Logiciels de transcription

Un logiciel de transcription est une application qui aide les entreprises à effectuer des opérations de conversion automatique d'un énoncé oral en texte (une transcription automatique de la parole en texte) par le biais de la dictée ou de la transcription de fichiers. Capable de fournir une transcription à la demande, manuelle, automatique ou un mélange des deux, le logiciel de transcription est particulièrement utile aux cabinets d'avocats, établissements d'enseignement, journalistes, auteurs de podcasts et à tous les transcripteurs professionnels du monde entier. Ces logiciels sont couramment utilisés dans un contexte professionnel, car ils permettent de dicter à grande vitesse, avec des niveaux élevés de précision et permettent ensuite de partager le contenu transcrit.

Comme ils peuvent convertir des interviews, des podcasts et d'autres contenus audio en texte, automatiquement ou avec une intervention humaine, les logiciels de transcription sont également très utiles dans le secteur du divertissement. Les logiciels capables de transcrire des fichiers audio et vidéo volumineux sont particulièrement bien adaptés aux personnes chargées du sous-titrage, de production musicale ou des relations publiques dans le secteur du divertissement.

Le principal atout de ces logiciels est leur capacité à identifier les caractéristiques de la parole et à détecter les mots à l'aide du traitement du TALN (traitement automatique du langage naturel). Associé à la technologie deep learning, le moteur de synthèse vocale d'une application de transcription peut permettre la dictée avec une transcription de plus en plus précise à un rythme plus rapide afin que les utilisateurs passent moins de temps sur les rapports, les e-mails et autres formulaires. Il s'agit d'une capacité indispensable pour les personnes travaillant dans le domaine juridique qui utilisent ces logiciels pour la rédaction de procès-verbaux multisupports à partir de microphones et de masques sténographiques.

Souvent, la plateforme sera également en mesure de fournir un retour aux utilisateurs sur leur fluidité, leur prononciation, leur grammaire, leur vocabulaire et leur intonation en fonction du contenu qu'il enregistre et analyse. Ces fonctionnalités confèrent au logiciel de transcription une valeur inestimable pour les professeurs de langues, les évaluateurs de compétences et les instructeurs spécialisés dans l'apprentissage de langue. Certains types de logiciels peuvent même prédire les résultats de l'IELTS, du TOEFL et autres tests d'expression orale, avec une notation adaptée à l'accent de l'utilisateur.

La possibilité de télécharger du contenu multimédia ou d'enregistrer du nouveau contenu avec l'application est une caractéristique importante, permettant de transcrire des fichiers audio ou vidéo en texte. Une fois que le logiciel a fait correspondre le contenu au texte transcrit, il peut monter les séquences multimédias, en éliminant les silences et les mots de remplissage pour améliorer efficacement la qualité du fichier. Les producteurs de vidéos peuvent parfois enregistrer des messages vidéo, des contenus présents à l'écran ou des séquences provenant d'une webcam avec un logiciel de transcription audio, afin de s'assurer que la séquence est prête à être publiée.

Les logiciels de transcription peuvent être utilisés par de nombreuses entreprises et à des fins diverses. Par exemple, pour les centres d'assistance client, le choix du logiciel peut être partagé entre les outils de transcription et les logiciels de reconnaissance vocale. En effet, tous deux interprètent la parole humaine, la transcrivent et parfois même la traduisent, mais pas avec le même degré de précision qu'un logiciel de traduction à part entière. Le logiciel peut être utilisé pour optimiser les assistants virtuels avec des systèmes intégrés de SVI (serveur vocal interactif) pour le routage automatisé des appels, tout comme les logiciels de SVI (serveur vocal interactif). Mais il peut aussi être utilisé pour la recherche scientifique, la documentation automatisée grâce à l'IA ou la dictée de rapports médicaux, comme les logiciels de transcription médicale. Quant à ceux qui travaillent dans le monde du spectacle, ils peuvent constater certaines fonctionnalités communes avec les plateformes de podcasts et les logiciels d'hébergement vidéo. Les outils de transcription permettent de créer, monter et publier du contenu en ligne avec des sous-titres codés, des descriptions audio, des sous-titres et diverses autres fonctionnalités rendues possibles par la reconnaissance vocale automatique et les technologies d'apprentissage automatique ou de machine learning.

Quels que soient le domaine et la complexité du projet, un logiciel de transcription peut offrir certaines fonctionnalités de base. Ces derniers doivent être en mesure de :

• Accepter des données audio via le téléchargement de fichiers audio/vidéo ou la dictée.
• Effectuer des enregistrements vocaux ou audio si nécessaire.
• Déchiffrer les données à l'aide de la technologie de reconnaissance vocale automatique.
• Transcrire le contenu et l'associer à des données audio spécifiques à l'aide du codage temporel.
• Analyser le contenu transcrit à l'aide du TALN.
• Fournir des sous-titres, un sous-titrage codé ou un sous-titrage en direct.
• Partager du contenu avec les utilisateurs et leur public.

Qu'est-ce qu'un logiciel de transcription ?

Un logiciel de transcription est une application qui permet aux entreprises, sociétés médiatiques, cabinets d'avocats et autres établissements d'enseignement de convertir un contenu audio au format texte en vue de le rendre accessible et facile à partager. En fonction du contexte, le contenu audio peut se composer d'une dictée en temps réel ou de téléchargements de fichiers audio/vidéo. En outre, il peut être produit dans plusieurs formats : texte, audio ou vidéo reconnus par la plupart des processeurs bureautiques modernes ou des applications d'hébergement web.

L'objectif principal de l'utilisation d'un logiciel de transcription audio au format texte est de faciliter la prise de notes pour les sténographes, secrétaires, étudiants, employés et participants aux réunions d'affaires. Le logiciel minimise également les distractions et permet aux hôtes de fournir à leurs participants un compte rendu précis et cohérent des discussions. Ce logiciel peut transcrire automatiquement des réunions, des entretiens, des conférences, des témoignages et d'autres conversations. Il permet également de créer des extraits synchronisés et des versions papier, produire des sous-titres et des légendes, organiser des catalogues de fichiers audio et vidéo et fournir une base de données consultable et partageable du contenu audio.

Pour exploiter pleinement le contenu qu'il génère, le logiciel de transcription applique plusieurs types de technologies exploitant l'IA. Par exemple, il applique la reconnaissance vocale automatique pour détecter les paroles, identifier les locuteurs, effectuer la segmentation de ces derniers et traduire le contenu audio en contenu écrit adapté au public. S'il est accompagné d'un serveur vocal interactif, il peut être en mesure de rediriger les appels entrants vers les personnes les mieux placées pour les traiter. Il utilise ensuite le TALN pour analyser le contenu transcrit et fournir un retour sur l'intonation, le niveau de maîtrise, la sincérité et la justesse des propos. Il peut également utiliser la technologie du machine learning pour identifier des habitudes parmi les locuteurs et prédire la langue ou le ton qui va être utilisé.

Qu'il s'agisse de producteurs de vidéos, de podcasts ou de chercheurs en Antarctique, les utilisateurs de ce type de logiciel sont nombreux et variés, tout comme le type de contenu qu'ils produisent. Plus important encore, comme le contenu est numérisé, il est souvent consultable, partageable et facile à publier en ligne avec des sous-titres, des légendes et des intégrations qui permettent de le rendre accessible au plus grand nombre à travers le monde. Entièrement modifiable dans l'application de transcription, le contenu audio peut être ralenti, accéléré, filtré, horodaté, lu à partir de l'application, exporté dans d'innombrables formats, enrichi de séquences supplémentaires et de captures d'écran. Il peut aussi être réduit pour exclure les temps morts, silences et mots redondants.

Des secteurs tels que les médias, le divertissement, l'éducation, le droit et l'apprentissage en ligne utilisent fréquemment ces logiciels de transcription audio, tout comme les institutions gouvernementales, les entreprises impliquées dans l'e-commerce et les centres au contact de clients. C'est pourquoi le logiciel de transcription peut ressembler davantage à un éditeur de texte ou à un lecteur vidéo qu'à un outil de dictée standard. Certains prestataires et éditeurs vont jusqu'à proposer des services de transcription professionnelle en plus de leurs options de transcription automatique, en tirant parti de l'expertise de transcripteurs humains pour porter la précision et la qualité du fichier converti à un niveau proche de la perfection.

Grâce à l'intégration d'outils professionnels populaires tels que le logiciel Zoom et à des extensions de navigateur permettant d'accéder à d'autres applications via le web, les logiciels de transcription audio peuvent effectuer des tâches non conventionnelles. La définition des sujets et des ordres du jour des réunions avant leur déroulement ou l'accès aux comptes rendus de plusieurs réunions simultanées en sont quelques exemples.

Les applications de transcription sont généralement fournies en tant que services applicatifs, le contenu étant stocké dans le cloud et l'accès à celui-ci étant fourni à la demande contre rémunération. Les systèmes de transcription cloud sont facilement évolutifs et rentables, car l'utilisateur n'a pas besoin de mettre en œuvre les infrastructures de données. L’outil peut également être à la disposition des utilisateurs du monde entier, 24 h/24, depuis presque tout type d'appareil. Néanmoins, étant donné la nature sensible que revêt ce type de contenu, les professionnels du droit, de la médecine, de la recherche et d'autres domaines peuvent opter pour une solution sur site ou une version hybride du système afin de minimiser les fuites de données et l'utilisation non autorisée du contenu audio.

Quels sont les avantages d'un logiciel de transcription ?

Les avantages d'un logiciel de transcription profitent à ceux qui utilisent ces applications et à ceux qui accèdent au contenu qu'elles génèrent. Le fait de ne pas avoir besoin d'un transcripteur professionnel ou d'un spécialiste du sous-titrage pour rendre des notes accessibles à l'ensemble des utilisateurs est un avantage important. Les logiciels de transcription présentent par ailleurs de nombreux autres avantages. Voici quelques-uns des nombreux avantages des outils de transcription :

• Prise de notes plus rapide : les transcriptions automatisées sont bien plus rapides que les transcriptions faites par l'homme. Elles peuvent être réalisées en temps réel avec la conversion de la parole en texte ou en quelques minutes avec le téléchargement de fichiers. Alors qu'il faut un certain temps à une personne pour traiter une vidéo d'une heure, un logiciel de transcription prendra moitié moins de temps. Même en tenant compte du temps nécessaire pour réviser la première version d'une transcription automatique de faible précision, le temps consacré est sans commune mesure avec le délai d'exécution d'une transcription manuelle.
• Mise à disposition d'informations cohérentes : il est plus facile de garantir aux parties prenantes un accès aux notes de réunion, aux entretiens, aux accords verbaux et autres contenus audio avec une transcription automatique qu'avec une transcription humaine. Avec ce logiciel, le contenu est automatiquement mis à la disposition de toutes les parties prenantes, ce qui garantit que chacun a accès aux mêmes informations et qu'il n'y a pas de malentendus.
• Saisie et restitution sur plusieurs canaux : la transcription manuelle n'implique qu'une seule source de contenu et souvent un seul type de production. En revanche, les logiciels de transcription peuvent accepter des données audio provenant de plusieurs sources, notamment des fichiers .txt et .wav et les restituer dans des formats utilisables par diverses applications. Ils peuvent être utilisés pour transcrire des dictées en temps réel, traiter des fichiers audio, transcrire des séquences vidéo ou associer ces trois éléments indépendamment ou simultanément. Ils peuvent également produire des documents de traitement de texte simples ou des fichiers vidéo plus élaborés prêts à être partagés ou téléchargés sur le web.
• Solution adaptée à un public multilingue : la transcription manuelle n'est pas accompagnée de traductions. Néanmoins, les outils de transcription audio peuvent adapter leurs résultats à un public divers, car ils sont souvent dotés de fonctionnalités multi-langues. Grâce au sous-titrage disponible en plusieurs langues et dialectes, les applications adaptent le contenu audio à un public beaucoup plus large qu'un fichier texte monolingue.
• Accessibilité universelle : la transcription manuelle ne tient pas compte de personnes souffrant de troubles auditifs. Les transcripteurs automatiques, en revanche, peuvent être dotés de fonctions de sous-titrage qui signalent les effets sonores, les indications musicales et d'autres informations non vocales afin de rendre le contenu plus immersif. Cela peut s'avérer utile dans les lieux très fréquentés comme les musées, théâtres, écoles ou stades.
• Possibilité de réaliser des recherches facilement : avec les transcriptions manuelles, la recherche d'un contenu spécifique est longue et fastidieuse. Les applications de transcription peuvent résoudre ce problème en stockant le contenu dans une base de connaissances consultable ou dans une base de données dématérialisée.
• Possibilité de partage rapide : si les transcripteurs peuvent partager leurs fichiers texte, audio et vidéo avec d'autres utilisateurs sur Internet, ils ne sont pas aussi rapides et pratiques que les logiciels de transcription. Ces fichiers peuvent être téléchargés et partagés plus rapidement avec un large public, mais également avec ses collègues grâce à des transferts de fichiers automatisés, programmés et synchronisés.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de transcription ?

Les fonctionnalités dépendent du domaine d'activité ciblé. Ainsi, les outils développés pour les utilisateurs du secteur médical ont des compétences totalement différentes de ceux conçus pour les journalistes. Cependant, il existe un certain nombre de fonctionnalités communes auxquelles les utilisateurs s'attendent à avoir accès :

• Reconnaissance vocale : saisissez, interprétez et stockez les données vocales. La dictée est une fonction très utile que tous les transcripteurs automatiques ne proposent pas. Les professionnels verront dans la synthèse vocale en temps réel une fonction indispensable, surtout si elle prend en charge plusieurs langues. Que ce soit par le biais de la dictée, du téléchargement numérique ou des deux, tous les outils de transcription doivent être capables de traiter la parole.
• Transcription automatique : la conversion de la parole en texte s'effectue automatiquement avec un degré de précision adéquat. Les outils de transcription doivent offrir un niveau de précision suffisant pour satisfaire le type d'utilisateur concerné, une plus grande précision étant offerte aux personnes travaillant dans des domaines tels que le droit, la médecine ou la recherche.
• Téléchargement de fichiers audio/vidéo : acceptez des données sous forme de fichiers audio ou vidéo. Pour ceux qui travaillent dans des domaines où il n'est pas nécessaire d'effectuer une transcription mot à mot en temps réel, la variété des fichiers que leur outil de transcription peut accepter fera toute la différence. Les intégrations API et une compatibilité étendue évitent de devoir recourir à des processus fastidieux comme la conversion de fichiers ou la recherche d'un autre logiciel. Par exemple, la prise en charge de formats SRT (SubRip Subtitle)/VTT (Video Text Tracks) accélère le traitement des sous-titres, tandis que l'accès direct à OneDrive, Google Drive et d'autres dispositifs de stockage virtuel évite les téléchargements et les mises en ligne à répétition.
• Segmentation des intervenants : différenciez les locuteurs et indiquez les distinctions souhaitées. Il est difficile pour les machines de distinguer les personnes, mais les bons logiciels devraient être capables d'identifier les différents locuteurs et de marquer leur contribution par des balises de type "locuteur 1". Il suffit alors à l'utilisateur de remplacer la balise par le nom du locuteur, un processus qui ne prend que quelques secondes.
• Horodatage : ajoutez des horodatages à la transcription afin de faciliter la recherche de passages spécifiques pour le lecteur. Pour aider les utilisateurs à naviguer plus facilement dans les fichiers texte, audio et vidéo, l'outil de transcription doit être capable d'ajouter du contenu au format [00:05:20] sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour y accéder rapidement. Ceci est particulièrement utile si l'utilisateur fait référence à un contenu spécifique ou s’il le met en évidence pour un montage ultérieur. Certains des meilleurs transcripteurs sont dotés d'un système d'horodatage automatique et programmé, ce qui permet de signaler plus facilement le changement d'interlocuteur ou le dépassement d'une limite de temps.
• Sous-titrage et création de légendes : proposez le contenu transcrit dans un format accessible à un large public. Grâce à la prise en charge de plusieurs langues et capacités, les applications de transcription audio peuvent toucher un public beaucoup plus large que celui que l'utilisateur pourrait couvrir à lui seul.
• Dictionnaire personnalisé : permettez aux utilisateurs de saisir leurs termes dans une base de données terminologique. Pour les personnes travaillant dans les secteurs de la médecine, du droit ou du divertissement, il est essentiel de pouvoir intégrer un vocabulaire spécifique au secteur dans le dictionnaire utilisé par le moteur de transcription.
• Outils de montage : disposez d'une interface facile à utiliser, conçue spécialement pour le montage de transcriptions. Les utilisateurs ont souvent besoin d'un logiciel capable d'accélérer, lire, filtrer, découper, ajouter du contenu et effectuer des modifications de la même manière qu'un outil de montage vidéo. Dans un tel contexte, les raccourcis clavier pour les traducteurs professionnels ou l'intégration d'une pédale de commande pour les professionnels de la musique sont des fonctions indispensables.

Le répertoire Capterra présente des applications dotées de ces fonctionnalités et de bien d'autres encore. Le catalogue, qui présente des outils adaptés à pratiquement tous les secteurs et domaines d'activité, invite les lecteurs à le parcourir et à trouver l'outil de transcription idéal.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de transcription ?

Lorsqu'on envisage de se procurer un logiciel de transcription, il est facile de se laisser distraire par le nombre d'applications proposées. Mais il faut tenir compte de certains éléments fondamentaux :

• Quelles sont les langues et les régions prises en charge ? Les logiciels de transcription sont souvent utilisés pour un secteur d'activité spécifique et un type particulier d'utilisateur. Toutefois, dans un contexte de mondialisation, il est de plus en plus nécessaire de s'adapter à des groupes de cultures très divers, notamment dans les domaines juridique, éducatif et médical.
• Quel est le niveau de précision de la solution ? Les outils de transcription peuvent affirmer être plus précis qu'ils ne le sont véritablement. Avant de vous engager, il est préférable de vérifier que les affirmations sont étayées par des témoignages d'utilisateurs et que les éditeurs utilisent des repères scientifiquement prouvés dans leurs calculs de précision. Vous devez aussi avoir à l'esprit qu'aucune transcription n'est précise à 100 %, qu'elle soit manuelle ou automatique.
• Quel est le délai d'exécution ? Les applications peuvent fonctionner en temps réel ou en fonction de délais spécifiques. À moins qu'il ne s'agisse d'une dictée, le logiciel mettra probablement deux fois moins de temps à transcrire le discours que le discours lui-même. Mais dans le cas des transcriptions assistées par des personnes, il peut y avoir un délai d'exécution de vingt-quatre heures et une diminution de l'efficacité.
• Le système est-il accompagné d'un outil d'édition ? Les outils de transcription ne présentent pas grand intérêt s'ils ne permettent pas d'éditer le texte. Un éditeur intégré facilite la révision et le traitement du texte, améliore le flux d'informations et aide les utilisateurs à préparer plus rapidement leurs résumés, présentations et vidéos.
• La solution est-elle sécurisée ? Les applications de transcription traitent souvent des informations sensibles. Les entreprises doivent se conformer aux réglementations relatives à la protection de la vie privée, telles que le RGPD et la loi sur la protection des données. Un bon logiciel de transcription fournira une trace écrite pour les audits et permettra aux utilisateurs de disposer des informations en toute légalité.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de transcription ?

Les tendances les plus pertinentes pour les utilisateurs d'aujourd'hui reflètent les tendances plus générales du monde des affaires et de la technologie. Il s'agit notamment du respect de l'environnement, des actions en faveur de la santé et des menaces mondiales en matière de cybersécurité. Voici quelques-unes des tendances les plus importantes à l'heure actuelle :

• Une dépendance accrue à l'IA : Les solutions de transcription ont de plus en plus recours aux technologies basées sur l'IA. Outre les technologies de reconnaissance vocale et de machine learning appliquées aux appels, aux interactions en personne, aux entretiens et aux contenus enregistrés, il existe de nouvelles technologies tout aussi exposées aux risques de partialité et de mauvaise programmation.
• Un engouement pour les technologies portatives : au lieu de faire appel à des sténographes et à des microphones, les utilisateurs se tournent aujourd'hui vers des appareils intelligents qu'ils peuvent porter, tels que des montres, des bagues et des lunettes. Les développeurs de logiciels produiront probablement très bientôt des applications de transcription qui fonctionneront avec ces appareils.
• Une capacité à utiliser des appareils mobiles : tout porte à croire que les applications de transcription s'adapteront aux particularités complexes des appareils mobiles. Cela permettrait aux participants d’une réunion d'affaires, aux enquêteurs et à d'autres professionnels de transcrire des discours en utilisant uniquement leur téléphone, dans n'importe quel contexte et beaucoup plus rapidement qu'aujourd'hui.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1. Logiciels de Transcription - Capterra FR (Date de consultation : lun. 23 mai 2022)