Logiciels de planification de projet

Introduction

Un logiciel de planification de projet permet aux utilisateurs de gérer leurs projets et de créer une stratégie d'exécution des projets viable. Pour ce faire, un logiciel de planification de bonne qualité permettra aux chefs de projet et autres acteurs clés de définir les tâches nécessaires à l'exécution d'un projet, d'affecter ces tâches à des départements ou personnes spécifiques, de créer un calendrier d'avancement du projet et de définir une date d'achèvement du projet, de planifier les ressources selon les besoins et de budgéter toute dépense associée au projet.

À l'heure actuelle, ces outils jouent un rôle essentiel dans la gestion des projets. En outre, les applications de planification de projet peuvent être disponibles sous forme de programmes autonomes ou faire partie d'un logiciel de gestion de projets plus complet. Ces applications contribuent à aider les chefs de projets de différentes manières. L'une d'elles est la visualisation du calendrier d'avancement du projet, qui permet au chef de projet de savoir quelle est la prochaine étape, quand elle doit avoir lieu, qui est responsable de chaque tâche individuelle et quelles ressources sont nécessaires pour assurer la bonne exécution du projet.

Les projets définis avec soin, planifiés en termes des différentes tâches requises, de la responsabilité individuelle, des ressources nécessaires et de budget, sont plus susceptibles d'être menés à terme avec succès ; et les logiciels de planification sont d'une grande aide pour y parvenir. Ainsi, les outils de projets peuvent permettre aux chefs de projets de mieux remplir leur rôle.

Outre leur lien évident avec les outils de gestion de projets plus complets, les logiciels de planification de projet sont souvent considérés avoir un lien avec les autres outils de planification, tels les logiciels de gestion de tâches et les outils collaboratifs. En outre, ils peuvent être utilisés en combinaison avec les logiciels de gestion des ressources et les logiciels de suivi de projet. Toutefois, notez que les solutions les plus sophistiquées de cette catégorie offriront des fonctionnalités similaires, en d'autres termes, un bon logiciel de planification de projets peut potentiellement remplacer ces applications.

Bien évidemment, les différents outils de planification des tâches existants sur le marché offrent des options, fonctions et capacités différentes. Et leur qualité peut aussi varier. De manière générale, les logiciels de planification de projet gratuits seront moins complets que les solutions haut de gamme. Certains outils peuvent aussi être davantage axés sur des domaines plus spécifiques de la gestion de projet, comme la gestion de projet Agile ou Waterfall. Néanmoins, il existe plusieurs fonctionnalités de base qui définissent cette catégorie de logiciel et les utilisateurs peuvent s'attendre à ce que la majorité des solutions de cette catégorie leur permettent de :

• Définir les attentes, les tâches, le calendrier d'avancement et les dates d'échéance du projet, pour assurer une complète transparence.
• Attribuer des tâches spécifiques à des personnes ou départements, puis suivre leur progression en continu.
• Gérer les ressources, pour garantir que le budget, les délais et les ressources humaines alloués au projet sont adéquats.
• Disposer d'outils collaboratifs, de créer des diagrammes de Gantt et de surveiller le statut général d'avancement d'un projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification de projet ?

Logiciel de planification de projet est le nom donné aux applications conçues pour aider les chefs de projet à planifier et exécuter les projets dont ils ont la responsabilité. Un logiciel de cette catégorie permet généralement à l'utilisateur de définir des tâches, d'affecter ces tâches à des personnes spécifiques, de créer un calendrier de travail, d'établir des dates butoirs et d'optimiser l'utilisation des ressources. En fin de compte, une telle solution permet aux entreprises de mener à bien leurs projets de manière plus efficace.

L'utilisation d'applications de planification de projet est souvent motivée par la volonté de pouvoir obtenir une réelle transparence sur un projet planifié, afin d'en assurer la bonne exécution. Grâce à ces outils, les chefs de projets et équipes de projets peuvent avoir une meilleure compréhension du projet sur lequel ils travaillent, de ce qui est attendu d'eux, de la date de fin prévue du projet et savoir qui est responsable de chaque composante du projet.

Il est possible d'utiliser un logiciel de planification autonome en combinaison avec d'autres outils, tels qu'un logiciel de gestion de projets. Toutefois, dans certains cas, les applications de planification de projet peuvent offrir les mêmes fonctions et les options les plus complètes disponibles sur le marché peuvent même les remplacer et rendre inutile le besoin d'investir dans une telle solution. Il existe aussi d'autres cas où un logiciel de planification est juste un composant d'une suite d'applications de gestion de projets plus complète.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planification de projet ?

Les avantages des programmes de planification de projet sont principalement axés sur la capacité d'aider les chefs de projets et leurs équipes à organiser les ressources humaines pour le projet, à créer une stratégie de projet logique, à définir clairement les objectifs du projet et les tâches requises pour les atteindre, à établir des principes de responsabilité et à obtenir une transparence générale sur l'avancement du projet. Cela étant dit, il est utile de connaître les autres avantages plus spécifiques et tangibles associés à ces solutions, dont les plus significatifs sont décrits ci-après :

- Définition claire des attentes du projet : l'un des avantages principaux découlant de l'utilisation des applications de planification de projet au sein d'une entreprise est la capacité de clairement définir tous les aspects d'un projet et d'établir des attentes précises. La planification de projet implique souvent des questions de type : qui, quoi, quand, pourquoi et comment et un logiciel de planification peut contribuer à répondre à ces questions. Une fois que vous avez les réponses à ces questions, vous pouvez optimiser les résultats du projet en offrant à tous les membres de l'équipe une plus grande clarté. En outre, les chefs de projet et autres responsables d'équipes peuvent clairement établir les responsabilités pour chaque aspect du projet, comme qui effectue ou dirige certaines tâches spécifiques et quelle est la hiérarchie et la chaîne de responsabilité au sein de l'équipe.

- Gestion des ressources plus efficace :un autre avantage important associé aux programmes de planification de projet est la capacité de gérer toutes les ressources plus efficacement et plus précisément. Entre autres, cela permet une meilleure gestion du temps, de sorte qu'une période de temps appropriée est donnée aux équipes pour exécuter certaines tâches, une meilleure gestion du budget de sorte que la budgétisation et la répartition des investissements soient adéquates et une gestion du travail plus efficace, assurant qu'un nombre adéquat de personnes est affecté à chaque tâche, évitant certains employés se retrouvent sans rien à faire. Lorsque les ressources sont gérées de manière adéquate, l'efficacité s'en trouve améliorée et il y a moins de gaspillage.

- Accès à plusieurs outils de planification de projet : les progiciels de planification rassemblent plusieurs outils de planification de projet et les consolident en un seul endroit, offrent des options de gestion des tâches, de création de diagrammes de Gantt et des outils collaboratifs. Le fait de disposer de tous ces différents outils en une seule application peut s'avérer beaucoup plus pratique pour les chefs de projet et peut contribuer à réduire les coûts encourus par les entreprises, en leur évitant d'avoir à acheter plusieurs solutions distinctes pour chaque domaine. En outre, le fait que tous ces outils soient rassemblés en une seule application permet de transférer ou de copier les données plus facilement d'un outil à un autre, sans faire face à des problèmes de compatibilité ou de mise en forme. La collaboration entre plusieurs départements ou groupes au sein d'une même équipe s'en trouve grandement améliorée.

- Capacité d'apporter des modifications : grâce aux outils de planification de projet, les chefs de projet et autres responsables peuvent facilement apporter des ajustements à un projet et faire part de ces modifications aux autres parties prenantes impliquées. Si les exigences changent, si de nouvelles informations sont découvertes ou que des commentaires proviennent des utilisateurs finaux, les chefs de projet peuvent effectuer les ajustements nécessaires et informer l'équipe du projet aussi rapidement que possible à l'aide du logiciel de planification. Lorsqu'une approche Agile est utilisée, les changements surviennent relativement fréquemment. Ainsi, disposer ou non de la capacité de communiquer ces changements de manière efficace est essentiel et peut constituer un facteur clé dans la réussite du projet ou de son échec.

- Visualisation des tâches du projet et du calendrier de travail : enfin, un logiciel conçu pour faciliter la planification de projet permet aussi aux chefs de projet de visualiser le calendrier de travail et d'avancement du projet. Ainsi, les divers éléments, comme les tâches affectées aux différents membres de l'équipe, sont présentées de manière claire et concise. Disposer de ces informations dans un format visuel concis est d'une valeur inestimable pour les chefs de projet. Cela leur permet d'obtenir un tableau complet de l'état actuel du projet, de l'état prévu à l'avenir et des étapes intermédiaires. Cette capacité facilite aussi la compréhension des responsabilités, qui a la charge de chaque tâche/étape et quelles sont les dates butoirs pour chacune d'elles.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planification de projet ?

Un logiciel de planification de projet est destiné à aider à la planification et à l'exécution des projets. Ainsi, bien qu'il puisse exister des différences notables concernant les options et les fonctions disponibles dans chaque solution, de nombreuses fonctionnalités sont communes à la plupart des solutions de planification de projet. Les fonctionnalités les plus courantes et les plus demandées dans les logiciels de cette catégorie sont décrites plus en détail ci-après :

- Gestion des ressources : gardez un œil sur les ressources les plus importantes du projet, comme le temps, l'argent et le personnel et allouez ces ressources-là où il faut, quand il le faut. La gestion de projet implique essentiellement la gestion du budget, savoir combien d'argent a été dépensé, combien d'argent est encore disponible et quel domaine peut nécessiter un investissement plus important. Outre ces considérations, les projets s'appuient sur le travail d'employés individuels et ceux-ci doivent faire l'objet d'une gestion du personnel minutieuse pour assurer que la bonne personne travaille sur la bonne tâche, au bon moment. Enfin, une des ressources les plus importantes, le temps, doit faire l'objet d'un suivi contant, pour garantir que le projet sera exécuté dans les délais impartis. Grâce aux applications de planification de projet, la gestion des ressources devient plus facile.

- Gestion des tâches : définissez chaque tâche individuelle nécessaire pour mener le projet à son terme et allouez ces tâches aux personnes, équipes ou départements appropriés. La gestion des tâches est essentielle pour garantir que chaque membre de l'équipe comprenne quelles tâches relèvent de sa responsabilité, pourquoi, combien de temps lui est imparti pour les effectuer et avec quelles autres personnes il va travailler sur ces tâches. Un des aspects critiques de la gestion des tâches est la définition des responsabilités. Celle-ci permet de lever les incertitudes et de savoir précisément qui est responsable de quoi. Une bonne solution de planification permettra aussi d'effectuer des ajustements, de sorte à pouvoir réaffecter des tâches en fonction des besoins ou redéfinir les tâches plus précisément si de nouvelles données sont mises en lumière.

- Visualisation : disposez de représentations visuelles de l'avancement du projet afin d'obtenir une meilleure idée de l'état d'avancement de chaque tâche et du projet dans son ensemble. Parmi les éléments de visualisation les plus courants dans ce type de logiciel, on trouve un calendrier visuel. Généralement, ce calendrier servira à représenter les tâches individuelles et la période de temps allouée pour les effectuer, ainsi que les dates limites d'exécution des différentes composantes du projet. En outre, il permet de noter les jalons les plus importants, ce qui aide l'équipe du projet à comprendre précisément où le projet en est et contribue à maintenir l'équipe motivée. De nombreuses solutions proposent aussi des fonctions de création de diagrammes de Gantt et d'autres illustrations graphiques, afin de transmettre les informations importantes relatives au calendrier et à l'avancement du projet.

- Gestion budgétaire : établissez un budget global pour le projet, allouez des ressources financières à chaque domaine au sein de l'équipe et surveillez en continu le budget restant, les montants dépensés et où l'argent a été dépensé. Disposer d'une solution qui comprend des outils de gestion budgétaire facilite le contrôle des dépenses et la création de rapports financiers destinés aux parties prenantes. Souvent, le composant de gestion budgétaire est fourni en combinaison avec le composant de gestion des ressources, ce qui permet de facilement échanger les données entre eux.

- Outils collaboratifs : profitez d'un éventail d'outils et fonctionnalités de collaboration pour faciliter la coopération entre les personnes et les équipes qui travaillent sur le projet, favoriser le partage d'idées et l'entraide mutuelle entre eux. En général, ce type de logiciel est fourni avec des options de partage de fichiers et de communication, par système de messagerie texte ou appel vidéo. Cependant, certaines applications de planification de projet comprendront aussi des fonctions permettant de créer des environnements de travail numériques, sur invitation uniquement, de sorte que les membres de l'équipe de projet puissent collaborer plus efficacement, en exploitant les fonctions de partage d'écran, d'annotation et autres outils similaires.

- Suivi de l'avancement : surveillez l'avancement des tâches individuelles, des missions attribuées aux équipes et du projet dans son ensemble. Une barre de progression peut indiquer l'avancement du projet dans son ensemble, combien de tâches ont été effectuées par les différentes équipes et évaluer la vitesse d'exécution. Parfois, ces données peuvent servir à prévoir la date de fin du projet ou donner une meilleure idée des dates auxquelles certaines tâches seront terminées. La capacité de pouvoir suivre ainsi l'avancement du projet est cruciale, car elle permet de prévoir et de démarrer de nouvelles tâches le plus tôt possible. Des mises à jour régulières sur l'avancement du projet peuvent aussi être données aux parties prenantes sous la forme de rapports.

Grâce au répertoire de logiciels de planification de projet de Capterra, vous pourrez trouver la meilleure solution pour vous en fonction des options proposées. Plus précisément, le répertoire vous permet de rechercher les solutions existantes en fonction des fonctionnalités qu'elles offrent. Ainsi, vous disposerez d'une liste de logiciels qui comprend exactement toutes les fonctions dont vous avez besoin. Et vous pourrez ensuite comparer ces solutions pour trouver celle qui vous convient le mieux.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planification de projet ?

Avant d'acheter un logiciel de planification de projet, vous devez considérer plusieurs points importants. La première chose à garder à l'esprit est qu'il vous faut acheter le logiciel le mieux adapté à vos besoins, plutôt que le progiciel le plus complet. Les besoins d'une équipe de projet peuvent différer grandement des besoins d'une autre équipe et chaque équipe privilégiera certaines fonctions spécifiques. La meilleure approche consiste à se poser les questions suivantes :

- Quel est le coût du logiciel de planification des tâches ou de projet ? Le prix d'un produit ou d'un service est toujours un facteur clé dans toute prise de décision d'achat. Mais il doit être envisagé avec précaution et de manière holistique, en comprenant qu'il existe à la fois des coûts sur le long terme et des coûts cachés. Par exemple, le coût initial d'un logiciel ne comprend pas les frais d'installation ou les coûts associés à la formation des employés afin d'utiliser le logiciel correctement. En outre, il est aussi important de vérifier si un logiciel de planification de projet gratuit peut être viable. Lorsque les exigences ne sont pas particulièrement avancées ou lorsque les besoins d'accès au logiciel restent assez basiques, il peut être possible d'utiliser un logiciel gratuit et de faire économiser à l'entreprise beaucoup d'argent. Toutefois, de manière générale, les options gratuites n'offriront qu'une fonctionnalité limitée et ne seront pas évolutives.

- Quels sont les outils de planification de projet offerts ? Examinez soigneusement les diverses options et comprenez précisément quels outils sont inclus dans chaque offre logicielle. Alors que la plupart des fonctionnalités principales seront similaires, certaines fonctionnalités offertes feront toute la différence. C'est ce qui pourra vous aider à comparer les différentes options et à identifier les meilleures solutions en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple, les produits disponibles sur le marché n'offriront pas tous à la fois les méthodologies Agile et traditionnelles. Aussi, les décisionnaires devront réfléchir et déterminer quelles méthodologies sont importantes pour l'entreprise avant de prendre leur décision finale. Même lorsque toutes les méthodologies sont prises en charge, le niveau et la qualité de l'assistance technique peuvent varier. C'est pourquoi il faut brosser un tableau complet de l'offre avant de prendre une décision d'achat.

- Quelle est la meilleure option de déploiement ? La réponse à cette question dépendra de la manière dont le travail est mené au sein de l'organisation, de la configuration actuelle, ainsi que d'un tas d'autres facteurs. Il existe deux approches courantes, la première étant l'approche traditionnelle du déploiement sur site. Cette approche implique que le logiciel est acheté et détenu par l'acheteur, puis installé sur les systèmes de l'entreprise. Dans ce modèle, le stockage des données relève de la responsabilité de l'entreprise. L'autre approche implique un déploiement dans le cloud et l'utilisation d'une solution SaaS. Dans ce modèle, le logiciel est détenu par un fournisseur de service tiers et un service est fourni sur la base d'un abonnement. Le fournisseur tiers est responsable du stockage sécurisé des données dans le cloud et le logiciel est accessible au moyen d'une connexion Internet. Ceci signifie que le logiciel peut être accessible à distance ou sur site, sur un large éventail d'appareils et de systèmes d'exploitation. Les coûts sont davantage prévisibles, le fournisseur de service est responsable de la disponibilité du service et le logiciel est toujours à jour. Les deux approches présentent des avantages et des inconvénients. Il n'est donc pas possible de déterminer qu'une option de déploiement est la meilleure dans tous les cas, mais plutôt qu'une approche est mieux adaptée à une entreprise, à un chef de projet ou une équipe, en fonction des préférences individuelles ou des circonstances.

- Quelle est l'application de planification de projet la plus populaire sur le marché ? Il peut être utile d'évaluer la popularité des diverses options existantes. L'option la plus populaire peut ne pas être la meilleure pour tous, mais certains avantages viennent avec la popularité, comme la compatibilité, utile lorsque l'entreprise collabore avec des tiers et la familiarité avec le logiciel, utile lorsque de nouvelles recrues doivent être formées. Les options populaires proposeront aussi en général des ressources en ligne permettant de résoudre les problèmes les plus fréquents et d'effectuer certaines tâches plus avancées. Ces ressources sont une grande valeur, car elles peuvent économiser à l'entreprise le temps et l'argent qu'elle aurait dû dépenser pour avoir accès à une assistance technique professionnelle.

- Le logiciel offre-t-il un accès à distance ? Pour finir, les décideurs doivent vérifier qui a besoin d'accéder au système de planification de projet et à quel endroit ses personnes travailleront et auront besoin d'y accéder. Parfois, la réponse est simple. Les chefs de projets y accéderont uniquement au bureau. Toutefois, à l'heure actuelle, avec le télétravail devenant de plus en plus courant, les approches hybrides sont en plein essor. Si un accès à distance s'avère nécessaire, ce facteur aura un impact crucial sur la prise de décision. Ainsi, une option cloud peut constituer la meilleure solution dans ce type de situation, en combinant accessibilité et sécurité, car les solutions cloud sont accessibles à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet à l'aide d'un navigateur web. Cela signifie que les employés rencontreront moins de problèmes de compatibilité au cours de leur utilisation.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planification de projet ?

Les principales tendances relatives aux applications de planification de projet doivent aussi être attentivement examinées avant de prendre une décision. Il est important que la solution choisie ait été conçue en tenant compte de ces tendances, au risque que les chefs de projets se retrouvent avec une solution qui ne répond pas à leurs attentes ou devienne vite obsolète. Voici les principales tendances technologiques auxquelles vous devez prêter attention :

- Recours accru à l'IA (intelligence artificielle) : L'IA devient de plus en plus sophistiquée et de plus en plus fiable. Elle est utilisée dans de nombreuses catégories de logiciels, mais elle est particulièrement pertinente dans le domaine de la gestion de projets. En fait, les analystes de Gartner prévoient que 80 % de la charge de travail des chefs de projets pourraient être éliminés d'ici 2030 grâce à l'amélioration continue de l'IA (article disponible en anglais). Ceci s'applique en particulier aux tâches de collecte des données, de suivi de la progression et de reporting. Ainsi, il est logique que les entreprises cherchant à acquérir un logiciel dans cette catégorie investissent dans une solution qui exploite déjà les capacités d’intelligence artificielle pour automatiser certaines tâches répétitives ou prévisibles. Ces tâches gaspillent le temps précieux des chefs de projet, qui pourraient à la place exécuter des tâches plus complexes. En outre, l'IA et le machine learning se servent des données historiques pour identifier des modèles et créer des workflows qui minimisent les risques et optimisent les résultats.

- Essor de la gestion de projet agile : le concept de "gestion de projet agile" n'est pas nouveau. Toutefois, cette méthodologie établie attire de plus en plus, notamment en raison de la grande flexibilité qu'elle offre et qui permet d'apporter des modifications fréquentes et soudaines au cours du cycle de vie du projet. Pour les entreprises qui mènent régulièrement des projets en suivant la méthodologie Agile ou qui souhaitent le faire à l'avenir, il est essentiel d'investir dans une solution qui offre les fonctionnalités adéquates et prend en charge le cadre de travail Agile.

- Demande accrue pour un accès mobile : à l'heure actuelle, le télétravail et le travail hybride deviennent davantage la norme. Cela implique que désormais les chefs de projet n'utilisent plus un seul appareil, à un seul endroit pour mener leurs tâches à bien. À présent, les chefs de projet ont besoin de pouvoir accéder à leurs outils de n'importe où sur leurs appareils mobiles (smartphones ou tablettes). En conséquence, l'accès mobile est presque devenu une exigence. Gardez cela à l'esprit lorsque vous évaluez les différents outils de planification de projet disponibles, afin d'identifier ceux qui proposent une application mobile ou un accès au logiciel dans le cloud, au moyen d'un navigateur web mobile.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Gartner Says 80 percent Today's Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over (Gartner déclare que d'ici 2030, 80 % des tâches de gestion de projet seront éliminés grâce à l'intelligence artificielle) - Gartner (Date de consultation : vendredi 15 octobre 2021)