indiquer à qui il rend visite, signer les formulaires requis (comme les accords de non-divulgation) et imprimer son badge d'invité. L'outil envoie également un SMS ou un e-mail pour informer l'hôte de l'arrivée de son invité. Découvrez pourquoi les entreprises comme Hubspot utilisent Teem Visitor Management. En savoir plus sur Teem

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Organisez de meilleures réunions avec Joan.
Joan est une solution simple pour gérer les salles de réunion, optimiser l'utilisation de vos salles de conférence et afficher des informations pertinentes là où elles sont le plus utiles. Elle est approuvée par de nombreuses entreprises du Fortune 500 et utilisée quotidiennement par plus de 800 000 employés de bureau à travers le monde. Joan vous permet d'éviter les doubles réservations, les interruptions de réunion, les réunions fantômes et la recherche quotidienne de salles de réunion disponibles lorsque vous en avez le plus besoin. En savoir plus sur Joan

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B-Line est une plateforme polyvalente de sécurité et de gestion du lieu de travail qui aide les entreprises à optimiser leurs biens et à se préparer pour le nouveau monde du travail.
B-Line est une plateforme polyvalente de gestion du lieu de travail et de la sécurité qui aide les entreprises à automatiser leurs espaces de travail avec un accès digital, des réservations de salles et de bureaux, un système de gestion des visiteurs et des outils d'optimisation de l'espace. Le système de positionnement intérieur à la pointe de la technologie de B-Line permet aux gérants d'immeubles et aux organisations d'évaluer le risque de leurs portefeuilles et de prendre des décisions basées sur des données d'intelligence spatiale pour améliorer la productivité, les opérations et l'expérience des locataires. En savoir plus sur B-Line

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Logiciels de réservation de salles : guide d'achat

Un système de réservation de salles permet de réserver simplement des espaces ou autres ressources similaires sur un lieu de travail partagé. Le logiciel permet d'éviter les doubles réservations, car elles passent toutes par un seul système centralisé, ce qui évite les erreurs de communication. Il permet également aux administrateurs de conserver et d'accéder à un registre précis et actualisé de l'utilisation des ressources de l'entreprise.

Les fonctionnalités qu'un acheteur peut s'attendre à voir dans ce logiciel incluent la possibilité d'enregistrer les ressources (y compris les espaces et les équipements) misent à disposition par la société. Il doit également permettre aux utilisateurs de réserver ces dernières en fonction de critères établis (tels que la disponibilité et les autorisations), ainsi que permettre d'approuver ou de refuser automatiquement toute demande de réservation, le cas échéant. Par exemple, refuser automatiquement une demande de réservation pour une salle spécifique si cette elle est déjà réservée pour ce créneau horaire. Les systèmes de réservation de salles offrent généralement une fonction de rappel automatique.

Le plus grand avantage de ce type de logiciel est de simplifier la gestion des ressources au sein d'une entreprise. Les employés disposant des autorisations nécessaires peuvent réserver des salles de réunion et d'autres ressources sans passer par un tiers. En outre, les erreurs de communication sont éliminées grâce au système centralisé. Dans l'ensemble, ces logiciels réduisent les frais quotidiens encourus par l'entreprise et il est également plus facile d'obtenir une synthèse détaillée de l'utilisation des ressources.

Cette catégorie de logiciels diffère d'autres similaires, telles que les logiciels d'agenda, qui se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches conçus pour faciliter la planification des tâches. Ce type de logiciel peut également se présenter sous la forme d'un logiciel déployé sur site ou d'un logiciel SaaS, où le logiciel est fourni et hébergé par un fournisseur de services.

Une entreprise qui cherche à acquérir un logiciel de réservation de salles doit prendre en compte plusieurs éléments, les fonctionnalités comprises pouvant varier considérablement. En règle générale, les logiciels permettent la plupart ou l'ensemble des fonctionnalités suivantes :

  • Réserver une salle par le biais du système ou en ligne. Il n'est donc plus nécessaire que les réservations se fassent par l'intermédiaire d'un employé ou d'un service.
  • Déterminer ce qui est disponible grâce à la prise en charge de plusieurs sites. Pour les grandes entreprises dont les ressources peuvent être réparties sur plusieurs sites, le logiciel devra être capable de faire la distinction entre ces bureaux.
  • Permettre la réservation de réunions internes, d'événements et autres types de réservation. Utiliser les fonctions d'affichage dynamique, permettant d'adapter rapidement et facilement les salles à l'événement en question.
  • Créer des rapports complets sur les utilisations afin de savoir exactement comment les ressources sont exploitées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation de salles ?

Les logiciels de réservation de salles facilitent la réservation d’espaces et réduisent les risques d'erreurs et autres complications. Ces systèmes sont conçus pour éliminer le facteur humain du processus de réservation. Ainsi, les réservations sont toutes traitées automatiquement par le logiciel, qui peut également refuser une demande si elle ne répond pas à certains critères déterminants, comme une salle spécifique ou un équipement souhaité le jour demandé. Les systèmes de réservation de ce type permettent également aux entreprises de maximiser l'utilisation de leurs ressources. Cela peut permettre de déplacer une réservation vers une salle plus appropriée si, par exemple, la participation à une réunion ou à un événement donné s'avère bien inférieure à la capacité de la salle. Cette solution permet également à l'organisateur de réserver en ligne des événements externes, évitant aux employés de s’en occuper.

Les entreprises qui bénéficient le plus de ce type de logiciel ont tendance à sous-louer régulièrement des ressources à des tierces parties. Le type d'événement n'est pas nécessairement important, bien que certains organisateurs puissent souhaiter trouver un logiciel spécialisé. Qu'il s'agisse de la réservation de salles de réunion ou de centres de loisirs pour des événements sportifs, le logiciel de réservation doit être en mesure de répondre à ces besoins. Ce type de logiciel doit également fournir une vue d'ensemble des salles disponibles, ainsi que les heures de réunion prévues et d'autres informations pertinentes.

Quels sont les avantages des logiciels de réservation ?

Les avantages résident principalement dans la simplification et la réduction des erreurs de réservation des salles et ressources connexes. En automatisant les tâches et en centralisant les données, l’effet direct est la réduction du travail nécessaire à la réservation des salles et l’élimination du risque d'erreur. Les systèmes présentent généralement les avantages suivants :

  • Suppression des erreurs de réservation grâce à la centralisation des données : si plusieurs personnes effectuent des réservations via un système traditionnel tel qu’un cahier ou des feuilles de calculs, les erreurs sont fréquentes. Ce type de logiciel prévient ce risque en centralisant les informations de réservation. De ce fait, qu'une réservation soit gérée par un employé ou par un organisateur externe, le système peut s'assurer que la demande n'entre pas en conflit avec d'autres réservations.
  • Réduction des tâches liées à la réservation des salles : les méthodes traditionnelles impliquent souvent la présence d'une personne chargée de gérer les réservations. Avec ce type de logiciel, la grande majorité des réservations, qu'elles soient internes ou externes, peuvent être entièrement gérées par le logiciel, ce qui permet de réduire le coût de la prestation.
  • Obtention rapide d'une vue d'ensemble précise des salles et des réservations : une caractéristique avantageuse de ce logiciel est la possibilité d'obtenir une vue d'ensemble détaillée des salles disponibles, des réservations en cours et de toute autre donnée pertinente. Ces rapports peuvent être obtenus en un seul clic, ce qui facilite grandement la collecte des données nécessaires à la prise de décisions.
  • Amélioration de l'expérience clients : si le logiciel peut être utilisé pour les réservations internes, il est souvent utilisé par les entreprises qui louent des salles de réunion et autres. Réserver des salles par le biais d'un portail en ligne disponible 24 h/24 et donner une approbation (ou un refus) immédiate procure une bien meilleure expérience client pour ces réservations externes.
  • Optimisation de l'utilisation des espaces : les salles ne sont pas toujours réservées de la manière la plus efficace possible. Avec ces logiciels, une entreprise peut exploiter au mieux l'espace disponible en contrôlant les réservations et les présences. Dans certains cas, il est recommandé de déplacer une réunion dans une salle plus petite en raison d'une participation plus faible que prévue, ce qui libère la grande salle pour une réservation plus adaptée à sa capacité.
  • Automatisation des contrôles de base : la plupart des contrôles qui doivent être effectués lors d'une nouvelle réservation de salle peuvent être réalisés automatiquement par le logiciel. Il peut s'agir par exemple de vérifier si la salle est disponible ou s'il existe une salle d'une capacité suffisante. Dans la majorité des cas, les demandes de réservation peuvent donc être traitées automatiquement à ce moment-là, plutôt que d'attendre la confirmation d'une personne.
  • Gestion de l'affichage dynamique : une autre fonctionnalité offerte par les systèmes de réservation de salles est l'intégration de l'affichage dynamique. Celle-ci peut être utilisée pour indiquer clairement si une salle est occupée ou indiquer l'événement en cours.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de réservation de salles ?

Les fonctionnalités de base sont présentes dans presque toutes les solutions de réservation de salles, tandis que d’autres fonctionnalités apparaissent dans de nombreuses solutions, mais pas toutes. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes :

  • Approbation automatisée des réservations : vérifiez automatiquement si une nouvelle réservation de salle peut être accordée. Il s'agit, par exemple, de vérifier si une salle bien spécifique est disponible. Ce logiciel peut effectuer ces vérifications automatiquement, ce qui lui permet d'approuver ou de refuser une demande de réservation instantanément.
  • Stockage centralisé des données : stockez les informations relatives aux réservations de salles dans un système centralisé à guichet unique et éliminez les doubles réservations. Tant que le logiciel est utilisé pour toutes les opérations de réservation, il est impossible de réserver deux fois la même ressource.
  • Portail de réservation en ligne : proposez des salles de réunion au public ou au personnel interne. Grâce à votre portail de réservation en ligne, rendez le processus bien plus professionnel, efficace et précis. Les organisateurs d'événements peuvent visualiser leurs réservations, obtenir un retour d'information immédiat et recevoir une confirmation automatique lorsque la réservation a été effectuée.
  • Intégration de l'affichage dynamique : gagnez du temps et de l'argent grâce à l'affichage dynamique, notamment pour les entreprises disposant de nombreuses salles à vocations multiples. L'une des utilisations les plus courantes de l'affichage dynamique consiste à placer au-dessus de la porte un panneau indiquant quelle est la réunion en cours, ce qui permet aux participants, dont certains ne connaissent pas forcément les locaux, de trouver plus facilement la salle qu'ils recherchent. Un logiciel de ce type peut s'intégrer à l'affichage dynamique, ce qui permet un certain degré d'automatisation quant au contenu affiché par les panneaux. Par exemple, il est possible de changer automatiquement le nom de la réunion au-dessus de la porte lorsque le créneau horaire de la réunion suivante a commencé.
  • Outils de reporting rapides : créez des rapports détaillés sur la base des données recueillies. Ces rapports peuvent être créés facilement et permettent à une entreprise de prendre des décisions éclairées quant à d'éventuels aménagements, telles que la disposition et la configuration des bureaux.
  • Capacités de réservation de bureaux : le travail dans des bureaux évolue vers des conditions plus hybrides. Dans ce contexte, des pratiques comme le partage de bureau sont de plus en plus utilisées. De nombreuses solutions de réservation de salles incluent la possibilité de réserver un espace de travail.
  • Fonctionnalité d'enregistrement : prenez en compte que le suivi des participants est un aspect essentiel de la mise à disposition de salles en vue de leur réservation. De nombreuses solutions facilitent non seulement le suivi des participants, mais prennent également en charge les méthodes sans contact, comme la possibilité de mettre directement à jour le système en scannant des QR codes. Cette méthode permet également d'assurer le suivi des ressources, en apposant par exemple des QR codes sur les ressources qu'il est possible de réserver, qui peuvent ensuite être scannés avant leur réservation.
  • Réservation de matériel : la possibilité de suivre et de réserver des équipements et d'autres ressources est une fonctionnalité qui devrait être disponible dans de nombreuses solutions de réservation de salles.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de réservation de salles ?

Lors de son achat, il est essentiel de prendre en compte une série de facteurs et de se rappeler que tous les systèmes de réservation ne se valent pas. Il faut en effet tenir compte des différences dans le déploiement du logiciel, notamment entre un système déployé localement (installé et exécuté à partir d'un équipement) et un logiciel SaaS, qui est hébergé par un fournisseur distant et accessible via le web. La recherche de la bonne solution dépendra en grande partie de la taille de l'entreprise, de ses objectifs et des fonctionnalités requises. Vous trouverez ci-dessous une liste de facteurs qu'une entreprise doit prendre en compte avant de choisir une solution particulière :

  • Quelles sont les principales fonctionnalités ? Le principal facteur à prendre en compte lors de l'examen d'un logiciel devrait être de savoir si cette solution offre les fonctionnalités recherchées par l'acheteur. Une entreprise qui souhaite assurer le suivi des équipements par le biais de son système de réservation devra s'assurer que cette fonctionnalité est prise en charge par le logiciel. En revanche, une entreprise qui n'a pas besoin de cette fonctionnalité peut envisager une alternative qui ne la propose pas par souci de rentabilité.
  • Quel est le coût ? Le coût de la solution sera naturellement un élément important à prendre en considération. Par le passé, le logiciel était acheté sous la forme d'une licence unique et déployé localement sur les serveurs de l'entreprise. La popularité et l'efficacité des logiciels en tant que service ont rendu ce mode de déploiement moins populaire, mais pas complètement obsolète. Les solutions SaaS prennent en charge une grande partie de la maintenance de la plateforme et tendent à être un meilleur produit dans l'ensemble. Les solutions déployées localement donnent à l'entreprise un contrôle total sur son logiciel.
  • La solution permettra-t-elle d'améliorer les résultats de la société ? Un facteur important à prendre en compte (et qui est souvent négligé) est de savoir si la solution contribuera à optimiser les activités de l'entreprise dans son ensemble. Il convient d'évaluer les avantages du logiciel par rapport à ses inconvénients, tels que le coût de la migration des données et de la formation du personnel. Pour les entreprises qui migrent à partir d'anciens systèmes de réservation, il est probable que l'investissement en vaille la peine, mais pas nécessairement pour les entreprises qui utilisent déjà un système de réservation cloud.
  • La solution est-elle adaptée à la taille de l'entreprise ? Dans une certaine mesure, la taille d'une entreprise n'est pas un facteur important dans l'utilisation d'un logiciel de réservation. Au-delà d'un certain seuil, il est essentiel de s'assurer que le logiciel puisse répondre aux besoins de l'entreprise. Une entreprise possédant par exemple plusieurs sites, aura besoin d'une solution capable de tous les prendre en charge.
  • Comment la solution gère-t-elle les données clients ? Le traitement des données clients est une question très délicate, qui s'accompagne de nombreuses obligations réglementaires. Dans le cas d'un logiciel-service, on peut généralement supposer que le stockage des données sera sûr et répondra aux exigences légales. Avec les logiciels déployés localement, l'intégrité des données relève de la seule responsabilité de l'entreprise, il est donc important de s'assurer qu'elles sont traitées correctement.
  • La solution est-elle compatible avec d'autres logiciels ? Parfois, un système de réservation de salles doit interagir avec d'autres logiciels, comme un logiciel de planification d'événements ou un logiciel de gestion de stocks. Si une entreprise doit établir ce type de relations, elle doit s'assurer que la solution est compatible avec les logiciels déjà utilisés.
  • L'interface utilisateur est-elle conviviale ? Pour les entreprises qui proposent des services de réservation de salles à des tiers, il est nécessaire de s'assurer que l'interface client est agréable sur le plan visuel et facile à utiliser.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de réservation de salles ?

Les logiciels de réservation de salles seront probablement affectés par de nombreuses tendances à l'avenir, principalement en raison des effets durables de la pandémie de COVID-19 et des évolutions des méthodes de travail. Voici quelques-unes des tendances les plus pertinentes dans ce domaine :

  • Une plus grande attention portée à la flexibilité du travail : il a déjà été mentionné plus haut que les logiciels de réservation de salles peuvent parfois inclure la capacité de gérer les réservations de bureaux. Cette tendance est appelée à se perpétuer. Dans la mesure où de nombreuses entreprises perçoivent les avantages du télétravail, des pratiques telles que le partage de bureaux sont susceptibles de se généraliser.
  • Une augmentation de la demande de salles de réunion : en marge du télétravail, de nombreuses petites entreprises ont appris qu'il n'était pas toujours nécessaire de louer des bureaux pour exercer leurs activités. Néanmoins, il est toujours nécessaire, de temps à autre, de réunir les équipes dans une même pièce pour aborder des sujets importants. Il est donc probable en suivant cette logique que la demande de salles de réunion continue d'augmenter.
  • Intégration de l'IdO (Internet des objets) : les systèmes de réservation de salles tirent déjà parti de supports tels que les QR codes et cette tendance devrait se poursuivre. Ils permettent aux entreprises d'assurer un suivi précis de leurs équipements, du nombre de participants et des nouvelles habitudes apportées par la pandémie et de réduire le besoin de toucher physiquement les objets pour les visiteurs.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  • Capterra (Date de consultation : samedi 4 juin 2022)